Přístupnost dokumentů

I u digitálních dokumentů je přístupnost důležitá.

Proč to řešit

Denně se setkáváme s digitálními dokumenty. I u nich je přístupnost důležitá.

Digitální dokumenty jsou pro nás důležité:

  • Dokumenty veřejné správy (jako jsou rozhodnutí, oznámení apod.)
  • Dokumenty jako zdroje práv a povinností (legislativa, vyhlášky, různé řády apod.)
  • Smlouvy
  • Faktury a vyúčtování
  • Obchodní doklady
  • Učební a lektorské texty
  • Elektronické knihy a díla

Tady všude se jedná většinou o statické dokumenty, kterým se budeme věnovat.

Je nutné zajistit, aby se s těmito dokumenty a jejich obsahem mohly seznámit i osoby se zdravotním postižením.

Jak na to

U dokumentů platí, že způsobů jejich tvorby jsou doslova desítky, kupříkladu psaní a konverze v kancelářských aplikacích, generování ze spisové služby či DMS systému, generování z nějaké aplikace jako je účetnictví apod. Neexistuje tedy jednotný a jediný postup jak na to, přesto lze pár věcí doporučit.

Obecné principy a zásady

Obecnými principy a zásadami se můžeme řídit v každém případě. Lze konstatovat, že:

  • Tam kde v dokumentu má být nadpis, má to být opravdu technicky nadpis (tučné a zvětšené a podtržené písmo samo o sobě není nadpisem).
  • Jakýkoliv netextový prvek má mít svůj popisek (obrázek, logo, diagram apod.).
  • U elementů jako jsou obrázky, diagramy, grafy, tabulky apod. má být jejich popisek či titulek, a ten musí být správně jako titulek označen.
  • Použijeme takové formátování a vlastnosti textu, aby se text dobře četl.

Ministerstvo vnitra vydalo pro návod k přístupným dokumentům

Office a kancelářské programy

Ať už pracujeme v Microsoft Office, OpenOffice, či třeba v Google Docs nebo jakémkoliv jiném kancelářském software, je vhodné dodržet výše zmíněné principy již při samotném psaní a editaci textu.

  • Make your Word documents accessible - je návodný článek věnovaný krokům k zajištění přístupnosti u dokumentů vytvářených v Microsoft Wordu, ale je obecně použitelný pro všechny textové editory.

PDF dokumenty

Nejrozšířenějším formátem (a mimochodem povinným výstupním formátem ve veřejné správě) jsou dokumenty ve formátech PDF, a to zejména PDF/A.

Způsobů, jak takový dokument vytvořit, je více:

  • Uložením jako PDF v kancelářském programu
  • Konverzí či exportem do PDF z webového nástroje pro práci s dokumenty
  • Konverzí v rámci DMS systému
  • Konverzí do výstupního formátu ve spisové službě
  • Vygenerováním
  • Konverzí s pomocí offline či online konvertoru

Obecně platí výše uvedené zásady. Je pak na konkrétní technologii a nástroji, aby tyto zásady naplnily.

Naskenované dokumenty a obrazy dokumentů

Naskenované dokumenty jsou z principu nepřístupné. Jedná se o obrazové dokumenty, které pouze na obrazovce počítače vypadají jako text, ale textové informace v sobě primárně neobsahují.

Určitou výjimku mohou tvořit dokumenty, které po naskenování prošly rozpoznáním textu, takzvaným OCR. Vzhledem k tomu, že proces OCR ale probíhá automatizovaně, nikdy si nemůžeme být jisti jeho stoprocentní přesností. A přesnost může být důležitá, představte si OCR faktury, na které se špatně rozpozná číslo účtu či se nerozpozná správně desetinná čárka v ceně.


Aktualizováno 27. února 2017 v 16:48