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La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La descripción general de los procesos de la gestión de los costos del proyecto, a saber:
1. Estimar los Costos—Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
2. Determinar el Presupuesto—Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
3. Controlar los Costos—Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta en las etapas iniciales de la planificación del mismo, y usualmente a la par con el desarrollo del cronograma del proyecto.
Para desarrollar el presupuesto, los factores de costos aplicables asociados con las tareas son identificados. El desarrollo de los costos para cada tarea debe ser simple y directo. El costo de ejecutar una tarea está directamente relacionado al personal asignado a la tarea, la duración y el costo de cualquier otro servicio o recursos requeridos para esa tarea.
Existen tres tipos de estimación de presupuestos que ocurren durante el ciclo del proyecto, estos son: estimación preliminar, estimación del contrato y estimación definitiva.
Presupuesto Base
El presupuesto base es utilizado para controlar el presupuesto mediante cálculos del Valor Ganado para determinar como se esta desarrollando el presupuesto de acuerdo con el progreso alcanzado.
La mayoría de presupuestos de proyectos tienen un progreso en forma de "S" en el cual en los primeros meses del proyecto no se incurre en muchos gastos. La figura 9, muestra un ejemplo de un presupuesto en el cual el presupuesto planificado se representa con una línea punteada y el presupuesto real es una línea sólida.
Control de Presupuesto
El control del presupuesto es el proceso por el cual los costos o gastos incurridos en el proyecto son formalmente identificados, aprobados y pagados. Los formatos de las ordenes de compra son llenadas para cada grupo de gastos relacionados tales como servicios de consultoría, equipos y materiales.
El control del presupuesto en una responsabilidad crítica del gerente del proyecto, y es igualmente importante que la organización defina los roles y responsabilidades de todas las partes involucradas en el control del presupuesto.
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