หมายถึง รูปแบบของข้อมูลบนเซลล์ เช่น รูปแบบตัวเลข วันที่หรือเวลา และรูปแบบของเซลล์ประกอบด้วย แบบตัวเลข การจัดวาง แบบอักษร เส้นขอบ การเติม และการป้องกัน การกำหนดรูปแบบของเซลล์หลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ สามารถกำหนดได้สองทาง คือการกำหนดรูปแบบของเซลล์โดยใช้แถบเครื่องมือและการกำหนดรูปแบบของเซลล์โดยใช้เมนูคำสั่ง

3.2.1 การเลือกกลุ่มเซลล์ หมายถึง การเลือกหรือการคลุมเซลล์เพื่อนำไปกำหนดรูปแบบเซลล์ให้มีลักษณะเหมือนกัน วิธีการเลือกกลุ่มเซลล์สามารถกระทำได้ 3 วิธีคือ

โดยใช้เม้าส์

ขั้นตอน โดยให้คลิกเซลล์แรกค้างไว้แล้วเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

โดยใช้คีย์บอร์ด

ขั้นตอน โดยเลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์แรก กดshift ค้างไว้ แล้วใช้ลูกศรเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

โดยใช้เม้าส์และคีย์บอร์ด

ขั้นตอน โดยใช้เม้าส์คลิกเซลล์แรก กดปุ่ม shift ค้างไว้ แล้วใช้เม้าส์เพื่อคลิกเซลล์สุดท้ายของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

3.2.2 โดยใช้แถบเครื่องมือ

ขั้นตอนการใช้แถบเครื่องมือ

- คลุมเซลล์ ที่ต้องการกำหนดรูปแบบเซลล์

- คลิกไอคอน จากแถบเครื่องมือจัดรูปแบบที่ต้องการ

3.2.3 โดยใช้เมนูคำสั่ง

- คลุมเซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบ

- เลือกเมนูหน้าแรก(home) เลือกเครื่องมือที่ต้องการ(หรือคลิกขวาเลือกเมนู รูปแบบเซลล์ หรือ format Cell)จะปรากฏเมนูหลัก 6 คำสั่ง

+ เมนูตัวเลข (number) สำหรับการกำหนดรูปแบบตัวเลข วันที่ เวลา เลือกประเภทที่ต้องการด้านซ้ายมือและเลือกเลือกรูปแบบข้อมูลหรือกำหนดรูปแบบทางด้านขวา

+ รูปแบบตัวเลข (number) กำหนดขนาดทศนิยม สัญลักษณ์ขั้นหลักพันและรูปแบบค่าติดลบ

+ รูปแบบสกุลเงิน (currency) ตัวเลขที่ต้องการสัญลักษณ์ทางการเงินให้เลือกสกุลเงินและกำหนดสัญลักษณ์ของสกุลเงินได้ด้วย

+ รูปแบบวันที่ (date) ข้อมูลประเภทวันที่กำหนดรูปแบบของวันที่ในรูปแบบต่างๆได้ และเลือกพ.ศ. หรือ ค.ศ. ได้ด้วย

+กรณีกำหนดเอง (custom) หมายถึง ต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลข วันที่และเวลาด้วยตนเองโดยการสร้างสัญลักษณ์ต่างๆตามรูปแบบที่ต้องการในช่อง ชนิด(type)

+ การจัดแนว (alignment) คือ การวางแนวของข้อมูลที่ปรากฏลงบนเซลล์ที่เลือก มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

-> คลุมเซลล์ที่ต้องการ เลือกเมนู หน้าแรก (home) เลือกเครื่องมือการจัดแนว (หรือคลิกขวา เลือกรูปแบบเซลล์ หรือ formal cell)

-> เลือก การวางแนว (orientation) เพื่อกำหนดแนวของข้อมูลตามองศาที่ต้องการ

-> เลือก การจัดแนวข้อความ (text alignment) ว่าต้องการให้อยู่ชิดซ้าย จัดกลาง และชิดขวา ตามแนวที่เลือก (แนวนอน horizontal หรือ แนวตั้ง vertical)

-> การป้องกัน (protection) ใช้ในการล็อกหรือป้องกันการเปลี่ยนแปลง/แก้ไข ข้อมูลบนเซลล์โดยเฉพาะเซลล์ที่เกิดจากการสร้างสูตรคำนวณหรือฟังก์ชั่น และซ่อนสูตรการคำนวณได้ด้วย มีขั้นตอนดังนี้

