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Aquí encontrarás ayuda detallada sobre cada uno de los paneles que conforman Time@Work.
Filtro de fechas, empleados y grupos
El filtro de fechas aparece en la parte superior derecha de la pantalla y te permite seleccionar diferentes rangos de fechas. Hay algunos ya predefinidos y que se ajustan automáticamente al elegirlos. Estos ejemplos son: ayer, esta semana, semana anterior, este mes y mes anterior.
Para elegir solamente un día concreto, selecciona en el calendario como rango de fechas el día que te interese tanto como día de inicio como día de fin. Si el rango de fechas es inferior a un día, los datos se mostrarán en horas y si el rango es superior, los datos de la gráfica serán en días.
Si deseas ver los datos de un empleado en particular, puede hacer la selección del mismo bajo el filtro de fechas (parte izquierda superior de la pantalla). Los empleados se encuentran agrupados en grupos y subgrupos.
Si conoces el grupo al que pertenece dicho empleado bastará con pulsar en el nombre del grupo para listar todos sus empleados, permitiéndote seleccionar al empleado en cuestión.
Si no localizas al empleado, puedes buscarlo escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Si hay varias coincidencias podrás elegir entre ellas.
Para ver los datos de un grupo concreto selecciónalo en este menú desplegable. A partir de ese momento, Time@Work te mostrará los valores correspondientes a todos los miembros del grupo seleccionado, así como los empleados de los subgrupos que dependan de él.
Mapa de tiempo
En este panel mostramos medias de tiempo para un grupo de empleados (al menos que filtremos un día concreto y una persona)
El panel “Mapa de tiempo” te muestra un resumen de las medias de los principales indicadores de tiempo recogidos por Time@Work. Como decimos, la información son medias para el grupo de trabajo seleccionado y el periodo de fechas definido en el filtro que encontrarás en la parte superior derecha de tu pantalla. El panel ofrece la información de manera muy visual, en formato de tabla y de gráfico de barra. En concreto:
El tiempo medio de rango activo
La actividad media diaria
La parte de actividad media correspondiente a trabajo con el PC
La parte de la actividad media correspondiente a trabajo fuera del PC
La media de los esperados de todos los sub-grupos incluidos en el grupo
Actividad por día
En este panel mostramos medias por grupo de empleados y desglose de los datos por día
Recordemos que la “actividad” es el tiempo que transcurre interactuando con el ordenador (tiempo online) o tareas fuera del mismo (tiempo offline).
Fecha
Rango activo: tiempo medio de presencia de los usuarios incluidos en el grupo seleccionado
Actividad: suma de total de horas de actividad de los usuarios del grupo seleccionado
Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios seleccionados
Actividad sobre el esperado (%): nivel de consecución del objetivo esperado para el grupo. Lo calculamos dividiendo la actividad media de ese grupo sobre el tiempo esperado.
TMA (Tiempo medio por actividad): representa la capacidad de concentración del empleado. Muestra el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación.
Usuarios activos: número de usuarios que reportaron actividad ese día y sobre los cuales se calculan todas las medias anteriores.
Recuerda que puedes ordenar de mayor a menor y viceversa los valores de la tabla si clicamos en el indicador que nos interese.
También puedes ocultar los días sin actividad del gráfico. Tienes la opción en la parte superior derecha de dicho gráfico si pinchas en “Ocultar días sin actividad”.
Por último, tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Androir o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.
Actividad por empleado
En este panel mostramos medias de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.
Nombre del empleado
Grupo al que pertenece dicho empleado
Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios para todo el periodo seleccionado (columna días activos)
Actividad media PC: porcentaje de la actividad total dedicada a trabajar con el PC
TMA (Tiempo medio por actividad): la media del TMA para los días del periodo
Días activos: número de días en los que el usuario ha reportado actividad durante el periodo seleccionado. Esta columna permite ver fácilmente si un empleado ha trabajado todos los días o ha estado ausente algunos de ellos.
Aquí también tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Androir o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.
El botón de ”agrupar datos”, que encontrarás en la parte superior derecha, te permite ver los siguientes datos:
Nombre del grupo
Actividad media: media diaria de actividad del grupo para todo el periodo seleccionado (columna días activos)
Usuarios activos: el número medio de empleados que han reportado actividad en este grupo durante el periodo seleccionado
Días activos: número de días en los que se ha reportado actividad durante el periodo seleccionado.
En este panel mostramos medias de los días seleccionados y desglose de los datos por grupo.
Actividad por dispositivo
En este panel mostramos sumas diarias de los dispositivos utilizados y el desglose de los datos por empleado.
Nombre del empleado
Dispositivo PC: suma de las horas de actividad con el PC para el filtro de fechas seleccionado
Dispositivo fuera del PC (offline): suma de las horas de actividad offline fuera del PC para el filtro de fechas seleccionado
Otros: suma de las horas de actividad con otros dispositivos como por ejemplo en Android o mediante la APP móvil. Se pueden integrar también otros dispositivos.
Total: suma de las horas de actividad de las tres columnas anteriores (PC + offline + otros) para el filtro de fechas seleccionado
Horario - Resumen
En este panel mostramos media de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.
Nombre del empleado
Grupo al que pertenece dicho empleado
Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este empleado para los días seleccionados
Pausas: tiempo de pausa media diaria de este empleado para los días seleccionados
Actividad: media diaria de actividad de este empleado para los días seleccionados
Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado previamente en el grupo al qe este usuario pertenece
Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa.
La gráfica muestra la media del top 3 de usuarios que están por encima de la media y la media del top 3 de usuarios que están por debajo de la media.
