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Aquí encontrarás información detallada sobre cada uno de los paneles de los que dispone WorkProject.
Todos los datos de los paneles de WorkProject pueden ser exportados en varios formatos (PDF, CSV y Excel). Cuando exportamos en Excel, los datos aparecen en segundos. Para convertirlos en horas, simplemente añade una nueva columna al lado del dato que te interesa convertir y divide entre 3.600.
Filtro de fechas, empleados y grupos
El filtro de fechas aparece en la parte superior derecha de la pantalla y te permite seleccionar diferentes rangos de fechas. Hay algunos ya predefinidos y que se ajustan automáticamente al elegirlos. Estos ejemplos son: ayer, esta semana, semana anterior, este mes y mes anterior.
Para elegir solamente un día concreto, selecciona en el calendario como rango de fechas el día que te interese tanto como día de inicio como día de fin. Si el rango de fechas es inferior a un día, los datos se mostrarán en horas y si el rango es superior, los datos de la gráfica serán en días.
Si deseas ver los datos de un empleado en particular, puede hacer la selección del mismo bajo el filtro de fechas (parte izquierda superior de la pantalla). Los empleados se encuentran agrupados en grupos y subgrupos.
Si conoces el grupo al que pertenece dicho empleado bastará con pulsar en el nombre del grupo para listar todos sus empleados, permitiéndote seleccionar al empleado en cuestión.
Si no localizas al empleado, puedes buscarlo escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Si hay varias coincidencias podrás elegir entre ellas.
Para ver los datos de un grupo concreto selecciónalo en este menú desplegable. A partir de ese momento, WorkProject te mostrará los valores correspondientes a todos los miembros del grupo seleccionado, así como los empleados de los subgrupos que dependan de él.
Proyectos - Actividad por proyecto
En este panel mostramos la actividad reportada en cada proyecto de trabajo y el porcentaje que representa sobre el total
El panel “Actividad por proyecto” es el primero que verás cuando entres en WorkProject. Muestra un resumen muy visual de todos tus proyectos con información sobre la actividad total registrada en cada uno de ellos. También aparece un porcentaje de dedicación de actividad sobre el total.
El panel ofrece la información, en formato de tabla y de gráfico circular. En concreto:
Proyecto
La actividad total
El porcentaje que representa la actividad de cada proyecto sobre el total
Si haces click en el icono (i) o bien en un color del gráfico circulas irás directamente al desglose de actividad de dicho proyecto por día, por empleado o por grupo de trabajo.
Proyectos - Detalle de uso por día
En este panel mostramos la actividad diaria del proyecto seleccionado así como medias diarias de actividad de dicho proyecto
Fecha: día concreto para el filtro de fechas seleccionado
Actividad: total de actividad registrada en el proyecto para el filtro de fechas y grupo de trabajo seleccionado
Actividad media: media diaria de actividad del proyecto para los días seleccionados según el número de empleados (columna usuarios)
Usuarios: el número de empleados que han reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado
Proyectos - Detalle de uso por empleado
En este panel mostramos la actividad total del proyecto seleccionado para cada empleado así como medias diarias de actividad
Nombre del empleado
Actividad: total de actividad registrada en el proyecto por el empleado para el filtro de fechas seleccionado
Actividad media: media diaria de actividad del proyecto de los empleados para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos)
Días activos: el número de días que el empleado ha reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado
Proyectos - Detalle de uso por grupo
En este panel mostramos la actividad total del proyecto seleccionado por grupo de trabajo así como medias diarias de actividad
Grupo de trabajo
Actividad: total de actividad registrada en el proyecto por grupo para el filtro de fechas seleccionado
Actividad media: media diaria de actividad del proyecto por grupo para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos)
Días activos: el número de días que el grupo ha reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado
Usuarios: el número de empleados que han reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado
Proyectos - Proyectos x usuarios
En este panel mostramos de todos los proyectos que los empleados tienen vinculados. Puedes ordenador alfabéticamente tanto por nombre del proyecto como por nombre del empleado. También puedes utilizar el buscador para encontrar más fácilmente a un empleado y ver todos sus proyectos o al revés, buscar un proyecto y ver qué empleados lo tienen vinculado.
