Come possiamo aumentare l'engagement dei nostri eventi?

Un po' di contesto

Un giorno non molto lontano mi taggarono in un post di Gabriele Mittica in cui si parlava di "junior" nel mondo IT che scansano l'opportunità di partecipare a conferenze, meetup, eventi tech... nonostante una grande offerta in Italia di eventi davvero interessanti. (cito)

Parte una riflessione quindi sul format che forse deve essere aggiornato e tra un commento e l'altro mi viene un'idea...

E' vero che il contenuto negli eventi fa da padrone ma ormai c'è un overdose reperibile online gratuitamente per cui è sempre più difficile attrarre nuove persone e far capire l'importanza degli eventi in presenza.

❓Quindi mi sono chiesta...

e se facessimo una call pubblica, tra community manager e organizer di eventi in cui condividiamo idee, esperienze e facciamo brainstorming insieme su come aggiornare questo mondo rendendolo sempre più "esperienza" in modo tale da andare oltre alla mera fruizione del contenuto? 

❇️E quindi decisi di fare un semplice post su Linkedin in cui ho raccontato questa mia idea e... la community ha risposto!

Risultato?

Ho creato un semplice form con un unico obiettivo: condividere le attività che facciamo nei nostri eventi per far si che possano essere delle vere e proprie esperienze per chi partecipa.

Ho raccolto l'interesse e sondato la disponibilità della data migliore di +30 community manager che avevano l'interesse nel confrontarsi su questo argomento e...così fù!

Chi ha partecipato

Molti di noi ci conoscevamo già ma apriamo le danze con le presentazioni in cui ogni partecipante ha condiviso anche il numero medio delle persone che partecipano ai propri eventi/meetup, faccio quindi qui di seguito un sunto:

• Davide Passafaro, Angular Roma, partecipanti ai meetup: 20/30 onsite

• Davide Muzzarelli

  • Modena Full Stack, partecipanti ai meetup: 33/35 onsite

  • GDG Cloud Modena, partecipanti ai meetup: 25/28 onsite

• Paolo Rizzello

  • GDG Basilicata/PLUG, partecipanti ai meetup: 20/30 onsite

  • Come to Code, partecipanti alla conferenza: 250/300 onsite

• Alessandro Persiano, GDG Milano, partecipanti ai meetup: 20 onsite, partecipanti alla DevFest: 100 onsite

• Domenico Taverriti, Teamwork Hospitality, partecipanti ai meetup/eventi: 250/5000 onsite

• Stefano Ottaviani

  • Accessibility days, partecipanti alla conferenza: 1000 onsite + 3000 online

  • Devmarche, partecipanti ai meetup: 30/50 onsite

• Gregorio Palamà, GDG Pescara, partecipanti ai meetup: 20/40-50 onsite, partecipanti alla DevFest: 740 onsite

• Alessandra Laderchi

  • Krazydev FRIULI VENEZIA GIULIA , partecipanti ai meetup (AperiDev): 18 onsite 

  • Voxxed Days Trieste , partecipanti alla conference: 150 onsite

• Andrea Saltarello

  • AWS UG Milano, Azure meetup Milano, Italy UG Dot Net, partecipanti ai meetup: 30/40 - min 8 max 70 onsite

  • AI Conf, Cloud day, Web day, partecipanti alle conf: 260 onsite

• Gabriele Mittica

  • Cloud conf, partecipanti alla conf: 500 onsite

  • AWS UG Torino, partecipanti ai meetup: 35 onsite

  •  AWS UG Veneziao, partecipanti ai meetup: 20 onsite

• Alberto Acerbis

  • XPUG Bergamo, partecipanti ai meetup: 30 onsite

  • Working Software, partecipanti ai meetup: 400 (prima) 140 (ora) onsite

  • TD open, partecipanti ai meetup: 80 onsite

  • Polenta e deploy; partecipanti ai meetup: 60 onsite (unconference)

