Strategi Perencanaan Agregat

Ketika membuat sebuah rencana agregat, manajer produksi harus menjawab beberapa pertanyaan:perlukah persediaan digunakan untuk mengantisipasi perubahan permintaan selama perioda perencanaan? Perlukah perubahan diakomodasi dengan memvariasikan jumlah tenaga kerja? Perlukah para pekerja paruh waktu dikaryakan, atau perlukah lembur dan waktu kosong menyerap fluktuasi? Perlukah para subkontraktor digunakan pada pesanan yang berubah-ubah sehingga kestabilan tenaga kerja dapat terjaga? Perlukah harga atau faktor lain diubah untuk mempengaruhi permintaan? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas akan berkaitan dengan strategi perencanaan agregat. Berikut adalah jenis-jenis strategi perencanaan agregat:

1. Srategi Murni

Strategi yang disusun dengan hanya memanipulasi salah satu variabel. Strategi inii terdiri dari dua golongan yakni (1) pilihan kapasitas dimana perusahaan berusaha untuk mengubah permintaan tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan dan (2) pilihan permintaan. di mana perusahaan berusaha untuk memuluskan perubahan pola permintaan selama perioda perencanaan Beberapa tipe strategi yang termasuk strategi murni adalah sebagai berikut.

1.1. Tipe Strategi Pilihan Kapasitas

Sebuah perusahaan dapat menentukan pilihan kapasitas dasar (produksi) berikut:

• • Mengubah tingkat persediaan. Para manajer dapat meningkatkan persediaan selama perioda permintaan rendah untuk memenuhi permintaan yang tinggi di masa datang. Jika strategi tersebut dipilih, maka biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan, asuransi, penanganan, keusangan, pencurian, dan modal yang diinvestasikan akan meningkat. Biaya-biaya tersebut pada umumnya berkisar 15% hingga 40% dari nilai sebuah barang setiap tahunnya. Pada sisi lain, ketika perusahaan memasuki masa di mana permintaan terus meningkat, maka kekurangan yang terjadi dapat mengakibatkan penjualan yang hilang disebabkan lead-time yang lebih panjang dan pelayanan pelanggan yang lebih buruk.

  • Meragamkan ukuran tenaga kerja dengan cara mengkaryakan atau memberhentikan. Salah satu cara untuk memenuhi permintaan adalah dengan mengkaryakan atau memberhentikan para pekerja untuk menyesuaikan tingkat produksi. Bagaimanapun, sering karyawan baru memerlukan pelatihan, dan rata-rata produktivitas menurun untuk sementara sehingga mereka menjadi terbiasa. Pemberhentian atau PHK, tentu saja, menurunkan moral semua pekerja dan dapat mendorong ke arah produktivitas yang lebih rendah.

  • Meragamkan tingkat produksi melalui lembur atau waktu kosong. Terkadang tenaga kerja dapat dijaga tetap konstan dengan meragamkan waktu kerja yang bermacam-macam, mengurangi banyaknya jam kerja ketika permintaan rendah dan menambah jam kerja pada saat permintaan naik. Sekalipun begitu ketika permintaan sedang tinggi, terdapat keterbatasan seberapa banyak lembur yang dapat dilakukan. Upah lembur memerlukan lebih banyak uang, dan terlalu banyak lembur dapat membuat titik produktivitas pekerja secara keseluruhan merosot. Lembur juga dapat menyiratkan naiknya biaya overhead yang diperlukan untuk menjaga agar fasilitas dapat tetap berjalan. Pada sisi lain, pada saat permintaan menurun, perusahaan harus menyerap waktu kosong pekerja—yang biasanya merupakan proses yang sulit.

  • Subkontrak. Sebuah perusahaan dapat memperoleh kapasitas sementara dengan melakukan subkontrak pekerjaan selama perioda permintaan tinggi. Bagaimanapun, subkontrak, memiliki beberapa kekurangan. Pertama, mungkin mahal; kedua, membawa risiko dengan membuka pintu klien bagi pesaing. Ketiga, seringkali susah mendapatkan pemasok subkontrak yang sempurna, yang selalu dapat mengirimkan produk bermutu tepat waktu.

