C5: Sem4 Usando o Seu Email Google Business & o Escritório Virtual Parte 2

1. Postar a sua Lista de Tarefas para você seguir e documentar o que você tem feito durante o seu trabalho no Ministério todos os dias.

2. Numerar as suas tarefas na sua Lista, com os números listados abaixo da data.

3. Se corresponder com seu Time e com as Ministras com quem você estiver trabalhando.

4. Entrar e sair de uma seção de comentários que tenhamos iniciado nos dias em que você é voluntária.

5. Documentar todas as Tarefas e incluir qualquer pergunta ou comentário como um local de consulta.

6. Arquivar (copiar e colar) a sua Lista de Tarefas no fim do documento todos os dias.

PROTOCOLO para o seu PDO

1. Por favor cheque o seu Escritório Virtual, também conhecido como o seu PDO, em PRIMEIRO lugar todos os DIAS, confira a sua Lista de Tarefas, e volte ANTES de sair para iniciar o seu dia e poste quando você estará de volta no dia seguinte ao sair do seu escritório.

NOTA: Certifique-se de COMPARTILHAR os GDCs (Google Documentos) SOMENTE com endereços @rmiewfellowship.org ou @ajudamatrimonial.com ou @ayuda.com. NÃO compartilhe com nenhum @Gmail ou com nenhum outro endereço de email pessoal. Felizmente um aviso irá aparecer se você tentar compartilhar documentos FORA do nosso Ministério, então por favor preste atenção. Para acessar um GDC a pessoa tem que estar usando e estar logada com uma conta do ministério.

2. Quando alguém vier ao seu escritório, ou quando você estiver no escritório de alguém, você pode usar a seção de Comentários presentes nos GDCs para deixar uma pergunta ou um comentário—o qual, como você sabe, notificará por email todas as pessoas que estiverem em sua lista de COMPARTILHAMENTO .

3. Finalmente, ao se referir a TODO e qualquer Documento Google ou página da web, POR FAVOR certifique-se de copiar o LINK para TUDO, assim a sua leitora pode simplesmente clicar nele e ver sobre o que você está falando e também encontrar um GDC ou a localização de uma página em que você pode precisar que ela trabalhe ou conserte ou aprove.

Por exemplo, se estou me referindo aos Dias do Mês GDC (os quais você precisará MANTER no seu novo PDO), se eu inserir o LINK, você pode FACILMENTE clicar nele, e será direcionada para o documento correto ao qual estou me referindo.

TODOS os nossos GDCs devem conter o link no alto da página para FACILITAR na hora de copiar e colar em outros GDCs ou emails.

Usando o seu PDO

A. Protocolo sobre deixar comentários

Há dois lugares para se deixar comentários.

• 1. POSTAR um comentário significa que você estará usando a“opção de comentários” (ex: você destaca alguma coisa e em seguida deixa um comentário onde as outras pessoas possam comentar embaixo, o que também fará com que um email seja enviado para todo mundo na lista de Compartilhamento.

  2. DEIXAR um comentário significa usar a sua “Assinatura Favicon” que deverá incluir o link para o seu PDO, e deverá ser usada se:

  3. O que você tem a dizer for muito longo.

  4. Houver muitos comentários deixados na mesma discussão.

  5. Seu comentário precisar de uma resposta específica ou de várias respostas.

Seguindo em frente, precisaremos nos lembrar e usar esta terminologia e o protocolo para saber quando usar cada um deles: POSTAR um comentário com um aviso ou para um comentário rápido. DEIXAR um comentário para todas as outras situações.

B. Comentários de Visitantes

O Comentário de Visitantes é para encorajar as ministras a “visitar” o escritório uma das outras ao invés de enviar emails. Se o assunto precisar ser discutido com outras ministras, ele deve estar em um DTO ou ser movido para lá mais tarde, caso a conversa caminhe nesta direção.

Agora (veja as conversas abaixo) você e a sua Líder do Time terão cores diferentes e deverão sempre usar estas cores. Quando você ou qualquer outra pessoa deixar um comentário, certifique-se de colocar o seu favicon-- sua mini foto, o link do seu PDO, o seu nome, o dia da semana e a data.Neste exemplo, a sua Líder do Time é roxa e você é laranja.

Nota: Sua mini foto estará também no topo do seu PDO.

Nome da Líder do Time PDO Sábado 4/4/15: Por favor certifique-se de verificar o escritório online amanhã. Obrigada!

SEU NOME PDO Sábado4/4/15: Ok, irei verificar, obrigada.