• Fabio Spaziani

  • Dot net code, partecipanti ai meetup (5 eventi anno): 100 onsite

  • Blazor developer italiani: 100 onsite + streaming 

• Antonio Liccardi

  • Dotnet Campania, partecipanti ai meetup: 100/130 onsite evento full day

  • Devday, partecipanti ai meetup 50 onsite

• Michelantonio Trizio

  • GDG Bari, partecipanti ai meetup: 20/50 onsite

  • Devfest, partecipanti alla conference: 500 onsite

  • Devfest levante, partecipanti alla conference di 7 giorni: 100 onsite

• Giorgio Fochesato, - GrUSP, partecipanti agli eventi: 100/250 onsite + online

• Michela Bertaina

  • Codemotion Milano Madrid, partecipanti agli eventi: 2000/2500 onsite

  • Codemotion Meetup, partecipanti agli eventi: 50/80 onsite italia + spagna

  • TEDxCuneo, partecipanti agli eventi: 250/300 onsite + online

Quali sono le cose che avete fatto per aumentare l'engagement nei vostri eventi?

Arriva il momento della fatidica domanda, cuore di questa call. 

Organizzo le risposte per macro argomenti emerse da ogni partecipante nel modo più schematico e sintetico possibile in modo tale che possiate prenderne agilmente spunto:

Sponsor engagement: 

• • l'organizzazione per incentivare le persone a parlare con gli sponsor mette in palio un premio: ogni persona che parla con uno sponsor riceve uno sticker da inserire in una sezione ad hoc del badge. Una volta raccolti tutti gli sticker basta contattare un membro dello staff per richiedere il premio;

  • l'organizzazione ribadisce in opening che la conf si può fare grazie a loro e che molti hanno progetti molto interessanti da raccontare: è importante citare qualche progetto di valore dei main sponsor che può scaturire l'interesse delle persone;

  • l'organizzazione prevede badge con loghi tecnologie + stessi loghi sui booth sponsor per favorire il match di interessi tra attendee e sponsor;

  • badge con QR che gli sponsor possono scannerizzare. Questo permette ai partecipanti di prendere dei punti per ogni sponsor che scannerizza il badge e vincere un premio oltre ad essere inseriti in una lotteria. Allo stesso tempo agevola agli sponsor la raccolta dei lead;

  • open day presso le aziende in cui si racconta cosa fanno e la loro cultura aziendale;

  • per aumentare l'engagement al booth:

    • quiz a premi;

    • giochini di logica;

    • giochi a premi pratici come

      • birilli

      • bocce

      • canestro

    • tirare fuori delle paperelle da una piscinetta con un semplice cordino ebastone;

    • macchinettaa per afferrare i gadget all'interno (esempio)

Cibo:

• • attirare le persone con buffet free;

  • BIRRA: meetup con un unico obiettivo: andare a bere insieme una birra e parlare di codice. Ci si rendeva conto che le persone che si conoscevano si sedevano sempre una vicina all'altro e quindi si è adottata una strategia d'urto: spostarle fisicamente vicino a sconosciute per incentivare il networking.

  • visita in cantina e meetup;

  • BBQ pomeriggio + cena unconference.

Quiz & Gadget:

• • quiz per dare gadget a fine evento con domande inerenti alle tematiche trattate durante il meetup per incentivare le persone a seguire;

  • gadget dati agli speaker da consegnare ai partecipanti che parlano con loro;

  • licenze JetBrains (che da gratuitamente);

  • Packt per libri free;

  • selfie lottery: scattati un selfie e poi estrae foto in modo random per dare dei premi.

Buddy: 

• l'organizer dedica sempre del tempo a conoscere ogni singola persona che prende parte al meetup e stimola il networking ascoltando le esigenze di ognuna e indirizzando ogni persona a parlare con una o con l'altra.

Eventi sociali:

• • cene pre evento con speaker e attendee;

  • trekking e aperitivi pre conferenza per fare warm up;

  • mostra pittorica in conferenza;

  • tour della città (soprattutto per luoghi caratteristici);

  • per fare sperimentare l'accessibilità:

    • cene al buio;

    • visite al museo tattile;

    • passeggiata bendati nel centro città con persone che ti accompagnano;

    • dialogo nel buio;

    • merenda in silenzio.

