Zatímco přístupnost webových stránek máme celkem slušně vyřešenu, a to jak na legislativní, tak i na metodické úrovni, u dokumentů je to horší. Máme mnoho komunikačních prostředků (jako jsou třeba datové schránky), ale posíláme jimi elektronické dokumenty, se kterými nemusejí být všichni schopní pracovat.
Dokumenty by měly být přístupné již z logiky jejich určení. Jak máme elektronizovat celou agendu veřejné správy, nebo samosprávy, když budou stále existovat dokumenty, se kterými se jejich příjemce nedokáže seznámit? V tomto dokumentu se pokusíme velmi stručně rozvést sedmero základních principiálních pravidel, které by autoři veškerých elektronických dokumentů (pokud to jejich povaha umožňuje) měli naplňovat. Nechceme určovat konkrétní postupy, jak se mají elektronické dokumenty vytvářet, ale pouze se snažíme ukázat základní pravidla, jejichž dodržením se většinou dosáhne nejvyšší možné přístupnosti.
Obecně by se měly splnit tyto zásady:
V dokumentu jsou textově prezentované informace obsaženy v podkladové textové vrstvě dle specifikací formátu dokumentu. Tato vrstva textových informací dává jednoznačný obsah dokumentu a lze ji prezentovat a zpracovávat běžnými asistivními technologiemi.
Dokument má jasnou strukturu (nadpisy, důležité informace, odkazy, struktura textu ve významu) a tato struktura musí být zřejmá a musí ji být schopné reprodukovat také asistivní technologie. Nadpisy dokumentu a další části textu s určitým strukturálním významem jsou řádně technicky označeny.
V dokumentu jsou v textových částech správně nastaveny tagy - tedy značky uvádějící správnou interpretaci textové části ve struktuře dokumentu, nebo popisující jiný než textový objekt. Tagy musí být buď již součástí dokumentu, nebo musí být k dispozici struktura, ze které se dají sestavit.
U dokumentu musejí být základní popisné informace, a to přímo jeho součástí. Musí být správně vyplněna popisná metadata vlastností dokumentu, jako je například obsah, předmět, autor či původce dokumentu.
Dokument nesmí být technicky zabezpečen tak, že by nebylo možno využít přístupu asistivních technologií a specializovaných technologií programu pro čtení dokumentů. Dokument nesmí být zabezpečen proti získávání textů a informací a proti následné technické reprodukci obsahu a struktury dokumentu.
Dokument (zejména úřední) musí obsahovat veškeré formální náležitosti, které jsou stanoveny zejména v ustanovení §13, vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Pokud nelze k čtení a reprodukci textových informací a struktury dokumentu využít asistivní technologii, nebo pokud z jiného důvodu nelze zajistit, aby se s dokumentem mohl uživatel seznámit pomocí asistivních technologií, musí jeho autor/původce zajistit možnost seznámení s informacemi a obsahem dokumentu jiným způsobem. Informace o takovém náhradním způsobu musejí být k dispozici uživatelům.
Aktualizováno13. dubna 2016 v 12:21