Nombre del empleado
Proyecto: nombre del proyecto
Actividad: total de actividad registrada en cada proyecto por el empleado para el filtro de fechas seleccionado
Actividad media: media diaria de actividad que el empleado ha reportado en cada proyecto para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos)
Días activos: el número de días que el empleado ha reportado actividad en cada proyecto durante el periodo seleccionado
Si haces click en el nombre de un empleado en concreto irás al listado de todos los proyectos que tiene vinculado dicho empleado con información sobre su actividad por proyectos total y diaria.
Modificar proyectos
En este panel podrás modificar el tiempo de tus proyectos y asignarlos a otros diferentes
Gracias a este panel de WorkProject ya es posible redistribuir tiempos de un proyecto a otro y realizar cambios necesarios que reflejen un escenario lo más fiel posible a la realidad. Para empezar, tienes dos tipos de visualización diferentes: por mes y por día:
Para traspasar tiempo de un proyecto a otro, primero selecciona el día en el que quieras realizar el cambio para cambiar a la vista por día. En esta vista, cada fila representa una hora de trabajo completa y te muestra todos los proyectos que has tenido activos durante esa franja. Haz click en el proyecto en el que quieres hacer cambios y te aparecerá la siguiente ventana:
Aquí deberás seleccionar del tiempo total del proyecto original, cuánto tiempo quieres traspasar al nuevo proyecto. Para ello, selecciona el que corresponda del desplegable y rellena el cuadro con la nueva información (también puedes utilizar la barra inferior y arrastrarla hacia la izquierda/derecha para ver los cambios en tiempo real).
Cuando estés de acuerdo con el escenario configurado, tan solo haz click en "Enviar" para guardar los cambios.
Proyectos - Previsiones
Este panel te ayuda a controlar posibles desviaciones en tiempo sobre tus previsiones iniciales de cada proyecto y los datos reales registrados hasta el momento
Proyecto: nombre del proyecto
Fecha de inicio: fecha en la que se comienza a recoger actividad en el proyecto
Fecha prevista: fecha prevista de fin del proyecto (esta información se indica a la hora de configurar un proyecto)
Días restantes: número de días que faltan hasta la fecha prevista de fin del proyecto
Fin (previsión): fecha de fin de proyecto prevista por la herramienta según la trayectoria actual del proyecto y las horas previstas
Desviación: se muestra en días y puede ser negativa (el proyecto va a finalizar X días antes de lo previsto) o positiva (el proyecto va a durar X días más de lo previsto inicialmente)
Tiempo previsto: horas previstas de duración del proyecto (esta información se indica a la hora de configurar un proyecto)
Tiempo consumido: horas consumidas hasta la fecha en el proyecto
Tiempo restante: horas que faltan hasta la finalización del proyecto (tiempo previsto - tiempo consumido)
Algunas aclaraciones importantes sobre este panel:
Esta lista sólo incluye proyectos con final previsto y las previsiones se realizan si existe también tiempo previsto en horas
Los datos de tiempos se representan en horas por proyecto
Los datos de este panel no están sujetos al filtro de fechas y grupos o empleados
Datos financieros - Costes y márgenes
En este panel se muestran las cantidades monetarias referentes a costes, facturación y márgenes de los proyectos configurados. De esta forma puedes ver en tiempo real la rentabilidad de todos tus proyectos.
Proyecto: nombre del proyecto
Coste periodo: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula gracias a las horas de dedicación que cada empleado haya realizado en el proyecto y al coste por hora que le hayas configurado previamente a dichos empleados. Consulta nuestra guía de inicio para saber cómo configurar el coste por hora de los empleados.
Facturación periodo: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se puede calcular de dos maneras distintas: con el precio de las horas facturables de los empleados o de los proyectos. Si ambos campos están rellenados, prevalecerá la información de la hora facturable del proyecto por encima de la de los empleados. Consulta cómo configurar proyectos o cómo configurar las opciones de los empleados.
