Key Performance Indicators

I Key Performance Indicators sono indici misurabili che attestano l’efficacia con cui un’azienda o un team o reparto stiano adempiendo agli obiettivi prefissati. I KPI possono essere di alto livello, concentrandosi sulle prestazioni complessive o di dettaglio per analisi di processi.

I Key Performance Indicators sono resi efficaci quando comunicano chiaramente l’andamento dei processi da misurare. Possono essere utilizzate 9 regole per definire indicatori di performance di successo:

1. Obiettivi chiari del risultato atteso

2. Rendere misurabili i Key Performance Indicators

3. Misurare i Key Performance Indicators

4. Contestualizzare o aggregare gli indici raccolti

5. Definire i range di obiettivi e soglie

6. Concordare la frequenza di aggiornamento

7. Documentare la storia delle misurazioni Key Performance Indicators

8. Calcola il costo del rilevamento Key Performance Indicators

9. Utilizzo di software per la raccolta dati.

A cosa servono i Key Performance Indicators?

All'interno di un processo di innovazione tecnologica o di Digitalizzazione dei processi, serve operare un insieme di analisi e misure quantificabili che un'azienda utilizza per dimensionare le proprie prestazioni nel tempo.

Una volta raccolti i dati di misurazione sarà quindi naturale ragionare in termini di indicatori di efficienza. I Key Performance Indicator appunto.

Cosa rende efficace un KPI aziendale?

Ora che sappiamo che i Key Performance Indicator sono indicatori di prestazioni chiave, serve mettere in atto tutti qui sistemi di cultura e controllo perché possano dare i loro veri frutti.

Troppo spesso, le organizzazioni adottano ciecamente Key Performance Indicator riconosciuti dal settore e poi si chiedono perché tale indice non rifletta la loro attività e non influisca su alcun cambiamento positivo.

Uno degli aspetti più trascurati degli Indici di performance è che sono essi stessi una importantissima forma di comunicazione.

In quanto tali, rispettano le stesse regole e best practice di qualsiasi altra forma di comunicazione. Devono quindi essere molto concise, chiare e pertinenti perché vengano assorbite e messe in atto.

In termini di sviluppo di una strategia per la formulazione dei indicatori di performance, il team dovrebbe iniziare comprendendo quali siano gli obiettivi organizzativi, condividerne il modo di raggiungerli e chi potrebbe agire in base a queste informazioni.

Questo dovrebbe essere un processo iterativo atto a coinvolgere operatori responsabili di progetto dirigenti e manager.

Serve scegliere con cura quali processi aziendali debbano essere misurati con una dashboard o monitor di performance e con chi dovrebbero essere condivise tali informazioni.

Come definire i KPI aziendali

La definizione degli indicatori chiave di prestazione può essere un'attività complicata. La parola chiave in Key Performance Indicator è "chiave" appunto, perché ogni indice key dovrebbe essere correlato a uno specifico risultato con una specifica misura delle prestazioni.

I KPI vengono spesso confusi con le metriche aziendali. Sebbene spesso utilizzati con lo stesso spirito, i KPI aziendali devono essere definiti in base agli obiettivi critici o principali.

Per definire un indicatore di performance servirebbe porsi le seguenti domane:

• Qual è il risultato desiderato?

• Chi è responsabile del risultato di performance?

• Come puoi influenzare il risultato?

• Posso misurarne i progressi?

• Con che frequenza rivedrai i progressi verso il risultato?

• Come saprai di aver raggiunto il tuo risultato?

Le 9 regole per definire dei KPI di successo

L'importanza dei Key Performance Indicators raggiunge la maggior utilità solamente quando rendono al responsabile informazioni immediate e certe sull'andamento dell'analisi in esame. Perché ciò avvenga è di fondamentale importanza strutturare al meglio questi indicatori e non tralasciare nessuno dei seguenti punti:

1 - Obiettivi chiari del risultato atteso

Misure significative richiedono risultati chiari. Abbandonare quindi le idee e le intenzioni astratte. Servono obiettivi chiari, misurabili, tangibili e certi.

Individuare solo obiettivi misurabili, esempio numero dei lead, fatturato mensile, numero delle non conformità, numero dei ticket di reclamo ecc ecc.

I dati devono essere facili da reperire e indiscutibilmente oggettivi.

2 - Rendere misurabili i KPI

Comprendere come misurare i KPI. Servono informazioni facili da reperire e le misurazioni devono essere acquisite sempre nel medesimo modo.

Servono misurazioni dirette e appropriatamente certe. KPI esempio: obiettivi amministrativi, finanziari, commerciali, produttivi di solito hanno misure dirette facilmente identificabili.

Per tutte le misurazioni che non derivano da sistemi digitali, serve creare misurazioni certe, ad esempio registrando i numeri di visite eseguite su un cliente o raccogliendo le ore di telefonate per chiudere ticket di assistenza ecc.

