Distribution Required Planning (DRP)

Sistem Distribution Required Planning (DRP) yang baik akan mempunyai kemampuan pengelolaan dalam persediaan terutama pada bidang pengiriman. Distribution Required Planning (DRP) akan selalu berusaha untuk dapat menyeimbangkan antara pasokan material dengan kebutuhan produksi. Melakukan pengiriman persediaan kepada pelanggan dengan efektif. Sebagai tambahan, system DRP ini juga diharapkan dapat melakukan penghematan biaya logistik yang signifikan melalui perencanaan kapasitas transportasi secara agregat dan penugasan pengiriman yang efektif dan efisien. Distribution Required Planning (DRP) akan berhubungan dengan kondisi persediaan terhadap Rencana Induk Produksi (MPS). Dimana data masukkan dari MPS merupakan landasan untuk melakukan perhitungan Distribution Required Planning (DRP). Berikut bagan yang menggambarkan posisi DRP dalam Sistem Perencanaan & Pengendalian Produksi

Sistem Multi-Echelon di dalam Distribution Required Planning (DRP)

Di dalam system multi-echelon terdapat satu atau lebih titik penyimpanan (stocking point) yang terletak di antara pabrik dan pelanggan. Ada beberapa alasan mengapa suatu korporat memilih system ini, yaitu sebagai berikut :

• 1. Dengan menyediakan persediaan dekat dengan pelanggan, diharapkan dapat memenuhi tingkat pelayanan kepada pelanggan.

  2. Dapat mengurangi biaya transportasi sebagai akibat dari dekatnya titik persediaan dengan pelanggan.

  3. Terkadang, dengan dekatnya titik penyimpanan dengan pelanggan diharapkan pelanggan akan merasa “tenang” dan senang.

Gudang cabang yang berfungsi untuk menyimpan barang jadi maupun komponen, sering disebut sebagai Pusat Distribusi (Ditsribution Centre), dan gudang yang akan melayani beberapa gudang yang ada di bawahnya (Pusat Distribusi) disebut sebagai Pusat Pasokan (Central Supply) atau Pusat Distribusi Regional. Berikut ini pada gambar adalah contoh system distribusi dual-echelon, dimana barang jadi yang telah diproduksi disimpan di Pusat Pasokan dan akan dikirimkan ke pusat-pusat distribusi yang ada di bawahnya dan pada akhirnya akan disampaikan kepada pelanggan sebagai end-user dari produk yang telah dibuat. Berikut gambar Sistem Distribusi Dual – Echelon

Pada beberapa kondisi tertentu, system multi-echelon ini dapat sampai beberapa tingkat bawah, biasanya tingkatan di bawah Pusat Distribusi disebut sebagai Pusat Rabat (Retail Centre). Pusat Rabat ini akan dilayani oleh satu Pusat Distribusi (downline distribution centre). Sedangkan untuk Pusat Rabat yang dapat dilayani oleh beberapa Pusat Distribusi disebut sebagai Cross distribution centre.

Sistem “Pull” dan Sistem “Push” di dalam Distribusi

Di dalam sistem replenishment distribution inventories terdapat dua system, yaitu system Pull dan system Push. Keduanya mempunyai perbedaan yang signifikan dalam pengguanaan horizon distribusi. Berikut ini adala definisi dari kedua system tersebut yang diadaptasi dari George Johnson (APICS Dictionary), yaitu :

1) Pull system

Pull system adalah suatu system dimana operasi (produksi pengadaan, pergerakan material, distribusi produk) terjadi hanya sebagai respon terhadap kebutuhan pengguan yan ada dibawahnya (downstream user). Tujuannya adalah untuk membeli/ menerima/ mengirim/ membuat/ menggerakkan sesuai dengan yang dibutuhkan dan selalu diusahakan tidak ada persediaan yan tersisa. Pull system adalah yang paling tua dan paling banyak diguanakan. Dimana setiap pusat Distribusi menentukan sendiri peramalan kebutuhannya dan bagaimana mereka mengella persediaan. Setelah itu setiap Pusat Distribusi akan melakukan pemesanan kepada Pusat Pasokan. Pemesanan tersebut tidak diperhatikan kondisi kebutuhan pada Pusat Distribusi yang lain. Sedangkan Pusat Pasokan tidak pernah mendapatkan informasi mengenai keadaan persediaan pada Pusat Distribusi yang ada di bawahnya. Pemesanan pada tingkat Pusat Distribusi merupakan kebutuhan pada tingkat Pusat Pasokan. Keuntungan dan Kekurangan dari system pull :

• • Keuntungan dari System Pull adalah dimana proses dapat diopersaikan secara manual dan membutuhakan tingkat komunikasi yang rendah antara Pusat Pasok dengan Pusat Distribusi. Keuntungan lainnya adalah jika Pusat Distribusi merupakan profit centre maka mereka mempunyai kekuasaan penuh untuk mengelola persediaannya denga lebih leluasa tanpa adanya interfensi dari Pusat Pasokan.

  • Kelemahan dari Sistem Pull adalah dimana dengan adanya variabilitas permintaan akan menyebabkan membengkaknya permintaan pada Pusat Pasokan hany apada salah satu Pusat distribusi. Ini menyebabkan Pusat Distribusi lainnya tidak seimbang dalam pemenuhan pesanan. Kerugian lainnya adalah dengan keadaan tersebut, Pusat Pasokan akan terbebani biaya safety stock dan biaya shortage yang sangat luar biasa.

