ความรู้พื้นฐานของโปรเเกรมตารางงาน Excel

มารู้จักกับ Microsoft Excel กัน

Excel เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ที่ใช้เนื้อที่ขนาดใหญ่ทำงานได้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ตารางในแนวตั้งเรียกว่า สดมภ์ (Column ) จะมีชื่อกำกับเป็น

ภาษาอังกฤษ เริ่มจากA, B, C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา รวมทั้งสิ้น 256 สดมภ์ ตารางในแนวนอนเรียกว่าแถว ( Row ) จะมีตัวเลขกำกับแถวเป็นบรรทัดที่ 1, 2, 3,.... เรื่อยไป

จนถึงบรรทัดสุดท้าย จำนวนบรรทัดจะแตกต่างกันตามโปรแกรมที่ใช้งาน สำหรับโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลจะมีทั้งสิ้น 65,536 บรรทัด ช่องแต่ละช่องที่แนวตั้ง และแนวนอน

ตัดกันเรียกว่า เซลล์ ( Cell ) ใช้สำหรับใส่ข้อมูลหรือสูตรคำนวณเมื่อใส่ข้อมูลหรือสูตรลงไปแล้ว โปรแกรมสามารถคำนวณค่าโดยอาศัยข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติและถ้ามี

การเปลี่ยนค่าใด ๆที่มีการอ้างอิงกับสูตร โปรแกรมจะมีการคำนวณใหม่ให้โดยอัตโนมัติเช่นกัน

1.1 การเข้าโปรแกรม Microsoft Excel

การเข้าโปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมส่วนหนึ่งของโปรแกรม Microsoft Office ดังนี้หลังจากเข้าสู่โปรแกรมวินโดว์ เราสามารถเข้าสู่โปรแกรม Excel ได้ 3 วิธีคือ

1. เลือก Start -> All Program -> Microsoft Office -> Microsoft Excel 2010

1.2 องค์ประกอบของ Excel จะปรากฏโปรแกรม Excel


องค์ประกอบของ Excel จะปรากฏโปรแกรม Excel ก่อนเริ่มทำงานบนโปรแกรม Excel จะต้องรู้จักและเข้าใจโครสร้างหรือองค์ประกอบของโปรแกรม โดยสามารถแบ่งออกเป็นองค์ประกอบของโปรแกรมได้ 10 ส่วน

1. แสดงชื่อโปรแกรม Microsoft Excel ตามด้วยชื่อแฟ้มข้อมูลที่เปิดอยู่ (Book1)

2. ชื่อ Ribbon คำสั่งการทำงานของโปรแกรมทั้งหมด เริ่มที่ Ribbon File (แฟ้ม) จนกระทั้ง View (มุมมอง)

3. แถบ Ribbon หรือ แถบเครื่องมือ ประกอบด้วยชุดคำสั่งในรูปไอคอนแทนชุดคำสั่งสำเร็จรูปโดยทั่วไปแบ่งได้ 7 แถบ ดังต่อไปนี้

4. Ribbon File (แฟ้ม) แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในการจัดการแฟ้มข้อมูล เช่น New (สร้าง) Open (เปิด) Save (บันทึก) Recent (ล่าสุด) Print (พิมพ์) ฯลฯ

5. แถบสูตร จะแสดงข้อมูลหรือสูตรของเซลล์ที่ชี้อยู่ (Cell Pointer) รวมทั้งการกำหนดตำแหน่งเซลล์และเรียกใช้ฟังก์ชันสำเร็จรูป

6. ตารางงานหรือชีต (sheet ) หรือพื้นที่การทำงาน ประกอบด้วยการแบ่งเส้นในแนวแถว (Row) และแนวสดมภ์ (Column) ทำให้เกิดเป็ช่องสี่เหลี่ยมเล็กๆ มากมาย โดยแตละช่องเรียกว่า เซลล์ (Cell) ที่ด้านล้างของชีพพบว่าให้เปิดมากกว่า 1 ชีต ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ เมื่อรวมหลายๆชีตเข้าด้วยกันเรียกว่า สมุดงาน (BOOK) 1 แฟ้มข้อมูล