  • Penggunaan karyawan paruh waktu. Karyawan paruh waktu dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja tidak terampil.

1.2. Tipe Strategi Pilihan Permintaan

Dasar pemilihan permintaan adalah sebagai berikut:

• • Mempengaruhi permintaan. Ketika permintaan rendah, sebuah perusahaan dapat mencoba untuk meningkatkan permintaan melalui iklan, promosi, kewiraniagaan, dan potongan harga. Contoh – AC pendingin udara paling murah dijual pada waktu musim dingin. Bagaimanapun, bahkan iklan khusus, promosi, penjualan, dan penetapan harga tidak selalu mampu menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas produksi.

  • Tunggakan pesanan selama perioda permintaan tinggi. Tunggakan pesanan adalah pesanan yang diterima perusahaan tetapi tidak mampu (secara sengaja atau kebetulan) untuk dipenuhi pada saat itu. Jika pelanggan mau menunggu tanpa kehilangan kehendak baik mereka ataupun pesanannya, tunggakan pesanan adalah strategi mungkin untuk dijalankan. Banyak perusahaan melakukan tunggakan pesanan, tetapi pendekatan tersebut sering mengakibatkan hilangnya penjualan.

  • Bauran produk yang counterseasonal. Suatu teknik penghalusan yang secara luas digunakan para manufaktur adalah mengembangkan sebuah bauran produk yang terdiri dari barang counterseasonal. Contoh - perusahaan yang membuat keduanya: tungku perapian dan alat pendingin atau mesin pemotong rumput dan peniup salju. Bagaimanapun, perusahaan yang mengikuti pendekatan tersebut dapat mendapati diri mereka terlibat dengan produk di luar area keahlian mereka atau di luar target pasar mereka.

2. Strategi hibrid

Gabungan beberapa strategi murni dimana lebih dari satu variabel yang dimanipulasi. Pendek kata, strategi hibrid merupakan strategi dengan mengkombinasi berbagai pilihan untuk mengembangkan sebuah rencana.Walaupun setiap pilihan dari lima pilihan kapasitas dan tiga pilihan permintaan dapat menghasilkan sebuah perencanaan agregat yang efektif, beberapa kombinasi di antara pilihan kapasitas dan pilihan permintaan mungkin lebih baik.

Banyak manufaktur berasumsi bahwa penggunaan pilihan permintaan telah diteliti benar oleh bagian pemasaran dan pilihan yang layak itu digabungkan dengan peramalan permintaan. Kemudian manajer produksi membuat rencana agregat berdasarkan pada peramalan itu. Bagaimanapun, dengan menggunakan lima pilihan kapasitas dalam otoritasnya, manajer produksi masih memiliki banyak kemungkinan rencana. Rencana tersebut dapat terdiri, pada satu sisi, sebuah strategi perburuan dan di sisi lainnya, sebuah strategi penjadwalan bertingkat. Tentu saja bisa berada di antara keduanya.

2.1. Strategi Perburuan

Sebuah strategi perburuan mencoba untuk mencapai tingkat output bagi setiap perioda yang memenuhi peramalan permintaan untuk perioda tersebut. Strategi tersebut dapat terpenuhi dengan berbagai jalan. Contoh - manajer produksi dapat memvariasikan tingkat tenaga kerja dengan merekrut atau menghentikan karyawan, atau dapat memvariasikan produksi dengan mengubah waktu lembur, waktu kosong, karyawan paruh waktu, atau subkontrak.

2.2. Strategi Bertingkat

Sebuah strategi bertingkat (atau penjadwalan bertingkat) adalah sebuah rencana agregat di mana produksi sehari-hari tetap sama dari perioda ke perioda.  Contoh -Perusahaan seperti Toyota dan Nissan mempertahankan tingkat produksi pada tingkatan yang seragam dan mungkin (1) membiarkan persediaan barang naik atau turun sebagai penyangga di antara produksi dan permintaan atau (2) menemukan pekerjaan alternatif bagi karyawan. Filosofi mereka adalah bahwa tenaga kerja yang stabil menuju ke produk yang lebih bermutu, lebih sedikit ketidakhadiran dan perputaran karyawan, dan karyawan yang lebih memiliki komitmen pada tujuan perusahaan. Penghematan lain mencakup karyawan yang lebih berpengalaman, pengawasan dan penjadwalan yang lebih mudah, dan lebih sedikit startups dan shutdowns yang dramatis. Penjadwalan bertingkat akan bekerja dengan baik ketika permintaan stabil.

