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Para poner en marcha EffiWork en tu organización te recomendamos que sigas principalmente estos pasos.
Comunicarlo a los empleados
Recuerda que siempre estamos a tu disposición para ofrecerte más consejos y guiarte en cualquier duda que te pueda surgir. Simplemente contáctanos en support@workmeter.com y estaremos encantados de atenderte.
Te recomendamos que actúes con transparencia y compartas con tus empleados tu inquietud por mejorar. EffiWork es principalmente para los empleados, protege la privacidad y ofrece beneficios tanto para las personas como para la empresa.
Y recuerda, siempre puedes contactar con un representante nuestro para que te guíe y ayude.
Crear cuenta a los empleados
Para que los empleados puedan ver sus datos, primero tienen que crearse una cuenta de EffiWork. Para ello:
Tienen que hacer click con el botón derecho del ratón sobre el icono de EffiWork que aparece en la barra de tareas (lado inferior en Windows o lado superior en Mac OS)
Al hacer click, aparecerá un menú con diferentes opciones. Hay que pulsar sobre la opción "acceda a su cuenta"
Ya solo queda rellenar todos los campos del formulario para completar la creación de la cuenta de EffiWork. Una vez la cuenta está creada ya se podrá acceder a EffiWork para analizar y ver sus propios datos.
Funcionamiento básico
Para consultar EffiWork sólo tienes que utilizar un navegador.
Para acceder al panel de control tienes dos opciones:
Pincha con el botón derecho en el icono de EffiWork en la barra de tareas de tu sistema operativo y selecciona la opción “Acceda a su cuenta”
Utiliza el siguiente enlace: https://timework.workmeter.com/ (te recomendamos que lo marques como favorito para recordarlo y acceder más fácilmente)
Si eres un manager o director de la empresa, podrás ver el detalle de los grupos, empleados y sus propios datos. Si eres un manager, sólo verás los datos relativos a tu departamento. Y si eres un empleado, podrás ver únicamente tus datos.
Si tienes permisos de administrador o responsable de grupo podrás intercambiar la visualización de la información para saber cómo lo vería un empleado. Para ello haz click en el icono de Mi Cuenta en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la opción “Ver como: empleado/administrador/responsable de grupo”.
Aplica los filtros para centrar la información en un día o periodo concreto y selecciona las personas o grupos que deseas consultar..
Si conoces de antemano la lista de los nombres de equipos remotos, puedes hacer la instalación a través de la opción de “instalación en red” del mismo instalador. Recuerda que son necesarios privilegios de administrador para instalar remotamente el cliente de EffiWork. Si prefieres que te ayudemos, no dudes en contactarnos en support@workmeter.com para guiarte.
Configuración – Opciones generales
En este apartado podrás configurar las opciones más generales de EffiWork como por ejemplo el nombre de la organización o el idioma de la herramienta como aspectos más básicos.
El resto de opciones sirven para:
Acceso por defecto a nuevos empleados: cuando está marcada, si aparece un usuario nuevo, por defecto tendrá la opción de acceder a su cuenta
Seguimiento de actividad fuera del PC: si está activada, EffiWork recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realizamos fuera del PC
Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline: tiempo mínimo necesario de una pausa para que aparezca la consulta de actividad offline. Por debajo del tiempo fijado se descartará esa pausa y no se contabilizará como tiempo de actividad.
Editor de actividad habilitado: si esta activada se mostrará el "Editor de actividad" a todos los miembros de la organización. Por defecto, esta opción está habilitada.
Requerir autorización al reporte manual de datos: permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada.
Configuración – Organigrama - Grupos
En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:
Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados
Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado
Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto
Antes de entrar en las opciones del panel, recuerda lo siguiente:
Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Everybody"
Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo
Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Everybody", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión
Puede crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal
Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición
Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.
Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente
Crear o eliminar grupos
Para crear un grupo debe ir a Configuración – Organigrama - Grupos y situarse sobre el grupo "Everybody" y pulsar en el icono +. De igual forma puede crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.
Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Everybody" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "˅" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.
Editar grupos
De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado si hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:
Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente)
Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.
Activar seguimiento sin PC: si está activada, EffiWork recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC
Configurar horario: con esta opción puedes dibujar el horario predeterminado para todas las personas que forman parte de ese grupo. Haz click en cualquier cuadrado (filas = día de la semana; columnas = hora del día) y arrastra hasta ajustar las horas de trabajo.
Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo durante los cuales EffiWork para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener EffiWork en unas franjas de tiempo concretas.
Configuración – Organigrama - Empleados
Este panel permite la configuración de los empleados que han reportado actividad a través del cliente instalado en sus equipos.
Para cada empleado podrás ver un formulario con los siguientes campos:
Nombre de usuario: nombre de usuario reportado por el cliente. Corresponde al nombre de usuario del sistema operativo usado por el empleado.
Dirección de correo: email de trabajo del empleado
Grupo: el nombre del grupo al que pertenece dicho empleado. Si no está asignado a ningún grupo, el sistema considerará que pertenece al grupo "Everybody". Recuerda que un empleado solamente puede pertenecer a un único grupo.
