RPA-implementering
RPA-implementering
Gode råd
Gode råd
Forside > Gode råd
”Hastige fremskridt inden for automatiseringsteknologi […] er begyndt at få mærkbar effekt på markeder og samfund verden over. Også det danske arbejdsmarked står over for omfattende forandring. Vi anslår, at eksisterende teknologi kan automatisere op mod 40 pct. af de samlede arbejdstimer i Danmark.”
Ovennævnte skriver McKinsey & Company i en analyse udarbejdet for Disruptionsrådet i efteråret 2017 (Automatiseringens effekter på det danske arbejdsmarked).
Bare gå i gang. Der findes ikke en one-size fits all plan til RPA-implementeringer. Organisationer er forskellige.
Organisationens kompetencer og modenhed har meget stor indflydelse på, hvordan et implementerings roadmap vil se ud.
Involvér medarbejderne fra begyndelsen: Hvilke opgaver kan de komme af med – og vil de rigtig gerne af med?
Robotterne er ikke IT-projekt – det er et projekt for hele organisationen.
Husk at robotterne godt kan være et midlertidigt projekt.
Sørg for god og tydelig kommunikation på alle planer i organisationen. Vær klar, tydelig og ærlig i formålet med at indføre robotter. Er det frigørelse af tid til værdiskabelse eller er målet reelt en spareøvelse? Det skal kommunikeres ud.
Få RPA afmystificeret. "Vi gør det her, fordi xxx". Frygten for, at robotterne stjæler medarbejdernes arbejde skal afmonteres.
Der skal kommunikeres, at medarbejderne kan bidrage til RPA-initiativets succes ved at komme med gode forslag til processer, som kan automatiseres.
Forbered organisationens medarbejdere, så de er klar til at lære nye processer og værktøjer. Det kræver i nogle tilfælde læring og kompetenceudvikling i form af e-learning eller små kurser.
RPA skal forankres i topledelsen. Der skal være et stærkt ledelses-commitment. Det er et organisatorisk projekt og ikke én enkelt IT-løsning. Der skal være et reelt ønske om at optimere processer i topledelsen, mellemledelse og hos medarbejdere.
Fastlæg tydelige modeller for ejerskab og ledelse af RPA-initiativet, og uddelegér ansvarsområder, så opgaver er fordelt og alignet fra begyndelsen.
Få afstemt realistiske forventninger til RPA.
IT skal inddrages i arbejdet qua viden om organisationens tekniske systemer. Valget af teknologi skal ske i tæt samarbejde med forretningen og de aktuelle behov.
Erfaringer fra både store og små RPA-initiativer viser, at den organisatoriske forankring af RPA-initiativet og tilhørende governance får stor betydning for den efterfølgende succes og gevinstrealisering.
Hent hjælp og inspiration på websites og i fora på nettet. Tag evt. onlinekurser.
Prøv at downloade prøve-versioner af forskellige softwaretyper og udforsk dem.
Overvej en grundlæggende lille uddannelse i RPA, hvis organisationen for alvor satser RPA.
Deltag i netværk og arrangementer om RPA.
Start småt. Organisationen skal erhverve sig erfaringer med RPA først. Start med en lille ting, og bliv bekendt med det. Find ud af, hvad RPA egentlig går ud på.
Start med en enkel proces, der er nem at gennemføre.
Find nogle ambassadører blandt medarbejderne, som synes, det er en superspændende proces med RPA.
Vær sikker på at vælge de rigtige medarbejdere til at forklare processerne og være med i udviklingen af robotterne.
Begynd ikke med store automatiseringsprojekter. Gå i stedet efter en hurtig gevinst, som giver et værdiskabende afkast i organisationen efter kort tid.
Kend organisationens processer og hav overblik over de manuelle processer.
Identificér de processer, alle er trætte af, og som ikke skaber værdi.
Få indsigt i hvem der har hvilke roller og kompetencer, og hvem har ansvaret for en proces eller dele af en proces..
At 'sætte strøm' til en dårlig proces gør den ikke mere effektiv. Organisationen skal tit og ofte skal se sine processer og arbejdsgange nærmere efter i sømmene.
Find processer som egner sig til automatisering. Når der er en tilstrækkelig indsigt i organisationens processer, så man kan prioritere ud fra fx, hvilke processer der har det største potentiale, og der hvor frugterne hænger lavest.
Husk at dokumentationen af processerne er afgørende for, om automatiseringsprojektet bliver vellykket.
Når processerne er klarlagt kan der bygges robotter. Det er som oftest ikke selve udformningen af den automatiserede proces, som tager tid. Det kan tage tid at forstå processerne. Det er ikke altid, at medarbejderne kan forklare deres processer, de gør det jo bare.
Tænk bredt. På den lange bane bør målet være at standardisere og automatisere hele processen.
Organisationen skal have styr på sine data og begreber. Hvis data ikke er defineret på samme måde i de forskellige systemer, der indgår i en proces, så vil det være svært at automatisere den fulde proces.
Vælg og test nogle forskellige leverandører. RPA-markedet er under hurtig udvikling.
Find den leverandør, som passer bedst til organisationen og dens processer. RPA-værktøjerne er forskellige. Der er ikke én software, der passer til alle organisationer og deres unikke krav.
Valget af leverandør afhænger også af, hvilke ressourcer organisationen selv har i forvejen, og som kan noget. Find de medarbejdere i organisationen, der synes, at det kunne være sjovt, at arbejde med RPA.
På baggrund af foranalysen med valg af processer samt valget af leverandør kan organisationen igangsætte et Proof of Concept (PoC) eller et pilotprojekt.
Proof of Concept (PoC) er et mindre projekt med det formål, at bevise RPA-værktøjets praktiske anvendelighed i organisationen. Hvordan fungerer softwaren fungerer i praksis - lever den op til kravene? Hvor skal robotten implementeres samt hvilke opgaver skal den løse. Løsningen udvikles ikke til at være operationel.
Robotten bliver sat i arbejde og der skal efterfølgende analyseres på, hvordan det går. Er business casen holdbar?
På dette tidspunkt giver det også mening for organisationen at overveje, om og hvordan de rette kompetencer blandt medarbejderne skal udvikles til at kunne håndtere de nye tiltag.
Et pilotprojekt er meget lig en Proof of concept (PoC), men vil have et større scope. Derudover vil en pilot-løsning være operationel, og den kan sættes i drift for at teste den egentlige indflydelse på organisationen, hvilket ikke gør sig gældende for en PoC.
Pilotprojektet bør udføres af et mindre dedikeret team.
Start i et område, som er godt forstået, og der er en tro på, at der kan bygges en solid business case op omkring.
I pilotprojektet er det en god idé at udvælge (simple) processer, der involverer og inspirerer flere dele af organisationen i brugen af RPA.
For at skabe interesse for RPA er det vigtigt, at pilotprojektets resultater og succes kommunikeres bredt ud.
Prøv ikke på at gøre for meget nyt på en gang. Måske er det bedre at arbejde videre med RPA-erfaringerne for at få det fulde udbytte af den investering, der allerede er foretaget.
Efter en PoC/Pilotprojekt er organisationen klar til at implementere og skalere RPA på tværs af organisationen. Transformations-processen skal håndteres korrekt ved at have fokus på forandringsledelse og de berørte ansatte.
Det er meget vigtigt at have en end-to-end tilgang til processerne på tværs af organisationen, og samtidig sørge for, at processerne er standardiserede og optimeret til RPA.
Det er nødvendigt at få etableret RPA som en naturlig del af organisationens driftsmodel ved at etablere en governance-struktur, der passer til organisationens behov.