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Para poner en marcha WorkProject en tu organización te recomendamos que sigas principalmente estos pasos. 

Crear cuenta a los empleados 

Para que los empleados puedan ver sus datos, primero tienen que crearse una cuenta de WorkProject. Para ello:

• 1. Tienen que hacer click con el botón derecho del ratón sobre el icono de WorkProject que aparece en la barra de tareas (lado inferior en Windows)

  2. Al hacer click, aparecerá un menú con diferentes opciones. Hay que pulsar sobre la opción "acceda a su cuenta"

Ya solo queda rellenar todos los campos del formulario para completar la creación de la cuenta de WorkProject. Una vez la cuenta está creada ya se podrá acceder a WorkProject para analizar y ver sus propios datos.

Para acceder al panel de control tienes dos opciones: 

• 1. Pincha con el botón derecho en el icono de WorkProject en la barra de tareas de tu sistema operativo y selecciona la opción “Acceda a su cuenta” 

  2. Utiliza este enlace (te recomendamos que lo marques como favorito para recordarlo y acceder más fácilmente) 

Si eres un manager o director de la empresa, podrás ver el detalle de los grupos, empleados y sus propios datos. Si eres un manager, sólo verás los datos relativos a tu departamento. Y si eres un empleado, podrás ver únicamente tus datos.

Si tienes permisos de administrador o responsable de grupo podrás intercambiar la visualización de la información para saber cómo lo vería un empleado. Para ello haz click en el icono de Mi Cuenta en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la opción “Ver como: empleado/administrador/responsable de grupo”.

Aplica los filtros para centrar la información en un día o periodo concreto y selecciona las personas o grupos que deseas consultar..

Si conoces de antemano la lista de los nombres de equipos remotos, puedes hacer la instalación a través de la opción de “instalación en red” del mismo instalador. Recuerda que son necesarios privilegios de administrador para instalar remotamente el cliente de WorkProject. Si prefieres que te ayudemos, no dudes en contactarnos en support@workmeter.com para guiarte.

Configuración – Opciones generales 

En este apartado podrás configurar las opciones más generales de WorkProject como por ejemplo el nombre de la organización o el idioma de la herramienta como aspectos más básicos.

El resto de opciones sirven para:

• • Acceso por defecto a nuevos empleados: cuando está marcada, si aparece un usuario nuevo, por defecto tendrá la opción de acceder a su cuenta

  • Seguimiento de actividad fuera del PC: si está activada, WorkProject también recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realizamos fuera del PC

  • Editor de actividad habilitado: si habilitas el editor de actividad de WorkProject podrás añadir actividad que no ha sido recogida por la herramienta y asignarla al proyecto correspondiente. Por defecto esta opción viene siempre activada.

  • Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline: tiempo mínimo necesario de una pausa para que aparezca la consulta de actividad offline. Por debajo del tiempo fijado se descartará esa pausa y no se contabilizará como tiempo de actividad.

  • Requerir autorización al reporte manual de datos: permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada.

Configuración – Organigrama – Grupos 

En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:

• • Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados

  • Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado

  • Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto

Antes de entrar en las opciones del panel, recuerda lo siguiente:

• • Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Todos"

  • Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo

  • Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Todos", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión

  • Puedes crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal

  • Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición

  • Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.

  • Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente

Crear o eliminar grupos

Para crear un grupo debes ir a Configuración – Organigrama – Grupos y situarte sobre el grupo "Todos" y pulsar en el icono +. De igual forma puedes crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.

Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Todos" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "v" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.

Editar grupos

De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado si hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:

• • Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente)

  • Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.

  • Proyecto: es el proyecto inicial por defecto. La primera vez que WorkProject detecte actividad, esta irá vinculada a dicho proyecto. 

  • Activar seguimiento sin PC: si está activada, WorkProject recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC

  • Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo durante los cuales WorkProject para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener WorkProject en unas franjas de tiempo concretas.

Configuración – Organigrama – Empleados 

Este panel permite la configuración de los empleados que han reportado actividad a través del cliente instalado en sus equipos. 

Para cada empleado podrás ver un formulario con los siguientes campos: 

• 1. Nombre de usuario: nombre de usuario reportado por el cliente. Corresponde al nombre de usuario del sistema operativo usado por el empleado. 

  2. Grupo: el nombre del grupo al que pertenece dicho empleado. Si no está asignado a ningún grupo, el sistema considerará que pertenece al grupo "Todos". Recuerda que un empleado solamente puede pertenecer a un único grupo. 

  3. Acceso permitido: esta opción permite que los empleados accedan al portal de WorkProject para consultar sus datos. 

  4. Acceso creado: esta opción te indica si ese empleado se ha creado una cuenta de WorkProject. 

Desde este panel puedes asignar grupos a los nuevos empleados o cambiar de grupo a un empleado ya creado. También puedes exportar la información en formato Excel y mostrar u ocultar información para ver únicamente los empleados con acceso permitido a WorkProject o todos los empleados que han formado parte de la organización.