Personvern

NOTAT:

Bedriften er forpliktet til å dokumentere etterlevelse av kravene til et godt personvern

• Dokumentasjonen hører hjemme her i bedriftens Ledelsessystem. Å kreve innsyn i hvordan for eksempel en viktig leverandør forholder seg til personvernlovgivningen kan bli mer aktuelt i tiden som kommer.
• Tillit og et rykte om et godt personvern vil bli en viktig del av den totale kvaliteten som en virksomhet representerer.
• Ledelsen har et spesielt ansvar for å utarbeide policy, målsetning, identifisere forpliktelser, klarlegge intern organisering og ikke minst tydelig identifisere ansvar og myndighet. Ledelsen har også ansvar for at det etableres nødvendige prosedyrer og instrukser.
• Alle bedrifter skal ha en forståelig personvernerklæring. Denne bør være offentlig tilgjengelig på bedriftens nettsider.
• Dokumentasjonen over bedriftens personvern-rutiner skal alltid være tilgjengelig for de ansatte i virksomheten og for tilsynsmyndighetene.

Personvernerklæring:

Denne er obligatorisk. Kortfattet artikkel som kan ses på som en kortversjon/oppsummering av personverndokumentasjonen («Kort skryte-versjon»). Erklæringen skal være sentralt plassert, og offentlig tilgjengelig på virksomhetens web-sider.

Personvernpolicy:

Denne er valgfri. Kortfattet artikkel som beskriver filosofien og den holdning som virksomheten har til personvern. Overordnet beskrivelse av virksomhetens holdning til opplysningsplikten, de registrertes rettigheter, hvilke rettslige grunnlag som foreligger og hvordan det hele er basert på samtykke osv. osv. Dette dokumentet skal også være tilgjengelig på virksomhetens nettsider.

Både personvernerklæring og eventuelt policy skal være kjent og forstått av de ansatte i bedriften. De kan også godt ligge på startsiden i Ledelsessystemet.