Ao entrar em seu escritório diariamente, use a sua Lista de Tarefas para saber quais DTOs você visita todos os dias, e se você estiver deixando um comentário para alguém, certifique-se de também usar a seção de comentários para que ela saiba que você passou por lá. :)

Então vamos nos certificar de que se alguém se der ao trabalho de deixar um comentário, você gentilmente responda abaixo do comentário da pessoa. Se ela Postar na seção de comentários, então responda abaixo. E quando responder ao comentário, poste um segundo comentário para lembrá-la de que este é o seu Escritório Virtual, já que algumas ministras ainda não acessam e usam seus escritórios como deveriam. Os comentários que já foram lidos devem ser movidos para o Arquivo que fica na parte de baixo do seu PDO no dia em que foram deixados.

Se você quiser ter uma “conversa” com as Ministras do seu Time, por favor use a fonte e a cor que te foram designadas e cole o seu favicon com seu Nome, o link para o seu PDO, o dia e a data, seguidos do seu comentário. Assim quando você copiá-lo para deixar um comentário, o link para o seu PDO estará lá para permitir que as outras venham visitar o seu escritório, deixando comentários de maneira fácil ou para que a sua LT indique quais são as suas tarefas a serem executadas.

Exemplos de como Deixar um comentário:

Exemplos de como Postar um comentário:

* E sempre se certifique de ser GENTIL, nunca ríspida, o que indica que você é uma Mulher Encorajadora!

Se você perceber o comentário de uma ministra, que não foi gentil, sem um sorriso :) e não respondeu como uma Mulher Encorajadora deveria responder.

• 1. Não se acostume simplesmente com uma ministra que não está reagindo de forma contente, deixando-a saber o quão importante é ser uma mulher encorajadora e dando em retorno a forma como ela comenta ou deixa mensagens.

  2. Vá até o PDO dela para uma visita e deixe-a saber e onde aprender sobre a importância disso.

  3. Sugira que ela leia a seção: Como Permanecer e demonstrar que você é uma Mulher Encorajadora ao trabalhar com as outras pessoas em um DTO :) já que isso pode resultar em ela receber uma licença de afastamento se ela não mudar e frequentemente isso ocorre por questões espirituais.

Conversas Demais. Como em todas as coisas, nós queremos permanecer na Estrada Estreita. Por favor, lembre-se de que sempre que você POSTA um comentário, o que inclui responder a um que já tenha sido POSTADO, TODAS receberão um email.

Embora nós desejemos que você seja gentil, e não ríspida, ter um espírito manso e gentil significa não enviar emails desnecessários às pessoas só porque você deixou uma carinha sorrindo. Se for importante deixar um comentário, para que a outra pessoa(s) saiba que você leu o post, mesmo se ele for curto, por favor comente. Apenas tenha certeza de que você não está acrescentando mais coisas ao trabalho de todo mundo e ajudando o inimigo a esgotar algumas das nossas ministras que já estão fazendo muito mais do que elas deveriam.

Daniel 7:25—

“[o inimigo] consumirá os santos do Altíssimo”

C. Dias Disponíveis como Voluntária

No exemplo acima, se você planeja não trabalhar aos sábados, por favor mude a cor do dia para vermelho.

** Mantenha este quadro atualizado diariamente. Escreva quando o seu Time e supervisoras podem esperar que você compareça e esteja disponível. Em um emprego regular, eles sabem quando esperar que você esteja presente e, mesmo como voluntária em obras de caridade, espera-se que você avise quando eles poderão contar com a sua presença da próxima vez. ENTÃO, por favor mantenha este quadro atualizado. Obrigada.

D. Adicionar Datas ao seu PDO

Em seguida, adicione as datas do Dias do Mês GDC que já estão em negrito. Abaixo dali é onde você começará a listar o que você fará TODOS os dias em sua Lista de Tarefas. É ali que você e seu time se corresponderão.

Use a sua Lista de Tarefas para saber quais DTOs você visita diariamente e se você estiver deixando um comentário para alguém, certifique-se de usar a seção de comentários para que a pessoa saiba que você esteve lá.

Para ajudar o seu Time a saber onde você está em cada tarefa, por favor acompanhe o status da sua Lista de Tarefas MARCANDO com um destes 4 símbolos:

1. Feito

2. Em andamento

3. Esperando

4. Se você tiver uma pergunta

Para te ajudar a adicionar as datas, clique no Dias do Mês GDC em seu PDO onde criamos datas para o seu escritório e para as reuniões. Veja as notas dentro dos quadros em cada exemplo das Listas de Tarefa abaixo:

Quarta-feira, 1 Abril, 2015

Nome PDO Quarta-feira, 4/1/15:

Lista de Tarefas

1. Atualizar meu Escritório para o dia seguinte.

2. Atualmente lendo o: Usando o seu Email Google Business & o Escritório Virtual Parte 1

E. Deixando um comentário em seu DTO

Quando terminar uma tarefa que foi designada para você em seu time, e todas as vezes que a Líder do seu Time convocar uma reunião, por favor deixe um comentário encorajador mostrando que você leu a reunião e terminou as suas tarefas.