¿Qué ocurre si tenemos más o menos de 3 empleados? Independiente del número de usuarios que hayan, la media siempre se calculará para un máximo de 3 usuarios:
Si tenemos más de 3 empleados, se calculará la media de los 3
Si tenemos menos de 3 empleados, se calculará la media de un usuario o dos usuarios, según el caso concreto
En este panel también podemos “agrupar los datos” para que se solo muestre información de los grupos. Si agrupamos datos en lugar de ver medias de usuarios, veremos en la gráfica los 3 grupos que están por encima de la media y los 3 grupos que están por debajo de la media.
Grupo al que pertenece dicho empleado
Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este grupo para los días seleccionados
Pausa: tiempo de pausa media diaria de este grupo para los días seleccionados
Actividad media: media diaria de actividad de este grupo para los días seleccionados
Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado para este grupo
Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el grupo. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el grupo le debe a la empresa.
Horario - Detalle
En este panel mostramos sumas diarias y el desglose de los datos por empleados y días.
Nombre del empleado
Fecha: día concreto
Inicio: hora del primer evento del día (normalmente es el encendido del PC)
Fin: hora del último evento del día (normalmente es el apagado del PC o cierre de sesión)
Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio.
Actividad: suma de las horas de actividad en el PC y actividad offline
Pausas: total de tiempo en el que no se ha reportado actividad durante el día
Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece
Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa.
En este panel es donde encontrarás toda la información necesaria para la elaboración del informe mensual de empleados requerido por la Inspección de Trabajo.
Como en todos los paneles de EffiWork, estos datos los puedes exportar en varios formatos (PDF, CSV y Excel). Cuando exportamos en Excel, los datos aparecen en segundos. Para convertirlos en horas, simplemente añade una nueva columna al lado del dato que te interesa convertir y divide entre 3.600.
Para poder imprimir un informe para un empleado concreto, deberías seleccionar dicho empleado, la fecha de inicio y fin de mes en el filtro y exportarlo a PDF.
Horario visual - Agrupado
La gráfica nos muestra el tiempo medio de rango activo de cada usuario para el periodo seleccionado. Si pasamos el ratón por encima de la línea gris te muestra las horas medias de inicio y fin del rango activo.
Si haces click en la línea de color gris se despliega el detalle por día para dicho empleado. La actividad se representa en color naranja y las pausas detectadas en color gris Si volvemos a clicar el detalle diario se repliega de nuevo.
Horario visual - Detalle
La gráfica nos muestra día a día las horas de inicio y fin de la actividad. La actividad real se muestra en color naranja, las pausas realizadas en color gris. La suma de ambos colores nos da el rango activo total. Solamente aparecen dibujadas las pausas que superan el tiempo mínimo considerado como pausa por el administrador (por defecto, 5 minutos)
Las flechas nos permiten pasar de un empleado a otro. También podemos seleccionar al empleado que queremos en el desplegable.
Notificaciones
En este panel mostramos las propuestas de ediciones de actividad (pendientes y revisadas)
Los managers y responsables con permisos de configuración tendrán un nuevo panel de notificaciones en el que podrán ver un resumen de las propuestas de validaciones de actividad realizadas por los empleados.
Cada vez que un empleado proponga una edición de actividad y se necesite aprobar aparecerá aquí listada en el nuevo panel de "Notificaciones". El manager podrá elegir "Ver pendientes" o "Ver validadas".
También tienes la opción de buscar notificaciones directamente usando el buscador que encontrarás en la esquina superior derecha. Por ejemplo, puedes utilizarlo para filtrar solamente las ediciones de actividad, un empleado concreto o todo un grupo de trabajo. A medida que vayas escribiendo letras se filtrarán solo las opciones que se correspondan con tu búsqueda.
Puede aceptar , rechazar o ver más información sobre la propuesta .
Informes - Horas extra
El objetivo de este panel es visualizar las horas extra realizadas por cada empleado y día en un periodo de fechas concreto. EffiWork calcula siempre las horas extra sobre la actividad real del empleado, no del tiempo de rango activo.
Fecha: día concreto
Nombre del empleado
Actividad: actividad total para ese día
Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece
Horas Extras: actividad diaria – esperado diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa.
Informes - Conciliación laboral
El objetivo de este informe es detectar oportunidades de conciliación laboral para los empleados intentando entender y reducir el rango activo con el estrictamente necesario en el puesto de trabajo.
Fecha: día concreto
Nombre del empleado
Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio.
Actividad: actividad total para ese día
Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece
Oportunidad: se calcula restando el esperado diario al tiempo de rango activo.
Reportar actividad offline o fuera del PC
Time@Work también recoge actividad realizada fuera del PC que debe ser informado por el propio empleado. En el momento en que el ordenador detecte otra vez actividad después de una pausa, la herramienta mostrará un popup preguntando cuál ha sido la actividad realizada: el empleado podrá elegir una de las opciones configuradas previamente por el administrador en este panel. La opción seleccionada en el popup quedará reflejada como una aplicación offline.
Para configurar el seguimiento de la actividad offline, primero debes asegurarte que lo tienes activado. Para ello, el administrador debe dirigirse a Configuración > Opciones generales y activar la casilla "Seguimiento de actividad fuera del PC". También es posible configurar el tiempo mínimo de inactividad antes de que aparezca el pop que te pregunta qué has estado haciendo, aunque nosotros recomendamos dejarlo por defecto en 5 minutos para que no sea demasiado intrusivo.
Por último, para configurar las diferentes opciones que aparecerán en el pop de seguimiento, debes ir a Configuración > Productividad > Seguimiento sin PC. Aquí podrás añadir nuevas actividades offline o modificar las que ya estén creadas. Puedes cambiar el nombre de dicha actividad, decidir si es productivo, si no quieres que se reporte la información y en qué grupos de la organización quieres que aparezca esta actividad offline.
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