ZAGLAVLJE sadrži sve podatke o adresantu (pošiljalac). Može da se kuca preko cele gornje margine ili u gornjem levom uglu.
OZNAKA VEZE služi da se pisma koja se odnose na isti posao mogu lako spojiti u jedinstveni predmet. Za oznaku se mogu koristiti brojevi iz osnovne evidencije ili inicijalii lica koje obrađuje predmet u kombinaciji sa inicijalima ovlašćenog lica za potpis.
MESTO I DATUM PISANJA ima izuzetno velik pravni značaj, pa mora biti napisan tako da ne postoji mogućnost prepravke.
NAZIV (eventualno podnaslov) ADRESATA ispisuje se verzalom i to pun naziv. Ukoliko se zna koja služba ili osoba prima pismo, ispisuje se ispod naziva adresata (primalac) tehnikom kurenta i predstavlja podnaslov. U blok formi naziv ne sme da pređe polovinu papira.
ADRESA ADRESATA ima tri elementa: ulicu i broj, broj pošte i mesto (ponekad se umesto ulice i broja koristi broj poštanskog faha primaoca pisma). Mesto se podvlači i ako ima samo jedu reč, ona se kuca špacioniranim kurentom.
PREDMET je najkraća formulacija celokupne sadržine pisma. Kada je tekst duži ispisuje se u dva reda. Reč predmet ne mora da se ispisuje, već je dovoljni ispisati kratak sadržaj i podvući ga.
SADRŽAJ je najvažniji deo pisma, jer se u njemu navodi razlog pisanja. Ima tri dela:
– uvod, obično sadrži razloge koji su doveli do pisanja pisma.
– jezgro, sadrži potrebe i zahteve poslovnog partnera. Da bi sadržaj bio jasniji može se podeliti u više pasusa. Naročito važan deo u pismu, na koji se iskazuje posebna pažnja adresatu, ispisuje se u novom pasusu i podvlači.
– zaključak, deo pisma kojim se sadržaj završava i u kome se izražava nada da će posao biti završen na obostrano zadovoljstvo, uz pozdrav na kraju.
BROJ I VRSTA PRILOGA ispisuje se ispod sadržaja, sa leve strane i to samo ako adresant uz pismo šalje dodatnu dokumentaciju. Ako je u tekstu citirano šta se šalje, prilog se ispisuje samo brojem, a kada to nije učinjeno, u prilogu se tačno navode vrste dokumenata.
FUNKCIJA I POTPIS OVLAŠĆENOG LICA I OVERA PEČATOM je deo bez kojeg poslovno pismo nema pravnu snagu. Lice se potisuje u delu između otkucane funkcije i imena i prezimena. Na originalu se potpisuje punim potpisom, a na kopiji samo parafom. Kada se fukcija sastoji iz jedne reči piše se špacionirano.
NAČIN OTPREME služi da se službi ekpedicije da uputstvo kako pismo treba da bude dostavljeno adresatu, pa se ispod priloga otkuca: lična dostava, preporučeno, povratnicom i sl. Piše se verzalom.
DOSTAVITI je veoma redak element, a javlja se kada se o istoj sadržini obaveštava veći broj lica.