Acceso permitido: esta opción permite que los empleados accedan al portal de EffiWork para consultar sus datos.
Seguimiento offline activado: indica si el usuario puede reportar tiempo de actividad offline fuera del PC.
Editor de actividad habilitado: indica si el usuario puede utilizar el editor de actividad de EffiWork.
Desde este panel puedes asignar grupos a los nuevos empleados o cambiar de grupo a un empleado ya creado. También puedes exportar la información en formato Excel y mostrar u ocultar información para ver únicamente los empleados con acceso permitido a EffiWork o todos los empleados que han formado parte de la organización.
Por último, puedes seleccionar uno o varios empleados y pinchando en el botón se deshabilitará su perfil para que deje de reportar actividad en EffiWork.
Además puedes editar la información de cada empleado y acceder a más opciones de configuración.
Cambiar el nombre
Cambiar la dirección de email
Empleado habilitado: si está marcado, el empleado está reportando información a EffiWork
Acceso permitido: si está marcado, el empleado puede acceder a la plataforma EffiWork
Seguimiento offline activado: si está marcado, el empleado puede reportar actividad offline a través del IDLE Tracking (por ejemplo, reuniones de trabajo, llamadas telefónicas, etc.)
Configuración – IT - Dispositivos
Muestra el listado de equipos desde los que se ha registrado actividad por parte de los clientes de EffiWork.
Configuración – IT - Acceso móvil
Para que los empleados puedan reportar actividad manualmente es necesario crear un código de cliente. Para generarlo, haz click en el botón "Generar" y mándalo a todos los empleados que quieres que puedan reportar actividad desde su dispositivo móvil.
Configuración – Administradores
El panel de “administradores” de usuarios solamente es visto por los administradores de la cuenta. En este panel puedes visualizar todos los usuarios con privilegios de EffiWork en tu empresa. Puedes editar y borrar a los ya existentes o crear uno nuevo. Los distintos tipos de privilegios que puedes configurar son:
Administrador: Tiene permisos de configuración para el grupo Everybody y, por tanto, para toda la empresa. Puede ver todos los paneles y administrar todos los grupos.
Técnico de sistemas: Puede acceder para descargar el instalador pero no puede ver los datos de los empleados.
Responsable de grupo: Puede visualizar los datos de los grupos que tiene asignados y configurar ciertas opciones como el mapa de productividad.
Configuración - Mapa de productividad
Encontrarás en mapa de productividad dentro del panel de configuración de EffiWork. El mapa de productividad se configura para cada grupo de trabajo, pues habrán aplicaciones que podrán ser consideradas como productivas para un grupo y para otro no (por ejemplo, generalmente en el grupo de marketing online, Facebook o Twitter son productivas mientras que en Contabilidad o Ventas son improductivas).
Para cambiar la configuración de una aplicación basta con pulsar el “interruptor” siendo verde productivo y amarillo no productivo.
Las aplicaciones que no se hayan configurado, aparecerán por defecto como no productivas. Utiliza el buscador para encontrar una aplicación en concreto.
Podrás filtrar las aplicaciones mediante la opción Ver solo no configuradas para filtrar por aquellas que no han sido definidas por su organización. Se recomienda configurarlas siempre que su uso sea significativo. Cualquier cambio realizado en el mapa de productividad, se hará con efecto retroactivo. Los cambios se aplicarán a los datos anteriores para que toda la información sea homogénea.
Configuración - Sub-Patrones
A menudo dentro de una misma aplicación hay partes que queremos dividir en dos actividades o procesos diferentes para ver el tiempo de actividad en cada una de ellas. O por ejemplo que sean productivas para determinados grupos de trabajo y para otros no. Para estos casos, hemos desarrollado en EffiWork una opción llamada "sub-patrones de aplicaciones".
Existe la posibilidad de definir una parte de una aplicación como si fuera otra aplicación diferentes y poder definir ésta con criterios de productividad diferentes a la original.
Dirígete a Configuración > Productividad > Aplicaciones y haz clic en el icono de la aplicación en la que quieras crear sub-patrones.
Por ejemplo: Si usamos Microsoft Excel podemos definir los siguientes sub-patrones:
- 2017PRESU*, donde los archivos que contengan este nombre aparecerán como Presupuestos 2017
- 2017CLI*, donde los archivos que contengan este nombre aparecerán como Listado Clientes 2017. (*es un comodín que significa "cualquier texto")
Seguirá apareciendo una aplicación llamada Microsoft.Excel pero también aparecerán dos aplicaciones más llamadas [EXCEL.EXE] Presupuestos 2017 y [EXCEL.EXE] Listado Clientes 2017.
Cada una de ella puede configurarse en el Mapa de Productividad como productiva o no productiva independientemente la una de la otra.
En el ejemplo anterior, es posible que para el grupo de informática los libros definidos como ‘listado de clientes’ no serán productivos pero los trabajos restantes con Microsoft Excel sí lo sean.
También es posible definir esto mismo en diferentes secciones de una página web siempre que el nombre de la sección vaya cambiando. Por ejemplo, podemos definir la web *.miempresa.com/producto* como productiva y *.miempresa.com/portal_social* como no productiva.
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