-> เลือก ล็อก เมื่อต้องการป้องกันกลุ่มเซลล์ที่เลือก

-> เลือก ซ่อนต้องการซ่อนสูตรการคำนวณ

-> กรณีที่ล็อกกลุ่มเซลล์จะต้องเข้าเมนู ตรวจทาน (review) เลือก การป้องกันแผ่นงานหรือชีตที่เลือก โดยการสร้างรหัสผ่าน (password) หรือป้องกันทั้งสมุดงาน (workbook)

3.2.3 การจัดรูปแบบเป็นตาราง (Format as table)

หมายถึง การเลือกรูปแบบสำเร็จรูปจากเมนูรูปแบบอัตโนมัติ ทำให้สะดวกต่อการกำหนดรูปแบบเซลล์อีกรูปแบบหนึ่ง มีขั้นตอนดังนี้

- คลุมเซลล์ที่ต้องการนำมากำหนดรูปแบบอัตโนมัติ (ต้องกำหนดมากกว่า 1 เซลล์)

- เลือก เมนูหน้าแรก (home) เลือกจัดรูปแบบเป็นตาราง (format as table)

- เลือกตัวอย่างรูปแบบตารางด้านล่าง จะได้รูปแบบที่ต้องการ

3.2.4 การกำหนดรูปแบบลักษณะ (cell style)

หมายถึง การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้รูปแบบสำเร็จรูป หรือกำหนดคุณสมบัติเริ่มต้นในการกำหนดรูปแบบเซลล์ของชีตที่เปิดใหม่ หรือเปิดแฟ้มใหม่ ประกอบด้วยรูปแบบตัวเลข การจัดวาง แบบอักษร เส้นขอบ ลวดลาย การป้องกันเซลล์ มีขั้นตอนดังนี้

- เลือกเมนูหน้าแรก (home) เลือก ลักษณะเซลล์ (cell style) เลือกรูปแบบสำเร็จรูปที่ต้องการ หรือลักษณะเซลล์ใหม่ (new cellstyle) ที่มีผลกับแฟ้มใหม่

- จะปรากฏรูปแบบเริ่มต้นที่กำหนดไว้แล้ว (เดิม)

- ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงให้เลือก รูปแบบ แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ เมื่อได้รูปแบบเซลล์เริ่มต้นที่ต้องการแล้ว เลือก ตกลง

3.3.1 การแก้ไข ณ เซลล์ใดเซลล์หนึ่ง มีขั้นตอนต่อไปนี้

- เลื่อนไปยังเซลล์ที่ต้องการแก้ไข

- พิมพ์ข้อมูลใหม่จะทับข้อมูลเก่าทันที หรือ ดับเบิลคลิกที่ตัวอักษรที่ต้องการแก้ไข แล้วแก้ไขข้อมูล หรือ กดปุ่ม F2 แล้วแก้ไขข้อมูล หรือ คลิกที่ข้อมูลบนแถบสูตร แล้วแก้ไขข้อมูล

3.3.2 การแทรกข้อมูลหรือแทรกเซลล์ มีขั้นตอนดังนี้

คลุมบริเวณเซลล์ที่ต้องการแทรก

เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก แทรก (Insert) เลือกแทรกเซลล์ (Insert Cell) (หรือ คลิกขวา เลือก แทรก Insert) จะปรากฏเมนู แทรกดังนี้

1. แทรกแล้วเลื่อนเซลล์ไปทางขวา (Shift cell right)

2. แทรกแล้วเลื่อนเซลล์ลง (Shift cell down)

3. แทรกแถวที่เลือกทั้งแถว (Entire row)

4. แทรกคอลัมน์ที่เลือกทั้งคอลัมน์ (Entire column)

(หรือคลุมทั้งสดมภ์แล้ว คลิกขวา เลือก แทรก)

(หรือเลือกเมนูหน้าแรก เลือก แทรก เลือก แทรกคอลัมน์ในแผ่นงาน)

3.3.3 การลบเซลล์ คือการลบข้อมูลบนเซลล์ที่เลือกแล้วให้เซลล์ที่อยู่ข้างเคียงจะขยับเข้ามาแทนที่ มีขั้นตอนการลบเซลล์

- คลุมบริเวณเซลล์ที่ต้องการลบ เลือกเมนูหน้าแรก (Home)

- เลือกเมนู ลบ (Delete) เลือก ลบเซลล์ (Delete cell) (หรือ คลิกขวา เลือกลบ) จะปรากฏเมนูลบดังนี้

ประเภทการลบมี 4 วิธี

1. ลบแล้วเลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย (Shift cell left)