Tabel - Pilihan Perencanaan Agregat: Keunggulan dan Kerugian

B. Metode Perencanaan Agregat

Ada beberapa metoda yang biasa digunakan dalam perencanaan agregat antara lain :

1. Metoda Tabel dan Grafik ( Graphical and Charting methods ).

Metoda ini populer karena mudah dimengerti dan gampang penggunaannya sehingga mudah dilaksanakan oleh staf. Pendekatannya dilakukan dengan cara Trial and Error tetapi metoda ini belum menjamin diperoleh perencanaan produksi yang optimal. Ada 6 tahapan yang harus dilakukan dalam metoda Tabel dan Grafik yaitu :

• • Menentukan tingkat permintaan pada setiap periode.

  • Menentukan kapasitas, waktu normal, lembur, dan sub kontrak pada setiap periode.

  • Menentukan biaya tenaga kerja, biaya penambahan dan pengurangan tenaga kerja, biaya penyimpanan persediaan dan biaya kekurangan persediaan.

  • Menentukan kebijakan perusahaan terhadap tenaga kerja dan tingkat persediaan.

  • Mengembangkan rencana alternatif dan menguji total biayanya.

  • Pilih alternatif yang total biayanya terendah.

Contoh :

PT. Gemah Ripah dalam periode Januari-Juni memiliki prakiraan permintaan dan data-data produksi sbb :

• • Biaya tenaga kerja per orang / hari : Rp 20.000,00

  • Biaya penyimpanan persediaan per unit / bulan : Rp 1.000,00

  • Biaya sub kontrak : Rp 5.000,00 / unit

  • Biaya tambahan tenaga kerja : Rp 50.000,00 / orang

  • Biaya pengurangan tenaga kerja : Rp 100.000,00 / orang

  • Jam kerja : 8 jam / hari

  • Rata-rata waktu produksi : 1,6 jam / unit / orang

  • Persediaan awal : 0

Ada 3 alternatif strategi yang akan dipilih manajemen, yaitu :

1) Melakukan variasi tingkat persediaan.

Dengan cara mempertahankan rata-rata tingkat produksi yang tetap, kelebihan produksi disimpan untuk digunakan saat kekurangan produksi. Dalam alternatif ini tidak ada lembur, penambahan/ pengurangan tenaga kerja atau sub kontrak dengan pihak lain.

2) Melakukan variasi jumlah tenaga kerja.

Dengan cara menambah/mengurangi jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan. Alternatif ini membatasi diri untuk tidak lembur dan melakukan sub kontrak.

3) Mempertahankan jumlah tenaga kerja.

Mempertahankan jumlah tenaga kerja pada tingkat permintaan terendah dan memenuhi kebutuhan permintaan selebihnya dengan sub kontrak. Alternatif ini juga tidak ada lembur dan kerja paruh waktu (part time).

Pertanyaan : Tentukan alternatif strategi yang mesti dipilih oleh manajemen PT. Gemah Ripah tersebut !

Pembahasan:

Alternatif 1. Variasi tingkat persediaan

Produksi rata-rata / hari = 6200 / 124 = 50 unit/hari, 1 unit produk perlu waktu 1,6 jam, sedang jam kerja per hari 8 jam, sehingga 1 karyawan menghasilkan produk 8 / 1,6 = 5 unit/hari, sehingga untuk menghasilkan 50 unit/hari perlu tenaga kerja 50 / 5 = 10 orang.

Jumlah produksi yang dihasilkan dapat dihitung seperti tabel berikut :

Biaya yang timbul :

a. Biaya Tenaga Kerja = 10 X 124 X Rp 20.000,00 = Rp 24.800.000,00

b. Biaya Persediaan = 1.850 X Rp 1.000,00 = Rp1.850.000,0

Jumlah = Rp 26.650.000,00

Alternatif 2. Variasi Jumlah Tenaga Kerja

Asumsinya pada awal periode jumlah tenaga kerja = 10 orang, sehingga jumlah tenaga kerja yang diperlukan pada bulan Januari = 900 / 22 / 5 = 8 orang. Biaya tenaga kerja = 22 X 8 X Rp 20.000,00 = Rp 3.520.000,00 dan seterusnya.