3 - Misurare i KPI

Scegliere il giusto metro di misurazione degli indici di performance immaginando come sarà il risultato finale. Serve focalizzarsi sull'informazione che questi indici devono fare emergere, devono far comprendere se vi sia un miglioramento un peggioramento o un mantenimento dello stato di fatto.

Il fine ultimo di una analisi Key Performance Indicators aziendale è quello di fornire informazioni necessarie alla valutazione decisionale strategica dell'azienda, a tal fine quindi le metriche e i risultati di misurazione devono fornire informazioni che aiutino alla comprensione dell'andamento di performance.

4 - Contestualizzare o aggregare gli indici raccolti

Talvolta un indice di performance visualizzato singolarmente non è significativo o peggio potrebbe essere fuorviante.

A tal proposito quindi serve migliorare il livello di interpretazione dei Key Performance Indicators arricchendoli di misurazioni o dettagli.

Gli indici KPI aggregati talvolta sono necessari poiché aiutano a dare la giusta idea del contesto che si intende misurare.

Un esempio di indicatori di performance aggregati potrebbero essere le analisi di performance eseguite nei reparti di produzione. Queste analisi prendono in considerazione decine di parametri derivanti da impianti, personale, qualità, tempi.

Un altro esempio di analisi aggregate è lo stato di benessere dei dipendenti, in cui la stima della misurazione riguarda aspetti immateriali tipici dello stato di soddisfazione delle Human Resource.

5 - Definire i range di obiettivi e soglie

Fissare in modo preciso i livelli di prestazione dei Key Performance Indicators al fine di renderli correttamente interpretabili. Le soglie creano i punti esatti in cui un indicatore viene visualizzato come buona prestazione, giallo per soddisfacente o rosso per scarsa.

Le prestazioni si basano sugli obiettivi, sul livello di prestazione desiderato per un periodo specifico e sulle rispettive soglie, i limiti superiore e inferiore determinano lo scostamento del valore obiettivo.

6 - Concordare la frequenza di aggiornamento

I dati devono essere adeguatamente aggiornati. Serve dare la giusta frequenza, soprattutto quando si dispone di un ampio set di metriche sulle prestazioni e il costo della misurazione è elevato, è necessario gestire il processo di aggiornamento in modo efficace.

Un caso tipico è quello di avere indicatori aggiornati mensilmente o trimestralmente.

7 - Documentare la storia delle misurazioni KPI

La raccolta dei dati, la loro storia, la responsabilità di chi ha rilevato la misurazione e lo strumento di misurazione, devono essere memorizzati e storicizzati.

In una analisi di performance sul medio lungo periodo sarà fondamentale poter riscontrare anomalie o miglioramenti di analisi proprio a fronte di variazioni ben storicizzate e documentate.

8 - Calcola il costo del rilevamento KPI

È necessario ottenere una stima approssimativa di quanto costa monitorare un determinato indicatore. Troppo spesso viene dato per scontato questo valore, si pretendono informazioni anche superflue solo perché "si è sempre fatto così", quanto costa realmente ottenere un valore Key Performance Indicators?

Avendo ben chiaro questo numero, si potrà anche decidere quanto investire per renderlo più economico o automatico rispetto all'analisi manuale.

Ovviamente, il valore della misurazione dovrebbe essere maggiore del costo della misurazione.

9 - Utilizzo di software per la raccolta dati KPI

Grazie alla digitalizzazione dei processi si rende più facile la raccolta dati per una misurazione degli indici di performance più efficace.

Una definizione dei dati coerente e completa rende l'implementazione del software molto più semplice oltre che ad ottenere informazioni decisionali più affidabili.

importante è documentare i dettagli della misura in modo che il risultato sia costantemente calcolato e adeguatamente presentata nel periodo di rendicontazione. Solo in questo modo si otterranno analisi e conclusioni significative delle performance dei KPI.

KPI nel tempo

Diventa strategico rivisitare e controllare i KPI con cadenza settimanale o mensile. Controllare regolarmente i KPI è una azione fondamentale per lo sviluppo e altrettanto essenziale è monitorare i progressi in modo da poter valutare quanto successo abbiano avuto le metriche e le strategie adottate.

Ovviamente i KPI possono anche rivelare degli insuccessi o avere per loro natura degli obiettivi irraggiungibili. Tenere monitorati i KPI aziendali aiuta nell'intento di mantenere sotto controllo anche gli obiettivi strategici da raggiungere.

Solo effettuando regolarmente il controllo dei KPI aziendali puoi decidere se sia giunto il momento di modificarli o aggiornarli.

Qualunque sia il target della tua misurazione di performance, assicurati di suddividerli nel tempo per renderli monitorabili.

diritti di immagine riservati, BSC DESIGNER, schema di indicizzazione dei kpi nel tempo