Margen periodo: beneficio obtenido por cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
Coste total: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta cada proyecto hasta su fecha de finalización
Facturación total: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por cada proyecto hasta su fecha de finalización
Margen total: beneficio obtenido por cada proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) de cada proyecto hasta su fecha de finalización.
Costes y márgenes por día
En este panel se muestra el detalle de actividad total, costes y facturación de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado
Fecha: día concreto para el filtro de fechas seleccionado
Nombre del empleado
Actividad: total de actividad registrada en el proyecto para el filtro de fechas y grupo de trabajo seleccionado
Coste x hora: muestra el coste por hora de trabajo de cada empleado que ha participado en el proyecto
Coste periodo: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Hora facturable: representa el precio que vas a facturar por cada hora de dedicación al proyecto
Facturación periodo: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Costes y márgenes por empleado
En este panel se muestra el detalle por empleados sobre los costes, facturación y márgenes obtenidos de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado
Nombre del empleado
Coste periodo: para cada empleado, cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Facturación periodo: para cada empleado, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Margen periodo: para cada empleado, beneficio obtenido por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
Coste total: para cada empleado, valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto hasta su fecha de finalización
Facturación total: para cada empleado, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto hasta su fecha de finalización
Margen total: para cada empleado, beneficio obtenido por el proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) del proyecto hasta su fecha de finalización.
Costes y márgenes por grupo
En este panel se muestra el detalle por grupo de trabajo sobre los costes, facturación y márgenes obtenidos de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado
Grupo de trabajo
Coste periodo: para cada grupo, cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Facturación periodo: para cada grupo, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
Margen periodo: para cada grupo, beneficio obtenido por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
Coste total: para cada grupo, valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto hasta su fecha de finalización
Facturación total: para cada grupo, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto hasta su fecha de finalización
Margen total: para cada grupo, beneficio obtenido por el proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) del proyecto hasta su fecha de finalización.
Notificaciones
En este panel mostramos las propuestas de ediciones de actividad (pendientes y revisadas)
Los managers y responsables con permisos de configuración tendrán un nuevo panel de notificaciones en el que podrán ver un resumen de las propuestas de validaciones de actividad realizadas por los empleados.
Cada vez que un empleado proponga una edición de actividad y se necesite aprobar aparecerá aquí listada en el nuevo panel de "Notificaciones". El manager podrá elegir "Ver pendientes" o "Ver validadas".
También tienes la opción de buscar notificaciones directamente usando el buscador que encontrarás en la esquina superior derecha. Por ejemplo, puedes utilizarlo para filtrar solamente las ediciones de actividad, un empleado concreto o todo un grupo de trabajo. A medida que vayas escribiendo letras se filtrarán solo las opciones que se correspondan con tu búsqueda.
Puede aceptar , rechazar o ver más información sobre la propuesta .
Reportar actividad offline o fuera del PC
WorkProject también recoge actividad realizada fuera del PC que debe ser informado por el propio empleado. En el momento en que el ordenador detecte otra vez actividad después de una pausa, la herramienta mostrará un popup preguntando cuál ha sido la actividad realizada: el empleado podrá elegir una de las opciones configuradas previamente por el administrador en este panel. La opción seleccionada en el popup quedará reflejada como una aplicación offline.
Para configurar el seguimiento de la actividad offline, primero debes asegurarte que lo tienes activado. Para ello, el administrador debe dirigirse a Configuración > Opciones generales y activar la casilla "Seguimiento de actividad fuera del PC". También es posible configurar el tiempo mínimo de inactividad antes de que aparezca el pop que te pregunta qué has estado haciendo, aunque nosotros recomendamos dejarlo por defecto en 5 minutos para que no sea demasiado intrusivo.
Por último, para configurar las diferentes opciones que aparecerán en el pop de seguimiento, debes ir a Configuración > Productividad > Seguimiento sin PC. Aquí podrás añadir nuevas actividades offline o modificar las que ya estén creadas. Puedes cambiar el nombre de dicha actividad, decidir si es productivo, si no quieres que se reporte la información y en qué grupos de la organización quieres que aparezca esta actividad offline.
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