Attività per ingaggio partecipanti:

• • lightning talk: la gente si può iscrivere sul momento per dare un talk di 5/10 min su una lavagna;

  • caccia al tesoro - persone, cose

  • dare i badge in modo randomico a ogni partecipante in modo tale che le persone siano obbligate ad interagire per ritrovare il proprio (max 100/120 persone)

• • open spaces/unconference: in cui è presente un moderatore che conduce la discussione ma sono i partecipanti che portano il contenuto

  • Sessioni di dibattito in cui si condividono:

    • tutti i probelemi avuti: https://www.fuckupnights.com/;

    • unpopular opinion;

  • photo contest:

    • foto di gruppo sulla base delle varie tecnologie e interessi;

  • giochi con calcio barilla;

  • giochi da tavola;

  • tech dating sessions in real life (come gli speed dating)

    • 1:1 singoli (suggerire delle domande di ice breaking);

    • di gruppo: le persone si presentano (possono fare un commento a un argomento, condividere qualcosa di specifico) e si lanciano il gomitolo di lana per passarsi la palla;

  • angolo di costruzione con Lego;

  • area in cui è possibile stampare le foto in istantanea e lasciare un ricordo ai partecipanti;

  • Skill Swaps: Ogni partecipante prepara un breve workshop su una competenza che può insegnare agli altri, permettendo a tutti di lasciare l'evento con nuove competenze e conoscenze.

  • Icebreaker Challenges: Inizia con giochi di rompighiaccio che incoraggiano tutti a presentarsi in modi unici e divertenti, come "Two Truths and a Lie" (Due verità e una bugia) o "Find Someone Who" (Trova qualcuno che).

  • Group Puzzles or Building Tasks: Dividi i partecipanti in piccoli gruppi e dà loro un puzzle complesso o un kit di costruzione (come LEGO o kit di robotica). Questo tipo di attività stimola il problem solving di gruppo e la collaborazione.

  • Role-Playing Scenarios: Crea scenari in cui i partecipanti devono agire in ruoli specifici per gestire una situazione o risolvere un problema. Questo può includere la gestione di crisi fittizie o la negoziazione di contratti immaginari.

  • Code Golf Competition: Challenge developers to write the shortest or most efficient code to solve a given problem.

  • Tech Trivia Night: Host a fun trivia event with questions related to programming languages, tech history, and pop culture.

  • Pair Programming Challenges: Pair up developers and give them coding challenges to solve together within a time limit.

  • Hackathon: Organize a mini-hackathon where teams can work on projects or solve coding challenges over the course of the conference.

  • Tech Karaoke: Let developers showcase their musical talents by singing tech-themed songs or parodies.

  • Escape Room Challenge: Create an escape room with coding puzzles and challenges for teams to solve together.

  • Mentoring: 

    • schedulare sessioni 1:1 con office hours in cui poter riservare lo slot;

    • esperti/tech buddy a disposizione per la durata dell'evento;

    • scambiare i badge e non dare quello corretto per far si che le persone siano costrette a cercare il proprio badge ed interagire con gli altri;

    • tech dating: sessioni di networking sttrutturato con timer e domande di icebreaking.

La chiamata è terminata senza neanche poterci salutare ma ho pensato che sentirci periodicamente 3/4 volte all'anno per confrontarci su vari argomenti possa essere di valore e stimolare il confronto anche su altri aspetti emersi come attrarre nuove persone, strumenti di comunicazione, livelli di sponsorizzazione, come definire il budget e come attirare nuovi sponsor chiedendo le donazioni.

Organizzerò tra qualche mese un'altro incontro sulla base degli interessi emersi nel form che segue quindi se vuoi partecipare...

Lo scorso anno ho realizzato un progetto in Codemotion chiamato: State Of European Tech Communities in cui 250 tech community di 33 paesi a livello europeo hanno condiviso le loro best practice, gli strumenti e le grandi sfide che ogni community manager affronta a cui abbiamo condiviso delle soluzioni durante l'evento di lancio.

Vuoi condividere la tua esperienza?

Dopo aver abbiamo raccolto i feedback e le necessità dei community manager abbiamo aperto la nuova survey e quest'anno ci siamo concentrarci su come:

• trovare nuovi sponsor e partner;

• aumentare l'engagement;

• attirare nuovi membri.