Perhitungan lengkap alternatif ini sebagai berikut :

Biaya yang timbul :

a. Biaya Tenaga Kerja = Rp 26.400.000,00

b. Biaya Tambahan TK = 6 X Rp 50.000,00 = Rp300.000,00

c. Biaya Pengurangan TK = 5 X Rp 100.000,00 = Rp500.000,00

Jumlah = Rp 27.200.000,00

Alternatif 3. Strategi Sub Kontrak

Tenaga kerja ditetapkan sesuai permintaan terendah yaitu permintaan bulan Februari = 700, rata-rata produksi per hari = 700 / 18 = 38,8 unit = 39 unit. Tenaga kerja yang diperlukan = 39 / 5 = 7,8 orang = 8 orang. Jumlah tenaga kerja selama Januari-Juni dipertahankan tetap 8 orang.

Perhitungan lengkap strategi ini sebagai berikut :

Jumlah produksi per bulan diperoleh dari perkalian antara jumlah hari kerja dengan jumlah tenaga kerja dengan rata-rata produksi TK / hari. Contoh jumlah produksi bulan Januari = 22 X 8 X 5 = 880 unit dan seterusnya. Kekurangan produksi 20 unit dipenuhi dengan Sub kontrak.

Biaya yang timbul :

a. Biaya Tenaga Kerja = 8 X 124 X Rp 20.000,00 = Rp 19.840.000,00

b. Biaya Persediaan = 60 X Rp 1.000,00 = Rp 60.000,00

c. Biaya Sub kontrak = 1300 X Rp 5.000,00 = Rp 6.500.000,00

Jumlah = Rp 26.400.000,00

Kesimpulan :

Manajemen sebaiknya memilih alternatif 3 yaitu Strategi Sub kontrak dengan menggunakan TK tetap sebanyak 8 orang karena biayanya termurah.

2. Metoda Matematika.

Pendekatan Matematika dalam perencanaan agregat dapat menggunakan berbagai metoda antara lain : Metoda Transportasi, Linear Programming dan sebagainya. Kelebihan Metoda ini adalah dapat menghasilkan rencana yang optimal dalam meminimalkan biaya dan lebih fleksibel.

C. Penjadwalan Jangka Pendek

Penjadwalan merupakan pengaturan waktu dalam kegiatan operasi yang mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan, tenaga kerja serta urutan pelaksanaan dalam kegiatan operasi. Kegiatan operasi dimulai dari perencanaan jangka panjang (long-term) meliputi perencanaan fasilitas dan kebutuhan peralatan kemudian dilakuakn perencanaan jangka menengah (intermediate-term) yang membuat keputusan yang menyangkut penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan sub kontraktor. Dari perencanaan jangka menengah atau biasa disebut perencanaan agregatedisusun Master skedul yang merinci rencana agregat an mengembangkan jadwal menyeluruh untuk produk yang akan dibuat. Master skedul menjabarkan kedalam rencana jangka pendek (Short-term) yang meliputi, pembebanan pusat kerja (work center) dan urut-urutan pekerjaan (job sequencing).

1. Jenis Penjadwalan

Teknik penjadwalan dapat digolongkan dalam 2 kategori, yaitu :

1) Forward Scheduling (penjadwalan maju).

Jadwal disusun berdasar dari operasi pertama sampai operasi terakhir untuk tanggal permulaan operasi yang diketahui dan bergerak kedepan menetapkan tanggal penyelesaian.

2) Backward Scheduling (penjadwalan mundur).

Jadwal dimulai dengan menetapkan tanggal penyelesaian dan bergerak kebelakang untuk menentukan tanggal permulaan operasi yang dibutuhkan.

2. Tujuan Penjadwalan

• Meminimalkan waktu proses.

• Meminimalkan waktu tunggu pelanggan / konsumen.