Lembre-se de escrever em seu calendário as horas trabalhadas, anotando a hora de entrada e a hora de saída, calculando o total antes de sair de seu escritório.

Exemplo de anotações das horas trabalhadas:

G. Procedimentos do Fim do Dia

Lembre-se de, ao sair do seu escritório, sempre estabelecer a Lista de Tarefas para o dia SEGUINTE:

a) Copie e cole o dia que você terminou NA PARTE DEBAIXO do seu escritório.

b) Deixe a linha horizontal ACIMA do dia da lista Dias do Mês GDC

H. Arquive o seu PDO

POR ÚLTIMO, MAS NÃO MENOS IMPORTANTE, quando começar um novo mês, no último dia do mês que está terminando, você deve fazer uma cópia do seu escritório atual e salvar como um ARQUIVO, e em seguida REMOVER tudo do seu escritório atual (assim ele continuará com o mesmo link de endereço que todo mundo usa para te visitar) e cole o novo Dias do Mês GDC para que você tenha um Escritório PDO completamente limpo para trabalhar. :)

Para permitir acesso ao seu Escritório PDO Antigo, copie a URL e cole na parte debaixo do seu escritório, no caso de você, Erin ou sua Líder de Time precisar acessá-la para verificar alguma coisa. Ao dar um título ao seu PDO Arquivado, sempre comece com um X, porque isto ajudará todo mundo a reconhecer facilmente que se trata de um Arquivo quando o virmos no drive.

Exemplo:

Novamente, pode ser que não seja necessário criar um novo Escritório PDO todos os meses, mas isto deve ser feito pelo menos a cada dois ou três meses—dependendo da quantidade de atividades que acontecem no seu escritório, e por quanto tempo. Se você estiver em dúvida, pergunte à sua Líder do Time.

AGORA VEJA ABAIXO UM EXEMPLO DE ESCRITÓRIO

Certifique-se de salvá-lo para futuras consultas.

Template: PDO

Quando terminar, por favor volte aqui para …

E por ter uma tendência a procrastinar no meu local de trabalho, o Senhor me mostrou que adiar a realização de alguma tarefa porque estou com preguiça não é o mesmo que esperar Nele para me dar um rumo a seguir. Por eu ter vivido a minha vida desta maneira por muitos, muitos anos o Senhor está me guiando a parar com este comportamento e alcançar a vitória! :)

Ana: Não fique desanimada quando as coisas se tornarem difíceis ou desconfortáveis. Estas são oportunidades para você se agarrar ao seu MC e vê-Lo agir. Prepare-se para ficar maravilhada!

“Vejam, estou fazendo uma coisa nova! Ela já está surgindo! Vocês não a reconhecem? Até no deserto vou abrir um caminho e riachos no ermo.” Isaías 43:19

Ore comigo: Senhor, continue a me conceder o tempo, a habilidade e a força que eu preciso para trabalhar neste ministério com meu coração comprometido e fervoroso para Contigo. Que as minhas habilidades no uso do computador nunca se tornem um obstáculo, para que assim eu possa trabalhar livremente como o Seu instrumento para a Sua glória e honra. Amém.

Talita: Ore comigo. Senhor, obrigada por me ensinar, através deste Ministério, a confiar em Você e a seguir os métodos e instruções para fazer a Sua obra. Me ajude a seguir a Sua direção, a esperar pelas Suas respostas e pelo Seu tempo perfeito. Me ajude a prestar mais atenção e trabalhar de forma leve e tranquila, sem pressa ou permitindo que as atividades se tornem um fardo. Que eu possa me submeter às minhas líderes como ao Senhor para que o Seu nome seja louvado. Me dê sabedoria para lidar com tudo que precisamos para alcançar mais mulheres, para que elas possam encontrar o Seu amor e se tornem Suas noivas e também fiéis à Sua obra. Amém!

Dorely: Ore comigo,Oro para que o Senhor me ajude a processar todas as informações que as ministras me dão. Por favor me ajude a ser obediente e desejosa de fazer o que o Senhor separou para que eu fizesse. Eu compreendo que tudo isto é para o Seu Reino, Senhor, e eu espero não falhar contigo. Obrigada por me trazer até aqui. Amém.