Tác vụ là gì? Trên thực tế nó bao gồm mọi hạng mục và nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Khi quản lý đúng đắn sẽ cung cấp cho đơn vị quy trình làm việc hiệu quả.
Dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp cho bạn hiểu rõ tác vụ là gì, vai trò cũng như các mô hình quản lý tác vụ hiệu quả nhất hiện nay. Tin chắc rằng chia sẻ bên dưới sẽ giúp quý độc giả có thêm nhiều thông tin hữu ích.
Tác vụ bao gồm mọi hạng mục cũng như nhiệm vụ cần kết thúc trong khoảng thời gian nhất định. Nhằm bảo đảm hoàn thành dự án theo đúng thời hạn, tiến độ quy định.
Bên cạnh đó, nhóm quản lý được phép giao quyền kiểm soát nhiệm vụ trong suốt quá trình diễn ra. Việc làm này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng ban, cá nhân và phân bố hiệu quả các tác vụ đang triển khai.
Thông thường, tác vụ ở biểu đồ Gantt mang tính chất phụ thuộc. Nó cần hoàn thiện trước khi triển khai tác vụ mới.
Làm việc theo nhóm, quản lý tác vụ chính là chìa khóa tạo sự hài hòa, công bằng lẫn triển khai hiệu suất đội ngũ. Nó cung cấp hệ thống nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng và có sự liên kết với nhau trong tổng thể dự án.
Bằng cách này cá nhân nắm rõ vai trò cũng như trách nhiệm của bản thân. Từ đó sắp xếp thời gian triển khai để bảo đảm hiệu suất và chất lượng.
Với sự phát triển mạnh mẽ công cụ quản lý dự án, cộng tác sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng. Đặc biệt, hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi kể cả việc làm phức tạp nhất dựa vào cộng tác trong dòng chảy tác vụ của phòng ban, cá nhân tham gia.
Sự cộng tác trong quản lý đã và đang định hình cách thức hoạt động doanh nghiệp. Những công cụ kết hợp quy trình quản lý chất lượng giúp:
Nhiên viên biết tác cụ cần phải ưu tiên thực hiện trước.
Hoàn thành tác vụ đúng thời hạn quy định.
Cân bằng khối lượng giữa các tác vụ.
Mọi thông tin về nhiệm vụ được đồng bộ hóa.
Giảm áp lực, căng thẳng trong tác vụ.
Hiện nay, có nhiều phương pháp quản lý tác vụ hiệu quả. Nổi bật như mô hình Waterfall, Agile, Sᴄrum, Kanban. Những hình thức này có tính linh hoạt cao và ứng dụng hiệu quả trong các lĩnh vực khác. Cụ thể:
Mô hình tác vụ là gì? Waterfall là một trong những phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi bạn phải có kế hoạch sâu rộng. Nhiệm vụ phải cố định, xác định rõ ràng trước khi tiến hành và thể hiện rõ sự phụ thuộc. Đồng thời, tác vụ giai đoạn trước phải hoàn thiện thì việc làm sau mới bắt đầu.
Điểm mạnh của mô hình này là dự đoán chuẩn xác thời điểm kết thúc dự án. Tuy nhiên, điểm yếu là thiếu sự linh hoạt.
Thông thường hình thức kể trên chỉ áp dụng những dự án cố định, không thay đổi kể từ khi lập kế hoạch tới triển khai. Đây cũng chính là lý do vì sao quản lý dự án lớn ưa chuộng dùng mô hình Waterfall.
Agile không hẳn là kỹ thuật quản lý tác vụ mà là tập hợp nguyên tắc ban đầu áp dụng cho dự án phát triển phần mềm. 4 giá trị chính được mô tả mô hình như sau:
Cá nhân cũng như sự cộng tác quan trọng hơn công cụ, quy trình.
Thích ứng thay đổi hơn bám sát vào kế hoạch.