7. แสดงชื่อชีตที่เปิดใช้ และแสดงจำนวนชีตท้งหมดในฟ้มข้อมูล

8. แถบสถานะ (Mode) จะแสดงสถานะการทำงานในขณะนั้น

9. แถบมุมมอง (View Selector) แสดงมุมมองการทำงานของเวิร์กชีต ด้านซ้าย และแถบ ย่อ-ขยาย (Zoom) ของเวิร์กชีต ทางด้านขวา

10. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) แสดงปุ่มคำสั่งในรูปไอคอนที่มีการเรียกใช้บ่อย สามารถเพิ่มหรือลบคำสั่งได้บนแถบนี้

1.3 เมนูมุมมอง

รูป แสดงมุมมองปกติของชีตปัจจุบัน

หมายถึงเมนูที่กำหนดการแสดงองค์ประกอบหรือส่วนต่างๆ ที่จะแสดงบนจอภาพในมุมมองต่างๆ ประกอบด้วย กลุ่มคำสั่ง มุมมองสมุดงาน แสดง ย่อ-ขยาย หน่าต่าง และแมโคร

1. มุมมอง (Normal) (ปกติ) หมายถึง มุมมองที่ใช้ในการสร้างข้อมูลแต่ละชีต โดยแต่ละชีตคุณจะแสดงลักษณะข้อมูลแต่ละเซลล์ที่เกิดจากการตัดแถวด้วยตัวเลขและตัดสดมภ์ด้วยอักษร

2. มุมมอง Page Layout (เค้าโครงหน้าระดาษ) หมายถึง มุมมองบนหน้ากระดาษเพื่อนำข้อมูลออกทางเครื่องพิมพ์

3. มุมมอง Page Break Preview (แสดงตัวอย่างภาพก่อนพิมพ์) หมายถึง มุมมองภาพตัวอย่างการนำเฉพาะข้อมูลในชีตปัจจุบนที่จะนำไปออกทางกระดาษพิมพ์ในแต่ละหน้ากระดาษ โดยจะแสดงด้วยหน้าหมาเลขหน้าในแต่ละหน้า

4. มุมมอง Custom view (มุมมองแบบกำหนดเอง) หมายถึง การเพิ่มมุมมองเกี่ยวกับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ การซ่อนแถวและการตั้งค่าตัวกรองรวมเข้าไว้ในมุมมองเพื่อนำไปใช้ในชีตถัดไป

5. มุมมอง Full Screen (เต็มจอ) หมายถึง มุมที่ต้องการแสดงชีตที่เลือกมีขนาดเต็มจอภาพ โดยจะยกเลิกมุมมองอื่นๆ ทั้งหมด ยกเว้น แถบเมนูคำสั่งเท่านั้น (ถ้าต้องการยกเลิกมุมมองเต็มจอให้เลือกเต็มจออีกครั้ง หรือกดปิดภาพเต็มจดบนแถบเครื่องมือเต็มจอที่ปรากฏ)

6. มุมมอง Zoom (ย่อ-ขยาย) หมายถึง มุมมองที่จะย่อหรือขยายชีตที่เลือก ซึ่งโดยปกติจะปรากฏที่ 100% ดังนั้นถ้าต้องการย่อเอกสารในชีตกำหนดต่ำกว่า 100% แตถ้าต้องการจะขยายเอกสารให้กำหนดสูงกว่า 100%

แสดงตัวอย่างภาพก่อนพิมพ์

มุมมอง Page Layout (เค้าโครงหน้าระดาษ)

1.4 การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel

เมื่อต้องการยกเลิกทำงาน Microsoft Excel แล้วต้องการออกจากโปรแกรม หรือปิดโปรแกรม อันดับแรกควรตรวจสอบแฟ้มข้อมูลที่เปิดอยู่ว่ามีการบันทึกและปิดแฟ้มข้อมูลเรียบร้อยแล้วหรือไม่เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้


เลือกเมนู File (แฟ้ม)

เลือก Exit (จบการทำงาน)

หรือปุ่ม ที่มุมขวาจอภาพ

ใบงานที่ 1

จงตอบคำถามต่อไปนี้ให้ได้ใจความสมบูรณ์

1. จงอธิบายการเข้าสู่โปรเเกรม Microsoft Excel ด้วยเมนู Start บนเด็กส์ท็อป

2.องค์ประกอบของโปรเเกรม Microsoft Excel เเบ่งออกเป็นกี่ส่วน อธิบายการทำงานเเต่ละส่วน

3.จงบอกประโยชน์ที่ได้รับจากการกำหนดเมนูเต็มจอ