Asamblea 2022
INSTRUCCIONES PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
(31 DE MARZO DE 2022)
La Asamblea General de Accionistas se realizará el 31 de marzo de 2022 a las 11:00 a.m., de manera no presencial. Los accionistas interesados en participar en la Asamblea General de Accionistas que se llevará a cabo de manera virtual, de acuerdo con el Decreto 398 de 2020, deben identificarse plenamente y seguir el siguiente procedimiento:
I. PRE-REGISTRO DE LOS ACCIONISTAS PARA INGRESAR A LA ASAMBLEA
Los accionistas para poder participar en la Asamblea General de Accionistas deben pre-registrarse remitiendo la siguiente información y documentos al correo electrónico secretaria@bvc.com.co:
Información de la persona que participará en la Asamblea, ya sea en nombre propio o en representación de un accionista:
Nombre
Documento de identificación
Correo electrónico
Número de celular
Calidad en la que actúa (Accionista persona natural, representante legal del accionista persona jurídica, o apoderado)
Adjuntar los siguientes documentos en PDF o fotografía nítida de los mismos, con el fin de identificar la identidad del accionista o la de su apoderado, según corresponda:
Accionista Persona Natural: Copia del documento de identidad.
Accionista Persona Jurídica: i) Certificado de existencia y representación legal con una vigencia no mayor a 3 meses, y ii) Copia del documento de identidad del representante legal.
En caso de representación mediante apoderado: En adición a los documentos anteriores, en el mismo correo se deberá remitir el respectivo poder, junto con copia del documento de identidad del apoderado.
Importante: Con el fin de realizar el correspondiente pre-registro para ingresar a la Asamblea virtual, se recibirá la mencionada información desde el 9 de marzo de 2022 a las 8:00 a.m. (Hora de Bogotá) y hasta el 30 de marzo de 2022 a las 5:00 p.m. (Hora de Bogotá). No obstante el plazo previsto, la recomendación es que la información y los correspondientes documentos sean enviados con la debida antelación a efectos de garantizar el adecuado registro y así permitir el normal funcionamiento de la Asamblea.
II REGISTRO DE LOS ACCIONISTAS A LA ASAMBLEA
Para registrarse y acceder a la plataforma de la Asamblea, el accionista o su apoderado, según corresponda, debe ingresar a este link: https://asambleabvc2022.azurewebsites.net/. La plataforma de la Asamblea estará disponible a partir de las 10:00 a.m. (Hora de Bogotá) del 31 de marzo de 2022. Las instrucciones de registro y votación se pueden consultar aquí.
Los accionistas que no cumplan con el trámite de pre-registro no podrán acceder a la plataforma de la Asamblea ni podrán votar las proposiciones que se sometan a consideración.
bvc informa a los accionistas que para el desarrollo de la Asamblea virtual se utilizará la plataforma zoom, que permitirá la participación de los accionistas a través del link y código de acceso que estará en la parte superior izquierda de la pantalla principal de la plataforma de registro y votación, una vez se haya efectuado el registro en la plataforma de la Asamblea. Es necesario que los accionistas o sus apoderados se aseguren de contar con la conexión y capacidad de internet idónea, para efectos de garantizar su participación en la reunión. Esta capacidad técnica es requisito esencial para el funcionamiento óptimo de la misma.
En caso de cualquier duda, los accionistas pueden contactar a bvc al correo electrónico secretaria@bvc.com.co.
III SEGUIMIENTO EN VIVO DE LA ASAMBLEA VIRTUAL
La Asamblea de Accionistas será transmitida en directo en español y en inglés en el canal de YouTube de la Bolsa; sin embargo, esta transmisión no permite la participación directa del accionista ni el acceso al sistema de votación que se utilizará para decidir las proposiciones que se someterán a consideración de los accionistas.
ACCESO EN LÍNEA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
Ingrese a nuestra transmisión en vivo en español o inglés.
ORDEN DEL DÍA REUNIÓN ORDINARIA –
31 de maRZO DE 2022
I. Verificación del quórum.
II. Designación Presidente y Secretario de la Asamblea (Parágrafo - Artículo 36 Estatutos Sociales).
III. Lectura y consideración del orden del día.
IV. Designación de las comisiones para escrutinios, y para la revisión y aprobación del acta.
V. Aprobación del Informe de Gestión del Consejo Directivo y del Presidente de bvc año 2021. Incluye:
Informe de Gobierno Corporativo
Informe del Comité de Auditoría y Riesgos
VI. Dictámenes (informes) del Revisor Fiscal
VII. Estados Financieros
Aprobación de Estados Financieros (Separados y Consolidados) correspondientes al año 2021
Aprobación Realización Partidas de Adopción por Primera Vez
VIII. Estudio y aprobación de constitución de reservas y del Proyecto de Distribución de Utilidades.
IX. Programa de responsabilidad social empresarial/Programa anual de donaciones
X. Proposiciones de los accionistas (Artículo 44 Estatutos Sociales)
INFORMES PARA LA ASAMBLEA Y ESTADOS FINANCIEROS
Se presentan los Estados Financieros Separados y Consolidados de la Bolsa de Valores de Colombia S.A., para aprobación de la Asamblea General de Accionistas. Estos Estados Financieros corresponden al cierre contable del 31 de diciembre de 2021.
2.1. Estados Financieros Separados y Dictamen Revisor Fiscal
2.2. Estados Financieros Consolidados y Dictamen Revisor Fiscal
2.3. Aprobación Realización Partidas de Adopción por Primera Vez
3. Estudio y aprobación de constitución de reservas y del Proyecto de Distribución de Utilidades
4. Programa de responsabilidad social empresarial/Programa anual de donaciones
PODERES PARA LA ASAMBLEA
Instructivo para Presentación de Poderes y Modelo de Poderes
De acuerdo con lo establecido en el Art. 35 de los Estatutos de la Bolsa, los accionistas ausentes o impedidos podrán concurrir a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas por medio de un representante o apoderado siempre y cuando se encuentre sujeto a las siguientes reglas:
a. Salvo los casos de representación legal, no podrán representar acciones ajenas ni los administradores ni los empleados de la sociedad, mientras estén ejerciendo sus cargos, ni sustituir los poderes que les confieran;
b. Todo accionista podrá hacerse representar en las reuniones de la Asamblea mediante poder otorgado por escrito en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, y la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere.
Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación encontrará los modelos de poderes que podrán ser utilizados en la Asamblea General de Accionistas del próximo 31 de marzo de 2022:
PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS
A través del siguiente enlace podrá consultar la Parte III Título I del Capítulo VI de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, relacionada con la Prácticas Inseguras y No Autorizadas de los Emisores de Valores.
REGLAMENTO ASAMBLEA
A través del siguiente enlace podrá consultar el Reglamento de la Asamblea General de Accionistas de bvc.