Cộng tác với khách hàng/đối tác quan trọng hơn so với đàm phán hợp đồng.
Phần mềm hoạt động tốt hơn tài liệu chi tiết.
Đối với mô hình Agile nhiệm vụ trong dự án hình thành sơ bộ ban đầu. Sau đó, điều chỉnh liên tục phụ thuộc vào tình hình triển khai theo thực thế thay vì cố định như Waterfall.
Vì lẽ đó, phương pháp này phù hợp mọi dự án phức tạp, không thể đoán trước hay mục tiêu tăng trưởng đòi hỏi tính linh hoạt cao.
Mô hình quản lý tác vụ Sᴄrum ủng hộ việc trao đổi nhóm nhỏ hoặc tự tổ chức. Nhằm xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ. Phương pháp này hoạt động theo 3 vai trò chính như:
PO(Produᴄt Oᴡner) phải lập kế hoạch ban đầu và thiết lập ưu tiên, phối hợp cùng bộ phận khác của doanh nghiệp.
Sᴄrum Maѕter chịu trách nhiệm giám sát việc làm trong quá trình triển khai.
Deᴠ Team: Mọi thành viên của nhóm phải thực hiện phần việc trên từng sprint. Trong nhóm Sᴄrum dùng bảng để theo dõi tác vụ của mỗi bạn. Mỗi task chia thành đoạn nhỏ gọi là “ѕtorieѕ” và chúng là “baᴄklog”(những ᴠiệᴄ cần làm), trở thành ᴠiệᴄ đang triển khai(ᴡork-in-progreѕѕ).
Phương pháp này đề cao sự linh hoạt và cho phép nhóm có cái nhìn khách quan về tình trạng của dự án. Đồng thời, mô hình hỗ trợ đánh giá chuẩn chỉ rào cản kìm hãm họ.
Thông thường, nhóm Sᴄrum có năng suất lao động cao vì quy trình luôn cải tiến và dùng chiến thuật có giá trị hơn làm trước. Những hạng mục quan trọng, đem lại giá trị lớn hơn cho chủ dự án nên được hoàn thành đầu.
Thế nhưng, khả năng thất bại cao. Bởi mô hình đòi hỏi thành viên phải có kinh nghiệm, nhiệt huyết cũng như năng lực với công việc.
Khác với Sᴄrum, quản lý tác vụ Kanban dùng thẻ thị giác để trực quan hóa tác vụ cũng như luồng công việc. Từ đó, góp phần cải thiện đầu ra bằng việc gia tăng sự tập trung đội nhóm vào nhiệm vụ quan trọng, cần thiết.
Phương pháp kể trên phù hợp cho nhóm nhỏ làm việc ở bối cảnh các ưu tiên nhiệm vụ thường xuyên thay đổi. Mô hình đại diện cho giai đoạn phát triển khác nhau và thẻ Kanban dùng để mô tả việc làm.
Thẻ được di chuyển từ này sang cột khác, tạo nên bức tranh trực quan. Cung cấp chi tiết trạng thái thực hiện của mỗi hạng mục giúp người quản lý dễ dàng phát hiện điểm nóng. Từ đó, sở hữu phương thức xử lý kịp thời, tránh trường hợp tắc nghẽn tác vụ ảnh hưởng tiến độ.
Chọn lựa phương pháp quản lý phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ phức tạp công việc, tính linh động, văn hóa làm việc…. Muốn tìm ra mô hình phù hợp bạn phải họp bàn thu thập ý kiến của các thành viên khác. Vì họ là người triển khai từ lý thuyết tới thực tế.
Mong rằng với những chia sẻ vừa rồi giúp bạn giải đáp thắc mắc tác vụ là gì? Có những phương pháp quản lý nào hiệu quả? Bạn hãy kết nối đến Vuiapp.vn để được tư vấn chuyên sâu.
Nguồn bài viết: https://vuiapp.vn/tac-vu-la-gi