• Meminimalkan tingkat persediaan.

• Penggunaan yang efektif dan efisien atas fasilitas, personil dan peralatan.

3. Pembebanan ( Loading )

Merupakan pengalokasian pekerjaan pada pusat-pusat kerja (work centers) sehingga biaya proses dapat diminimalkan, waktu kosong dapat ditekan dan pemenuhan waktu dapat dilakukan sebaik mungkin. Metoda yang biasa dipakai untuk membagi pekerjaan pada pusat-pusat kerja, salah satunya adalah Gantt Chart (bagan Gantt) berasal dari Henry Gantt penemu tehnik ini. Bagan ini dapat menunjukkan beban kerja maupun waktu kosong dari tiap bagian atau mesin sehingga personil dari pusat kerja yang bebannya longgar dapat membantu pusat kerja yang bebannya berlebihan.

4. Urutan Kerja (Sequencing Jobs)

Penjadwalan merupakan proses pentuan waktu mulai dan selesainya pekerjaan sedang pengurutan kerja mencakup urut-urutan pekerjaan yang akan diproses. Penentuan prioritas dalam urutan pekerjaan biasa disebut Priority Dispatch Rules dengan pedoman umum sebagai berikut :

• • FCFS ( First Come First Served ). Pekerjaan yang datang lebih dulu diproses lebih dulu pula.

  • SPT ( Shortest Processing Time ). Pekerjaan yang selesainya cepat diproses lebih dulu.

  • EDD ( Earliest Due Date ). Pekerjaan yang harus selesai paling awal diproses lebih dulu.

  • LPT ( Longest Processing Time ). Pekerjaan yang memrlukan waktu proses yang lama dan penting diproses lebih dulu.

D. Perencanaan Agregat Pada Perusahaan Jasa

Perencanaan Agregat perusahaan jasa prinsipnya hampir sama dengan perusahaan manufaktur yaitu mencari pemecahan yang optimal menyangkut biaya yang minimal dan keuntungan yang maksimal. Perencanaan Agregat perusahaan jasa lebih terbatas dibanding perusahaan manufaktur karena perusahaan jasa tidak bisa mengatur persediaan sebagai sumber kapasitas (jasa tidak memiliki persediaan).

Strategi perencanaan dalam perusahaan jasa lebih diarahkan pada pengendalian permintaan dan pengendalian tenaga kerja. Pengendalian permintaan dilakukan dengan cara :

• • advertising, kerja sama sub kontrak dan

  • pricing policy (pengaturan harga) sedang pengendalian tenaga kerja dilakukan dengan mengatur jumlah tenaga kerja dan jumlah jam kerja.

Dalam beberapa hal scheduling perusahaan jasa berbeda dengan scheduling manufaktur, misalnya :

• • Titik berat skeduling perusahaan jasa pada pengaturan tenaga kerja (SDM) sedang perusahaan manufaktur pada bahan (material.

  • Perusahaan Jasa tidak memiliki persediaan, sedang manufaktur mutlak perlu persediaan.

  • Perusahaan Jasa merupakan labor intensif dan permintaan tenaga kerjanya memiliki variabel yang tinggi.

Sistem layanan jasa mencoba membandingkan antara fluktuasi permintaan pelanggan dengan kemampuan yang dimiliki untuk melayani permintaan tersebut. Dalam usaha jasa masing-masing menerapkan skedul yang berbeda dalam melayani pelanggannya, misalnya :

• • Dokter dan kantor pengacara menggunakan sistem perjanjian (appoinment) dalam melayani pelanggan.

  • Kantor pos, bank, fast food restoran, menggunakan sistem datang pertama dilayani pertama (first come first served) dalam melayani pelanggan.

  • Hotel, penerbangan, dan persewaan mobil menggunakan sistem reservasi dlam melayani pelanggannya. Dan sebagainya.

Hal tersebut dapat diartikan sebagai usaha meminimalkan waktu tunggu pelanggan (waiting time) dan menghindari pembatalan janji (disappointment) dari pelanggan sehingga jasa yang tidak terisi (kosong) tidak berlebihan. (Hendra Poerwanto G)

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber

*****