Guía de Inicio

En este apartado podrás configurar las opciones más generales de Time@Work como por ejemplo el nombre de la organización o el idioma de la herramienta como aspectos más básicos.

El resto de opciones sirven para:

• • Acceso por defecto a nuevos empleados: cuando está marcada, si aparece un usuario nuevo, por defecto tendrá la opción de acceder a su cuenta

  • Seguimiento de actividad fuera del PC: si está activada, Time@Work recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realizamos fuera del PC

  • Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline: tiempo mínimo necesario de una pausa para que aparezca la consulta de actividad offline. Por debajo del tiempo fijado se descartará esa pausa y no se contabilizará como tiempo de actividad.

  • Editor de actividad habilitado: si esta activada se mostrará el "Editor de actividad" a todos los miembros de la organización. Por defecto, esta opción está habilitada.

  • Requerir autorización al reporte manual de datos: permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada.

Configuración – Organigrama - Grupos 

En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:

• • Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados

  • Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado

  • Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto

Antes de entrar en las opciones del panel, recuerda lo siguiente:

• • Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Everybody"

  • Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo

  • Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Everybody", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión

  • Puede crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal

  • Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición

  • Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.

  • Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente

Crear o eliminar grupos

Para crear un grupo debe ir a Configuración – Grupos y situarse sobre el grupo "Everybody" y pulsar en el icono +. De igual forma puede crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.

Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Everybody" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "˅" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.

Editar grupos

De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado si hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:

• • Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente)

  • Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.

  • Activar seguimiento sin PC: si está activada, Time@Work recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC

  • Configurar horario: con esta opción puedes dibujar el horario predeterminado para todas las personas que forman parte de ese grupo. Haz click en cualquier cuadrado (filas = día de la semana; columnas = hora del día) y arrastra hasta ajustar las horas de trabajo.

  • Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo durante los cuales Time@Work para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener Time@Work en unas franjas de tiempo concretas.

Configuración – Organigrama - Empleados 

Este panel permite la configuración de los empleados que han reportado actividad a través del cliente instalado en sus equipos. 

Para cada empleado podrás ver un formulario con los siguientes campos: 

• 1. Nombre de usuario: nombre de usuario reportado por el cliente. Corresponde al nombre de usuario del sistema operativo usado por el empleado. 

  2. Grupo: el nombre del grupo al que pertenece dicho empleado. Si no está asignado a ningún grupo, el sistema considerará que pertenece al grupo "Everybody". Recuerda que un empleado solamente puede pertenecer a un único grupo. 

  3. Acceso permitido: esta opción permite que los empleados accedan al portal de Time@Work para consultar sus datos. 

  4. Acceso creado: esta opción te indica si ese empleado se ha creado una cuenta de Time@Work. 

Desde este panel puedes asignar grupos a los nuevos empleados o cambiar de grupo a un empleado ya creado. También puedes exportar la información en formato Excel y mostrar u ocultar información para ver únicamente los empleados con acceso permitido a Time@Work o todos los empleados que han formado parte de la organización.