ความรู้เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลตารางงาน ในหน่วยนี้จะกล่าวถึงโครงสร้างแฟ้มข้อมูล ความหมายและลักษณะของตารางงานหรือชีตความหมายของเซลล์บนชีต การกำหนดคุณลักษณะของเซลล์ ความหมายของเซลล์พอยน์เตอร์วิธีการเลื่อนเซลล์พอยเตอร์ การบันทึกแฟ้มข้อมูลลงบนงานสื่อข้อมูล และการเปิด/ปิดแฟ้มข้อมูลจากสื่อข้อมูลมาทำงาน

แฟ้มข้อมูลตารางงานในโปรแกรม Microsoft Excel ประกอบด้วยตารางงานที่เรียกว่า ชีต (Sheet) ภายในชีตมีการแบ่งข้อมูลออกเป็นช่องสี่เหลี่ยมจำนวนอยู่มากมาย ที่เกิดจากการตัดระหว่างแถวซึ่งใช้เลขอารบิคกำหนดเส้นแบ่งแถว และสดมภ์ซึ่งใช้อักษร A-Z กำหนดเส้นแบ่งในแนวสดมภ์ ช่องสี่เหลี่ยมดังกล่าวเรียกว่า เซลล์ (Cell) รวมกันเป็นตารางงาน 1 ชีต และแฟ้มข้อมูล 1 แฟ้มสามารถสร้างชีตได้จำนวนมากมายตามความต้องการของผู้ใช้ และเมื่อทำการบันทึกข้อมูลลงในสื่อข้อมูล แฟ้มข้อมูล Microsoft Excel จะกำหนดชนิดแฟ้ม (Type of File) นามสกุล xlsx (*.xlsx)

หมายถึง การเลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์ที่ต้องการทำงานหรือ Cell Pointer จะมีวิธีการเลื่อนเซลล์ได้ 2 ลักษณะคือ

2.2.1 การเลื่อนเซลล์โดยใช้เมาส์ ใช้เมาส์คลิกที่เซลล์แรกจากนั้น กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งสิ้นสุดของพื้นที่ที่ต้องการเลือก หรือ ใช้เมาส์คลิกที่เซลล์แรกหรือเลื่อนปุ่มลูกศรไว้ที่เซลล์เริ่มต้น กดปุ่ม Shift ค้างไว้ คลิกที่เซลล์สุดท้ายหรือใช้ปุ่มลูกศรเลื่อน ไปยังตำแหน่งสุดท้าย

2.2.2 การเลื่อนเซลล์โดยใช้คีย์บอร์ด โดยการกดปุ่มลงบนคีย์บอร์ดในการเลื่อนเซลล์พอยน์เตอร์ไปยังเซลล์ที่ต้องการ โดยมีคีย์ที่สำคัญต่อไปนี้

2.5.1 การเปิดแฟ้มใหม่

โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Excel จะเปิดแฟ้มใหม่ให้ พร้อมด้วยระบุชื่อแฟ้มใหม่ว่า BOOK 1 ผู้ใช้สามารถสร้างข้อมูลจากแฟ้มใหม่ และเมื่อบันทึกแฟ้มข้อมูลก็สามารถระเป็นชื่อใหม่ หลังจากนั้นถ้าต้องการเปิดแฟ้มใหม่อีกครั้งให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

ขั้นตอนการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่

โดยการเลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือกสร้าง (New) เลือกสมุดงานเปล่า (Blank Workbook) เลือกปุ่มสร้าง (New) หรือคลิก บนแถบเครื่องมือด่วน ก็จะได้แฟ้มใหม่ตามต้องการ

2.5.2 การเปิดแฟ้มที่มีอยู่แล้ว

เมื่อต้องการอ่านหรือเรียกแฟ้มข้อมูลที่เคยบันทึกไว้แล้วกลับคืนมาจากไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่บันทึกมีขั้นตอนดังนี้

• เลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือกเปิด (Open) หรือคลิกบนแถบเครื่องมือด่วน
• ระบุ Drive และระบุ Folder ที่จัดเก็บข้อมูลที่ต้องการเปิดที่ช่องมองหาใน
• เลือก ชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ แล้วเลือกเปิด (Open)

การเปิดข้อมูลบน Excel เมื่อเปิดแฟ้มข้อมูลแล้วสามารถเปิดแฟ้มข้อมูลเพิ่มได้อีกมากกว่า 1 แฟ้มหรือพร้อมกันและใช้เมนูแฟ้มในการเลือกแฟ้มข้อมูลที่เปิดอยู่หรือเลือกทั้งหมดหรือเลือกจัดเรียงทั้งหมดเพื่อจัดเรียงแฟ้มข้อมูลที่เปิดอยู่ทั้งหมดแสดงบนจอภาพพร้อมกัน มีทั้งหมด 4 แบบคือ เรียงต่อกันแบบแนวนอน แบบแนวตั้ง และแบบเรียงซ้อน

เมื่อต้องการเปิดแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ โดยเลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือก ปิด (Close) หรือกดปุ่มปิด ที่มุมขวาของวินโดว์

ใบงานที่ 1

ให้นักเรียนเปิดแฟ้มใหม่แแล้วพิมพ์ข้อมูลต่อไปนี้ลงใน Sheet1