Automatisering
Automatisering
Automatisering af processer
Automatisering af processer
Forside > Automatisering
Mulighederne er mange for automatisering af processer, og der er eksempler på organisationer, der på enkelte processer har besparingspotentialer på flere hundrede timer/år - processer som kan automatiseres på få uger eller dage, men hvor gevinsterne er langvarige.
RPA-værktøjer giver desuden også mulighed for at udføre opgaver, der ikke bliver iværksat, idet opgaverne vil være for ressourcekrævende i forhold til udbyttet, hvis en medarbejder skulle udføre opgaven.
Der åbnes således op for, at opgaver, som tidligere har været urentable at få udført, nu kan bidrage med værdi for organisationen, uden konstant at trække på medarbejderkapaciteten.
For at kunne vælge det bedste grundlag for de rette automatiseringsinitiativer, så skal organisationen først kunne svare på følgende spørgsmål:
Hvordan ser vores tværgående arbejdsgange ud?
Hvilken rolle udfører opgaverne i hver proces?
Hvordan udføres hver opgave trin for trin?
Hvilke systemer bruges?
Har vi fjernet unødige trin og opgaver fra hver aktivitet og proces?
Hvordan vil vi overvåge og optimere processen, efter den er blevet automatiseret?
Når der er svaret på de seks spørgsmål, så har organisationen et klart defineret grundlag til at finde egnede arbejdsgange, der kan automatiseres.
Det gælder først om at finde de arbejdsgange, der kan:
Spare mest tid.
Fjerne flest fejl.
Forbedre kundeoplevelsen.
Overordnet set, så er en proces egnet til RPA, hvis følgende forhold er til stede:
Hele eller dele af processen er meget manuel og gentagende.
Tidsbelastningen – Processer medarbejderen bruger meget tid på.
Regel baseret proces (Hvis A, så B, eller C)
Lav grad af undtagelser.
Høj volumen af gentagelser – Dagligt, ugentligt eller månedligt.
Data flyttes i eller på tværs af programmer.
Men der er også andre faktorer, der spiller ind:
Datatyper.
Systemer.
IT-opgraderingsplaner.
Ressourcebesparelser.
Det er væsentligt at huske på, at RPA ikke behøver erstatte hele arbejdsopgaven fra A til Z. Det kan sagtens vise sig, at det kun er dele af opgaven, som RPA tager over på, så det derved bliver et aktivt samarbejde mellem medarbejderen og RPA.
En dybdegående analyse af end-to-end arbejdsprocesserne vil kunne vise, at der skal flere metoder i brug, og at det ikke er muligt at afvikle hele flowet uden menneskelig involvering.
RPA-software har desuden begrænsninger, så når det kommer til at arbejde med data og information, der ikke er elektronisk, hvilke typisk gør sig gældende for 'undtagelser til hovedreglen' eller der, hvor medarbejderen foretager en eventuel subjektiv vurdering i løsning af opgaven.
Robotten kan sættes ind flere forskellige steder:
I starten af en proces, hvor der fx. skal konsolidere input.
I slutningen af en proces der fx skal strømlines data fra forskellige systemer.
I midten af en proces, hvor det tilrettelagte arbejde skal eksekveres.
Igennem en proces, hvor mere komplekse scenarier skal behandles manuelt.
Hele processen med få undtagelser, som skal håndteres manuelt.
1. Salgsordrer
Robotten kan løbende tjekke for indkomne salgsordrer som modtages digitalt (fx vedhæftet PDF i mail) og derefter behandle dem ved at registrere informationer fra PDF i ERP-systemet. Herefter kan der med det samme oprettes en produktionsordre eller plukliste.
2. Kundeoprettelse
Hvor kunder oprettes online kan en robot i et fastsat interval tjekke for nye indkomne og oprette kunden øjeblikkeligt i alle relevante systemer.
3. CRM-processer
Robotten kan behandle kundedata på tværs af flere systemer (ændringer og indtastninger) og dermed sikre, at alle dine CRM-data er synkroniseret.
4. Marketing
Robotten kan hente data fra forskellige systemer og kilder. På denne baggrund kan der genereres en rapport på et fastsat tidspunkt til de marketingsansvarlige.
5 Reklamationer
Robotten kan hente data fra forskellige systemer og dermed kontrollere at tidsfrister for reklamationer er overholdt. Herefter kan dataene videregives til en kundesupporter som kan kan tage stilling til den videre proces.
Supply Chain Management, forkortet som SCM, handler overordnet om, at håndtere en virksomheds vare- og materialestrømme helt fra råvareleverandør til slutforbruger. Man arbejder dermed med, at få samspillet mellem de forskellige aktører i virksomhedens værdiskabende aktiviteter til at gå op i en højere enhed.
1. Masterdata
Robotten kan undersøge datakvaliteten af stamdata (varer, kunder, leverandører) på tværs af flere systemer. På denne måde kan robotten undersøge, oprette, rette/berige og ensarte masterdata på tværs af systemer, så data bliver synkroniseret.
2. Indkøb & Levering
Robotten kan løbende følge op på, om en indkøbt ordre er blevet leveret af leverandør. Købsfakturaen kan sammenholdes med den oprindelige indkøbsordre (validering af vare, pris, mængde etc.). Hvis alt stemmer bogføres fakturaen, og ellers gives notifikation til relevant medarbejder.
3. Ikke modtagne varer
Robotten kan dagligt sende en rykker, hvis en vare eller ordrebekræftelse ikke er modtaget rettidigt,
4. Drifts monitorering
Robotten kan løbende indsamle driftsdata fra produktionsmaskiner og generere en rapport til de ansvarlige.
1. Tilgodehavender og rykkere
Robotten kan med et ønsket interval overvåge tilgodehavender og sende en mail til kunden med påmindelse om forsinket betaling.
2. Debitorindbetalinger
Robotten kan med eget NemID logge ind i netbank og hente informationer om indbetalinger og efterfølgende indlæse dem i relevant system.
3. Regnskabsafslutning
Robotten kan klargøre og indhente opdaterede oplysninger fra forskellige interne og eksterne kilder. Den kan foretage dataoverflytninger fra underenheder til hovedbogen, forberede, godkende og postere manuelle journalposter og analysere økonomiske data..
4. Fakturaer
Robotten kan indlæse modtagne fakturaer og foretage check mod lister eller sende dem til medarbejder godkendelse. Robotten kan bogføre fakturaer som er svarer til det forventede og en liste kan sendes til de rette medarbejdere, hvis der er uoverensstemmelser.
1. Personaleadministration
Robotten kan indtaste data i relevante systemer, hvis en medarbejder fx skifter stilling internt, og det giver anledning til forskellige ændringer (titel, lønklasse etc.)
2. Onboarding
Robotten kan oprette nye medarbejdere på tværs af flere systemer.
1. Ændringer i AD-bruger
Robotten kan foretage AD-brugerens oprettelse og ændringer, så brugeren har de nødvendige rettigheder i IT-systemerne. Endvidere kan robotten også sørge for nedlægning af AD-brugeren.
2. Installering
Robotten kan sættes til oprettelse af ny medarbejder PC (oprettelse af AD-bruger, programmer, indstillinger), så der sikres ensartet logik ved alle nye opsætninger.
3. Rens af data
4. Integrationer og flytning af data mellem forskellige programmer og systemer