Generelt

Daglig leder er ansvarlig for dokumentasjons-systemet i Bedriften AS. Dette innebærer at:

• Styrende dokumenter skal navngis i forhold til vedtatte regler
• Prosjekt- og produkt-dokumenter skal navngis i forhold til vedtatte regler
• Versjons-kontroll og historikk skal ivaretas etter vedtatte regler
• Tilstrekkelige begrensninger i tilgangs-rettigheter skal ivareta krav til sikkerhet og integritet
• At dokumenter er beskyttet mot utilsiktede endringer eller sletting
• Alle dokumenter skal være underlagt tilstrekkelig sikkerhetskopiering
• Rutiner for avhending foregår i henhold til lover og regler inkludert bransje-bestemmelser

Dokumenter i Kvalitetssystemet omfatter

1. Styrende dokumentasjon - Ledelses elementer
2. Gjennomførende dokumentasjon – Prosessbeskrivelser/prosedyrer
3. Kontrollerende dokumentasjon – Historisk bruk, rapporter, logger

Tilgang, rettigheter og system-eiers ansvar

Lesetilgang: Gjeldende versjon av alle dokumenter og artikler skal være tilgjengelige for alle ansatte i bedriften.

Skrivetilgang: Er tildelt til eiere av dokumenter og artikler.

Eier av systemet: Organisatorisk eier av systemet er Daglig leder. Det teknisk/administrative eierskapet er delegert til Kvalitetskoordinator, som er:

• Ansvarlig for å tildele skrivetilgang til prosesseiere og ledere slik at disse har tilgang til å gjøre endringer i sine deler av systemet. (Systemeier må vurdere om del-eiere skal kunne delegere denne tilgangen videre i egen avdeling.)
• Ansvarlig (med bistand fra IT-avdelingen) for å bygge opp folder-strukturen i Google Disk slik at administrasjon av tilgangsrettigheter kan gjøres på en enkel måte.
• Har hovedansvaret (på vegne av Daglig leder) for den tekniske utformingen av systemet, og det øverste redaksjonelle ansvaret for innholdet i systemet.

Versjonskontroll

Dokumenter i kvalitetssystemet skal underlegges versjons-kontroll, og historikk skal oppbevares. Versjons-kontroll trenger ikke nødvendigvis være via et forløpende versjonsnummer. For flere av dokumentene er det nok å kunne vise til en versjons-dato (Eksempel: Kvalitetspolicy xx.xx.xx), eller at tittelen på dokumentet gir nødvendig identifikasjon (Eksempel: Ledelsens gjennomgang 2017).

Identifikasjon - Navngivning og versjonskontroll av dokumenter

Navngivning av dokumenter hvor versjons-kontroll skal være av type - Versjonsnummer:

A - Gjennomførende dokumentasjon

• Prosesskart og prosessbeskrivelser
• Prosedyrer
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser

For disse bruker vi 2 navn, et uformelt og et formelt (ID).

Eksempel:

Uformelt navn: Intern auditering. ID: MNG-001-005 Intern Auditering

Uformelt navn: Beskrivelse Intern auditering. ID: MNG-001-005 Intern Auditering Beskrivelse.

(De uformelle navnene brukes etter behov hvor det er naturlig. Formelle navn brukes der hvor entydig identifikasjon er naturlig.)

Legg merke til at nede i folder-strukturen, ligger disse fysiske dokumentene med versjonsnummer som suffix. Denne måten å dokumentere versjons-historikk på skal gjennomføres.

Eksempel: Dersom du trenger en ny versjon av:

MNG-001-007 Granskning Ver 1.0,

tar du en kopi av denne som historikk, kaller originalfilen for (eks) Ver 2.0, og gjør nødvendige endringer i denne.

Ledelses-prosesser med beskrivelser og organisasjonskart er navngitt slik:

1. MNG-001-001 Måling av kundetilfredshet / (+ Beskrivelse)
2. MNG-001-002 Risiko- og Mulighets-styring / (+ Beskrivelse)
3. MNG-001-003 Endringsledelse / (+ Beskrivelse)
4. MNG-001-004 Ekstern Auditering / (+ Beskrivelse)
5. MNG-001-005 Intern Auditering / (+ Beskrivelse)
6. MNG-001-006 Avviksregistrering / (+ Beskrivelse)
7. MNG-001-007 Granskning / (+ Beskrivelse)

Prosedyrer (Navngis slik at man intuitivt ser hvor de hører hjemme):

1. PRO-001-004-1 Varsel om Ekstern Audit
2. PRO-001-005-1 Varsel om Intern Audit

Organisasjonskart:

1. ORG-001 Ledelse

Bruk denne metodikken ved utvidelse av omfanget av ledelseselementer, og et tilsvarende system ved innføring av drift- og produksjons-prosesser.

