Přístupnost dokumentů
I u digitálních dokumentů je přístupnost důležitá.
Proč to řešit
Denně se setkáváme s digitálními dokumenty. I u nich je přístupnost důležitá.
Digitální dokumenty jsou pro nás důležité:
- Dokumenty veřejné správy (jako jsou rozhodnutí, oznámení apod.)
- Dokumenty jako zdroje práv a povinností (legislativa, vyhlášky, různé řády apod.)
- Smlouvy
- Faktury a vyúčtování
- Obchodní doklady
- Učební a lektorské texty
- Elektronické knihy a díla
Tady všude se jedná většinou o statické dokumenty, kterým se budeme věnovat.
Je nutné zajistit, aby se s těmito dokumenty a jejich obsahem mohly seznámit i osoby se zdravotním postižením.
Jak na to
U dokumentů platí, že způsobů jejich tvorby jsou doslova desítky, kupříkladu psaní a konverze v kancelářských aplikacích, generování ze spisové služby či DMS systému, generování z nějaké aplikace jako je účetnictví apod. Neexistuje tedy jednotný a jediný postup jak na to, přesto lze pár věcí doporučit.
Obecné principy a zásady
Obecnými principy a zásadami se můžeme řídit v každém případě. Lze konstatovat, že:
- Tam kde v dokumentu má být nadpis, má to být opravdu technicky nadpis (tučné a zvětšené a podtržené písmo samo o sobě není nadpisem).
- Jakýkoliv netextový prvek má mít svůj popisek (obrázek, logo, diagram apod.).
- U elementů jako jsou obrázky, diagramy, grafy, tabulky apod. má být jejich popisek či titulek, a ten musí být správně jako titulek označen.
- Použijeme takové formátování a vlastnosti textu, aby se text dobře četl.
Ministerstvo vnitra vydalo pro návod k přístupným dokumentům
- Sedmero zásad pro přístupné PDF dokumenty je soubor zásad MV pro tvorbu přístupných dokumentů PDF určených zejména pro veřejnou správu, ale jsou i obecně použitelné.
Office a kancelářské programy
Ať už pracujeme v Microsoft Office, OpenOffice, či třeba v Google Docs nebo jakémkoliv jiném kancelářském software, je vhodné dodržet výše zmíněné principy již při samotném psaní a editaci textu.
- Make your Word documents accessible - je návodný článek věnovaný krokům k zajištění přístupnosti u dokumentů vytvářených v Microsoft Wordu, ale je obecně použitelný pro všechny textové editory.
PDF dokumenty
Nejrozšířenějším formátem (a mimochodem povinným výstupním formátem ve veřejné správě) jsou dokumenty ve formátech PDF, a to zejména PDF/A.
Způsobů, jak takový dokument vytvořit, je více:
- Uložením jako PDF v kancelářském programu
- Konverzí či exportem do PDF z webového nástroje pro práci s dokumenty
- Konverzí v rámci DMS systému
- Konverzí do výstupního formátu ve spisové službě
- Vygenerováním
- Konverzí s pomocí offline či online konvertoru
Obecně platí výše uvedené zásady. Je pak na konkrétní technologii a nástroji, aby tyto zásady naplnily.
Naskenované dokumenty a obrazy dokumentů
Naskenované dokumenty jsou z principu nepřístupné. Jedná se o obrazové dokumenty, které pouze na obrazovce počítače vypadají jako text, ale textové informace v sobě primárně neobsahují.
Určitou výjimku mohou tvořit dokumenty, které po naskenování prošly rozpoznáním textu, takzvaným OCR. Vzhledem k tomu, že proces OCR ale probíhá automatizovaně, nikdy si nemůžeme být jisti jeho stoprocentní přesností. A přesnost může být důležitá, představte si OCR faktury, na které se špatně rozpozná číslo účtu či se nerozpozná správně desetinná čárka v ceně.
Aktualizováno 27. února 2017 v 16:48