Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці.
Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт. Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат. Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.
При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази
Ще років 50 тому канцелярський працівник мав у своєму арсеналі лише пачку листів та друкарську машинку (а якщо пощастить, то ще й фотокопіювальних апаратів). Сьогодні рівень розвитку сучасних технологій значно спрощує життя і клеркам, і секретарям, і журналістам, і медпрацівникам, і представникам багатьох інших професій, чия робота так чи інакше пов’язана з веденням документообігу
Оргтехніка для офісу : класифікація
Сучасні засоби оргтехніки діляться залежно від області призначення на:
1. Комунікаційні.
Сюди відносяться засоби
телефонного,
мобільного,
факсимільного зв’язку,
а також електронна пошта.
За розташуванням телефони поділяються на переносні й стаціонарні, а з систем зв’язку – на радіо-і дротяні телефони. Остання категорія оргтехніки є основним засобом зв’язку в будь-якому сучасному офісі.
Мобільним зв’язком визнається будь радіозв’язок (стільникова, пейджинговий, Транковая, рації та ін), яка дозволяє абоненту виконувати комунікативні функції без прив’язки до певного місця.
Факсимільні засоби зв’язку (факс, ПК з факс-модемом) дозволяють передавати зображення по телефонному каналу (радіо-чи проводовому).
Електронна пошта як комунікаційна оргтехніка – це система обміну текстової, фото – чи графічної інформацією з співрозмовником, яка здійснюється через ПК або стільниковий телефон, які мають підключення до Інтернету.
2. Електронні.
До цього класу належать такі пристрої, як персональний комп’ютер, ноутбук, нетбук і т. п. Як правило, через них координується робота деяких інших видів оргтехніки (зокрема сканера, принтера).
3. Друкуючі.
Друкарські машинки сьогодні практично канули в лету і використовуються в даний час, напевно, тільки любителями (наприклад, письменниками, звиклими працювати по-старому). Тепер їх вдало і ефективно замінило поєднання комп’ютера та принтера. Принтер представляє собою периферійне комп’ютерне пристрій, який використовується для виведення потрібної інформації на паперовий або інший (пластик, тканина) носій. Залежно від використовуваного способу друку ця апаратура ділиться на три класи: струменеві, матричні і лазерні принтери.
4. Розмножувальні.
Копіювальна оргтехніка – це копіювальні машини, сканери, різографи, які значно спрощують процес розмноження документів. Загалом, принцип роботи таких пристроїв зводиться до зчитування вихідної інформації з аркуша (тексту, малюнка, фотографії), введення її в комп’ютер (на відміну від сканерів ксерокси працюють без цього етапу), розпізнавання і виведення в заданій кількості копій. Різограф використовується для створення брошур, буклетів, рекламних матеріалів великим тиражем, розмноження яких представляється трудомістким для копіювальних апаратів і економічно невигідним для професійних друкарень.
5. Багатофункціональні.
Багатофункціональна оргтехніка – це пристрої «все в одному», які дозволяють істотно заощадити офісний простір, оскільки один такий апарат одночасно може бути або телефоном-факсом, або факсом-копіром-сканером, або копіром-сканером -принтером. У сучасних моделях МФУ, як правило, присутні роз’єми під найбільш поширені формати карт пам’яті, що дає можливість друкувати зображення та інші документи без участі комп’ютерного пристрою.
6. Презентаційні.
Одне з необхідних умов успішної роботи підприємства – це його рекламна діяльність. Хтось займається просуванням своїх товарів і послуг через Мережу, хтось публікує інформацію про себе в періодичній пресі, а хтось бере участь у різних семінарах і виставках. Для останнього випадку необхідною умовою є наочність, барвистість і динамічність експонованих матеріалів. Презентаційна оргтехніка – це такі технічні засоби, як мультимедіа проектор і overhead (проекційний апарат), без яких сьогодні складно уявити повноцінний доповідь або рекламну презентацію.
Урок 2.pdf