U poslovnom pismu:
– Ne sme da bude materijalnih grešaka
– Svaka činjenica mora da počiva na dokumentaciji, pa se u pismu treba pozvati na dokument, a po potrebi ga i priložiti
– Svaki zahtev, rešenje, odluka mora da ima zakonsku podlogu
– Jezik kojim se piše mora da bude čist, književni, bez tudjica, sem kada su u pitanju stručni izrazi
– Pismo mora biti besprekorno da iskoristi prostor na hartiji, pri čemu se vodi računa o marginama levo i desno od sadržaja. Leva margina mora da bude šira od desne zbog arhiviranja dokumenta.
Svako poslovno pismo mora na poslovnog partnera da ostavi dobar utisak. Treba da bude pregledno, da se lako čita i razume. Mora odmah da bude očigledno šta je u pismu najvažnije i da adresant poštuje svog poslovnog partnera..
Struktura pisanog poslovnog iskaza:
1) Početak ili otvaranje iskaza je obraćanje poslovnom partneru. Fraze oslovljavanja koriste se kada se u pismu, uz naziv adresata, označi i funkcija lica kome se pismo upućuje. Način obraćanja poslovnom partneru je veoma važan, naročito kod prvog kontakta. Uobičajene fraze koje se najčešće primenjuju su: Poštovani direktore, Gospodine direktore, Cenjeni gospodine, Poštovani kolega, Poštovani profesore, Poštovana G-đo Savković, G-dine Cvetkoviću itd. Prijateljsko oslovljavanje u poslovnom komuniciranju potrebno je izbegavati. Kada se pismo upućuje preduzeću, nema potrebe za oslovljavanjem. U tom slučaju, posle oznake predmeta, kuca se uvodni deo sadržine.
2) Uvođenje u poruku nadovezuje se na prve reči u iskazu. Njime se daje osnovni sadržaj i osnovna namera poruke. Može da glasi: „U vezi sa…“, „Zaključili smo na sastanku…“, „Potrebno je da vas obavestim…“ itd. Umesto ovakvog uvođenja uobičajava se da se na levoj strani poruke posebno istakne Predmet: (npr „Prijava na oglas od dana … „). To nije samo uvod u poruku već se ističe i sama suština poruke. Ukoliko su poslovne veze već ustaljene, uvodne fraze mogu biti:
– „U vezi sa vašim pismom…“,
– „Sa zadovoljstvom smo primili vašu porudžbinu…“,
– „Potvrdjujemo prijem vašeg pisma od…., kojim nas obaveštavate o…“,
– „Slobodni smo da vas ovim pismom zamolimo…“,
– „Po prijemu vaše ponude broj….od… šaljemo vam porudžbinu za …“,
– „Procenjujući da je ovo pravo vreme za popunjavanje asortimana proizvodima interesantnim za nastupujuću sezonu, slobodni smo vam ponuditi….“ i dr.
Česte su pravopisne greške u pisanju zamenici Vi. Opšta pravila su:
Kada je pismo upućeno određenom licu (direktoru, Petru Mariću…) zamenica se piše velikom početnim slovom: Vi, Vas, Vama:
Kada se obraća celom preduzeću, piše se malim slovima: nudimo vam, vaša, vas.
3) Poruka ili suština su glavni deo iskaza, a u formalnom rasporedu su središnji deo iskaza. Formalizacija sadržaja poruke mora biti jasna i tačna. Neophodno je poštovanje elemenata pisanog govora. Stil pisanja je službeni i administrativan. Važan deo teksta u jednom u jednom pasusu može posebno da se istakne izdvajanjem u poseban red uz podvlačenje.
4) Zaključak. To je rezime sadržaja. U zaključku se sa što manje reči daje ono što je najznačajnije u poruci. Zaključak mora biti jasan i koncizan, treba da eliminiše svaku dvosmislenost. Fraze završnog dela pisma:
– Ostajemo u uverenju da smo vam dali sve podatke, ali vam stojimo na raspolaganju i za druga, nova objašnjenja uklko za njima…
– Nadamo se da će vas svi uslovi koje vam ovim pismom nudimo zainteresovati i…
– Budite sigurni da će vaši nalozi biti blagovremeno realizovani
– Nadamo se da imate razumevanja za smetnje koje nam onemogućuju da naš nalog odmah realizujemo i da to neće…
– Još jednom vas molimo da ne pokrećete spor za tri dana, a mi ćemo do tada preduzeti sve mere da se greška ispravi i da to neće naše dobre poslovne…
5) Pozdrav sa potpisom ili samo potpis. Treba da podseti ko stoji iza napisanog iskaza. To je deo poslovnog bontona i formalne kulture uopšte. Forma pozdrava zavisi od sadržine kojom je napisan iskaz. Pozdravne fraze:
Očekujući vaš odgovor mii vas pozdravljamo.
G-dine Miliću, primite izraze našeg poštovanja.
Sa željom da naša saradnja uspe pčrimite naše pozdrave.
S poštovanjem.
U očekivanju Vašeg dolaska s poštovanjem.