Navngivning av dokumenter hvor versjonskontroll skal være av type - Versjonsnummer:

B – Kontrollerende dokumentasjon

• Rapporter

Bruk følgende system ved navngivning av rapporter fra ledelses-aktiviteter:

1. RSK-2017-01 Brann i spiserommet (Risikovurdering nr. 1 i 2017, risiko for brann?)
2. MLG-2017-01 SharePoint (Mulighetsvurdering nr. 1 i 2017, SP nytt forretningsområde?)
3. END-2017-01 Flytting (Endringsprosjekt nr. 1 i 2017, Flytting til nye lokaler)
4. AUD-INT-2017-01 Faktureringsprosess (Intern audit nr. 1 i 2017, av faktureringsprosessen)
5. AUD-EKS-2017-01 Datavarehuset (Ekstern audit nr. 1 i 2017, av Datavarehuset)
6. GRA-2017-01 Innbrudd (Granskning nr. 1 i 2017, Innbrudd i datarom)

(For Kundetilfredshet og Avviksbehandling gjelder egne regler)

Navngivning av dokumenter hvor versjonskontroll kan være av type - Versjonsdato:

Styrende dokumentasjon – Generelle ledelses elementer

• Kontekst og omfang
• Dokumenter under «Ledelse» i templaten. (Kvalitetspolicy skal også være signert av Daglig leder)
• Dokumenter under «Personvern» og «Støtte» i templaten.
• Beskrivelse av hvordan ledelsens gjennomgang gjennomføres

Ved «betydelig» endring av disse dokumentene, skal man ta en kopi av innholdet fra siten, opprette et dokument og lagre gammel versjon her.

Eksempel - Nå initielt: Når siden som beskriver Kontekst og omfang er tilpasset bedriften kan siden inneholde en «Gyldig fra dato». Ved neste endring tas en kopi som legges i et dokument som kan kalles: «Kontekst og omfang - #Dato#». Deretter oppdateres web-siden med nytt innhold og ny dato.

De historiske dokumentene skal legges i en ny folder som opprettes under Administrasjonsfolderen for systemet.

Navngivning av dokumenter hvor versjonskontroll kan være av type - Dokument-tittel:

Styrende dokumentasjon – Periodiserte ledelses elementer

• Ledelsens gjennomgang 2017
• Årets kvalitetsmål
• Årets auditplan

Tilsvarende som over. Dokumenttittelen for historiske versjonen må gi tilstrekkelig identifikasjon.

Eksempel:

Årets auditplan som man har tilgjengelig på siten, gjelder alltid for inneværende år, mens auditplan for 2016 arkiveres som «Auditplan 2016».

(Legg merke til at det selvsagt er mulig å også beholde historiske dokumenter tilgjengelige på siten dersom dette er hensiktsmessig- eksempel: Auditplan for 3 år tilbake i tid.)

Navngivning av dokumenter hvor versjonskontroll ikke er nødvendig

• Tabeller som inneholder og organiserer dokumenter: Dette er «containere» som stadig endrer seg, og hvis eneste funksjon er å organisere andre dokumenter. Disse kan opprettes og leve evig Eksempler: Gjennomførte audits / Prosedyrer og sjekklister.
• Skjemaer (Templates) for R/M, endringsledelse, audits og granskning: Disse brukes for å lagre noe annet som får en versjon, og innholdet defineres av templatens utseende den dagen rapporten ble skrevet. Vi skal beholde daterte versjoner av disse skjemaene dersom det er hensiktsmessig.
• Skjema for kundetilfredshet og avvik, samt registreringer: For skjemaene gjelder det samme som over. For registreringene: disse er av en art som ikke lar seg underlegge spesiell navngivning eller versjonskontroll.

Identifikasjon og styring av ekstern informasjon som er nødvendig for Kvalitetssystemet

Dette gjelder: Bransjenormer, lover og regler. Annet?

Dokumentasjon som er bevis på samsvar skal beskyttes mot endringer

Dette gjelder: Alle bevis, sertifikater og tillatelser. Annet?