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La Gestión de la Información consiste en recopilar, compartir, distribuir, controlar, verificar y administrar información del proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:
Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y publicación en Internet.
Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
El Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) es un conjunto estandarizado de herramientas automatizadas disponibles dentro de la organización e integradas en un sistema. El equipo de dirección del proyecto usa el PMIS para respaldar la generación de un acta de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar el documento aprobado.
La Gestión de la Información del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.
Los procesos de Gestión proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo comunicándose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el patrocinador. Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender cómo afecta la información al proyecto como un todo.
La recomendación que siempre se hace al respecto es que el director del proyecto debe gestionar la información en el proyecto de acuerdo con los siguientes pasos:
Identificar las necesidades de información: quién, qué y cuándo.
Identificar las fuentes de información más fiables en cada caso.
Identificar el medio más adecuado para la distribución de la información.
Establecer mecanismos para limitar la información exclusivamente a los identificado en los puntos anteriores.
Controlar la distribución de la información.
Verificar que las políticas de gestión de la información son correctas y alineadas con los objetivos del proyecto.
Identificar posibles mejoras en la gestión de la comunicación.
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