La documentazione
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Un sistema di project management deve essere in grado non solo di gestire l’avanzamento materiale del progetto, ma anche di implementare un efficace sistema di documentazione relativa al progetto, condivisa con il team di progetto. Tale condivisione deve permettere a tutti coloro che sono coinvolti nello sviluppo di un progetto, di avere a disposizione tutte le informazioni pertinenti per il corretto espletamento del proprio ruolo, e solo quelle di propria specifica competenza.
Un sistema di project management deve essere in grado non solo di gestire l’avanzamento materiale del progetto, ma anche di implementare un efficace sistema di documentazione relativa al progetto, condivisa con il team di progetto. Tale condivisione deve permettere a tutti coloro che sono coinvolti nello sviluppo di un progetto, di avere a disposizione tutte le informazioni pertinenti per il corretto espletamento del proprio ruolo, e solo quelle di propria specifica competenza.
I principali strumenti di Project Management
I principali strumenti di Project Management
Il Business Plan viene utilizzato sia all'interno dell'impresa come guida strategica, sia come documento da presentare a istituti finanziari o nuovi soci per la richiesta di finanziamenti in conto capitale o a debito. Spesso utilizzato anche per la richiesta di finanziamenti per le agevolazione all'imprenditoria giovanile.
Il Business Plan è un documento composto da 2 parti:
- una Descrittiva nella quale viene spiegato il progetto, il mercato competitivo e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del piano.
- una parte Numerica nella quale vengono presentate le proiezioni economico patrimoniali e finanziarie prese in esame nella parte descrittiva.
Il Project Charter è un documento aziendale con il quale si ufficializza formalmente l’avvio di un progetto dandone comunicazione all’intera organizzazione aziendale coinvolta.
È l’atto formale con il quale tutte le parti interessate al progetto vengono informate non solo dell’esistenza del progetto, ma anche di tutte le caratteristiche, gli incarichi, le responsabilità ed i ruoli coinvolti nel progetto stesso.
Nel momento in cui questo documento viene approvato dal management e pubblicato in azienda, si formalizza ufficialmente l’avvio del progetto e si dà inizio alla sua realizzazione.
La WBS è uno strumento utilizzato per la scomposizione analitica di un progetto in parti elementari.
Lo scopo è quello di organizzare il lavoro in elementi più facilmente gestibili e rendere meno complessa la comprensione del progetto, in modo da comunicare a tutti i soggetti coinvolti (stakeholder) le fasi e le attività da svolgere per il raggiungimento di un obiettivo.
Con lo strumento della WBS, dunque, il progetto viene scomposto gerarchicamente in componenti (ad esempio sottobiettivi, attività e compiti specifici), con un grado di dettaglio sempre maggiore, seguendo un approccio top-down.
Il diagramma di Gantt (o Gantt di progetto) è uno strumento molto versatile per rappresentare, visualizzare, e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un progetto. In tal senso, si presta a rappresentare ogni tipologia di progetto indipendentemente dalle sue dimensioni, impatto, importanza aziendale.
Il suo nome deriva da quello del suo inventore Henry Gantt, ingegnere statunitense, che ne sviluppò il modello nei primi anni del 1900.
La natura grafica di questa rappresentazione consente di comprendere facilmente il flusso del lavoro da svolgere in un progetto anche senza avere una conoscenza approfondita del project management.
I metodi Pert e C.P.M. studiano lo sviluppo di un progetto attraverso la programmazione delle attività di cui si compone. Entrambi i metodi si occupano soprattutto degli aspetti temporali e quindi vanno visti come metodi di ottimizzazione del tempo di realizzazione di un progetto. Il C.P.M. utilizza stime deterministiche delle durate delle attività senza considerare incertezze relative a tali stime. Inoltre questo metodo considera anche gli aspetti relativi ai costi delle varie attività. Il Pert, invece, si occupa solo della minimizzazione del tempo
Un piano ben costruito e con deliverables ben definiti dovrebbe rendere più semplice monitorare l’avanzamento di un progetto come parte di un processo continuo di monitoraggio e di revisione.
Definire gli stadi, le fasi e le tappe (milestones) principali è una parte essenziale di questo processo.
Fasi e milestones sono i blocchi principali di attività necessarie per conseguire gli obiettivi del progetto e gli snodi chiave di un progetto.
Il numero di stadi, fasi e milestones di un progetto dipende necessariamente dalla portata e dalla complessità di un progetto.
Nel formare il team di progetto, il Project manager deve favorire fin da subito lo sviluppo di un'identità comune, un insieme di norme e regole tese al conseguimento degli obiettivi del progetto.
Ciò che distingue i team di progetto è che un gruppo di persone, che spesso non hanno mai lavorato insieme prima, devono iniziare rapidamente a lavorare assieme in maniera efficace al fine di conseguire un obiettivo.
Organizational Breakdown Structure (OBS) è l’espressione utilizzata per definire la struttura organizzativa di progetto.
Questo documento formalizza ed ufficializza le linee di riporto tra i componenti del project team ed ha validità ai soli fini dell’operatività del progetto, nel senso che non necessariamente è un riflesso dell’organigramma aziendale.
La OBS inoltre è particolarmente utile all’interno di progetti complessi in quanto chiarisce i livelli di coordinamento, i punti di controllo organizzativi e l’ambito di autonomia dei ruoli coinvolti.
La gestione dei costi di progetto consiste nella stima dei costi previsti per ciascun elemento del progetto (attività, Work Package - WP o deliverable), nella loro allocazione e distribuzione temporale, al fine di sviluppare un budget. Consiste, inoltre, nel successivo controllo basato sul confronto tra i costi stimati e quelli effettivamente sostenuti ad una certa data, in modo da analizzare gli scostamenti rispetto alle stime e valutare le azioni da intraprendere.
I progetti richiedono il coinvolgimento di molte persone, è quindi fondamentale evitare situazioni in cui non è chiaro chi debba fare cosa e situazioni in cui nessuno si assume la responsabilità di prendere decisioni. La delega è una parte essenziale del ruolo di un project manager, quindi identificare ruoli e responsabilità all'inizio di un progetto è importante. La matrice RACI è il mezzo più semplice ed efficace per definire e documentare ruoli e responsabilità del progetto. Sapere esattamente chi si occuperà operativamente delle attività, chi ne detiene la ownership, chi deve essere consultato e chi invece deve essere tenuto informato, migliorerà notevolmente le possibilità di successo del progetto.
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