2. ลบแล้วเลื่อนเซลล์ขึ้น (Shift cell up)

3. ลบแถวที่เลือกทั้งแถว (Entire row)

4. ลบคอลัมน์ที่เลือกทั้งคอลัมน์ (Entire column)

3.3.4 การล้างเซลล์ คือการลบข้อมูลบางส่วนของเซลล์หรือทั้งหมด โดยที่เซลล์ข้างเคียงจะไม่ขยับเข้ามาแทนที่ มีขั้นตอนดังนี้

- คลุมบริเวณเซลล์ที่ต้องการล้าง

- เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือกล้าง (Clear) จะปรากฏเมนูล้าง

ประเภทของการล้างมีทั้งหมด 4 ประเภท

1. ล้างเฉพาะรูปแบบเซลล์

2. ล้างเฉพาะเนื้อหาข้อมูล

3. ล้างเฉพาะข้อคิดเห็น

4. ล้างการเชื่อมโยงหลายมิติ

การทำสำเนาเซลล์ (Copy Cell)คือ การคัดลอกข้อมูล รูปแบบ สูตรคำนวณ ฟังก์ชันจากเซลล์ต้นแบบ ไปวางนะเซลล์สำเนาคัดลอกได้หลายวิธีดังนี้

3.4.1 โดยใช้เมาส์ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลุมเซลล์ต้นแบบที่ต้องการคัดลอก

2. ไปที่มุมล่างขวากลุ่มเซลล์ (ปรากฏเครื่องหมาย + ) คลิกค้างไว้แล้วลากไปยังเซลล์สำเนาที่อยู่ข้างเคียงเซลล์ถัดไป หรือกดปุ่ม ctrl ค้างไว้ ไปที่เส้นขอบกลุ่มเซลล์(ปรากฏ + ) ให้คลิกค้างไว้แล้วลากไปวางที่เซลล์สำเนาที่อยู่ห่างไกล

3.4.2 โดยใช้แถบเครื่องมือ

1. คลุมเซลล์ต้นแบบที่ต้องการคัดลอก

2. กดปุ่ม คัดลอก ที่แถบเครื่องมือ หน้าแรก

3. เลื่อนไปยังเซลล์สำเนาเซลล์แรก

4.กดปุ่ม วาง ที่แถบเครื่องมือ (หรือกด enter)

3.4.3 โดยวางแบบพิเศษ มีขั้นตอนดังนี้

1.คลุมเซลล์ต้นแบบที่ต้องการคัดลอก

2.เลือกเมนู หน้าแรก เลือก คัดลอก (หรือคลิกขวา เลือก คัดลอก)

3.เลื่อนไปยังเซลล์สำเนาเซลล์แรก

4.เลือกเมนู หน้าแรก เลือก วาง เลือกวางแบบพิเศษ (หรือคลิกขวา เลือกวางแบบพิเศษ) เลือกแบบการวางตามต้องการ

3.4.4 โดยใช้คีย์บอร์ด มีขั้นตอนดังนี้

1. คลุมเซลล์ต้นแบบที่ต้องการคัดลอก กดปุ่มctrl+C

2. เลื่อนไปยังเซลล์สำเนาเซลล์แรก กดปุ่ม ctrl+V (หรือกด enter)

คือ การย้ายข้อมูล รูปแบบ สูตรคำนวณ ฟังก์ชันจากเซลล์เดิมไปวาง ณ เซลล์ใหม่ ย้ายได้หลายวิธีดังนี้

3.5.1 โดยใช้แถบเม้าส์ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลุมเซลล์ข้อมูลที่ต้องการย้าย

2. ไปที่เส้นขอบกลุ่มเซลล์ คลิกค้างไว้แล้วลากไปวางที่เซลล์ใหม่

3.5.2 โดยใช้แถบเครื่องมือ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลุมเซลล์เดิมที่ต้องการย้าย

2. กดปุ่ม ตัด ที่แถบเครื่องมือ เมนู หน้าแรก

3. เลื่อนไปยังเซลล์ใหม่เซลล์แรก

4. กดปุ่มวางที่แถบเครื่องมือ (หรือกด enter)

3.5.3 โดยใช้คีย์บอร์ด มีขั้นตอนดังนี้

1. คลุมเซลล์ต้นแบบที่ต้องการคัดลอก กดปุ่ม ctrl+X

2. เลื่อนไปยังเซลล์สำเนาเซลล์แรก กดปุ่ม ctrl+V (หรือกด enter)