2) Push System

Push system adalah suatu system dimana operasi (produksi, pengadaan, pergerakkan material, distribusi produk) terjadi hanya sebagai respon terhadap perencanaan penjadwalan untuk setiap operasi tanpa memperhitungkan status real-time dari operasi yan bersangkutan. Tujuannya adalah untuk mengoperasikan suatu penjadwalan.]

Pada system Push, keputusan replenishment dilakukan pada tingkat upstream. Sehingga informasi mengenai permintaan dan tingkat persediaan pada downstream akan dikirim secara periodic ke tingkat upstream. Hal ini dapat mengfhindari keadaan variabilitas dari permintaan. Selain itu juga, system Push ini dapat melakukan peramalan kebutuhan dan waktu pengiriman ke downstream dengan tepat. Keuntungan lain dari system Push adalah di mana pengiriman ke Pusat Distribusi dapat disinkronisasikan sedemikian rupa, sehingga persediaan di tingkat Pusat Pasokan dapat dieliminasi.

Distribution Replenishment System

Pada Distribution Replenishment System terdapat tiga metoda (Order Point-Based Stock-DRP) yang sering digunakan yaitu sebagi berikut :

• 1. Order-Point System : system ini sering digunakan untuk tipe persediaan yang bersifat independent. Secara garis besar, system ini berlandaskan pada pemantauan terhadap kondisi suatu sistem persediaan dan melakukan pemesanan kepada Pusat Pasokan jika persediaan pada tingkat pusat Distribusi telah mencapai titik tertentu. Pasokan jika persediaan pada tingkat Distribusi telah mencapai titik tertentu.

  2. Base-Stock System : sistem ini mempunyai kelebihan dari order-point system yaitu dimana replenishment pada tingkat Pusat Pasokan berdasarkan pada permintaan pelanggan, bukan berdasarkan pemesanan dari setiap Pusat Distribusi.

  3. Distribution Requirement Planning (DRP) pada hakekatnya DRP adalah menganut sistem Push. Dimana informasi tentang permintaan dan persediaan pada tingkat Pusat Distribusi (downstream) selalu dikirim ke Pusat Pasokan (upstream). Keputusan pengiriman pesanan akan ditentukan pada tingkat upstream.

Penerapan Distribution Requirement Planning

Penerapan DRP mengasumsikan bahwa sistem ini menganut sistem distribusi Multi-Echelon, yang maksudnya dimana pada sistem ini pernitungan DRP dengan sistem distribusi dual-echelon terdapat Pusat Pasokan dan beberapa Pusat Distribusi. Berikut ini adalah contoh perhitungan DRP dengan sistem distribusi dual-echelon.

Pada contoh di atas kita mempunyai asumsi bahwa dimana DC A receipt sebanyak 50 unit pada awal minggu 2 pada minggu 6, available balance akan jatuh mencapai titik nol jika tidak ada pemesanan datang. Berdasarkan perhitungan EOQ maka didapatkan sebanyak 50 unit yang akan dilepas dengan lead time 2 minggu yaitu pada minggu 4. Planned order release pada DC merupakan gross requirement pada CS. Dengan menggunakan bermacam metoda lot-sizing (khusus pada contoh ini akan menggunakan lot for lot). Pada contoh diatas dimana initial available balance sebanyak 30 dan scheduled receipt sebanyak 200 unit pada minggu 1, sehingga sampai dengan minggu 5 tidak dibutuhkan net requirement. Pada minggu 4 available balance sebanyak 80 dan kebutuhan pada minggu 5 adalah sebanyak 100 unit, sehingga schedule receipt adalah sebanyak 100 – 80 = 20 unit.

Berikut ini adalah hasil perhitungan DRP pada tingkat downstream yang sebenarnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat tabel berikut :

Performansi persediaan pada setiap Pusat Distribusi (downstream) diperlihatkan permintaan aktual dan available balance aktual. Sedangkan perhitungan untuk tingkat Pusat Pasokan akan sama dengan perhitungan tabel sebelumnya. Pada tabel di atas diperlihatkan dengan jelas selain kondisi persediaan tingkat upstream juga performansi persediaan pada tingkat downstream.

Alokasi diantara Distribution Centre

Setelah mengetahui Rencana Kebutuhan Distribusi, dimana darinya kita mendapatkan informasi mengenai rencana pelepasan pemesanan (planned orderrealease). Pada kondisi dimana dalam satu minggu tertentu telah direncanakan untuk melakukan pengiriman (shipments) kepada beberapa Pusat Distribusi (downstream). Jika kondisi dimana jumlah persediaan pada masing-masing downstream lebih kecil dari jumlah rencana pengiriman, maka sudah seharusnya dilakukan alokasi jumlah pengiriman yang tersedia. Metoda untuk alokasi ini disebut dengan fair share. Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam algoritma metoda tersebut

Q = jumlah pasokan yang tersedia di Pusat Pasokan

r1 = peramalan permintaan setiap minggu pada masing-masing Pusat

Distribusi 1

Q1 = posisi persediaan pada Pusat Distrubusi 1

∑Q1 = jumlah pengiriman ke Pusat Distribusi 1

Langkah Pertama : hitunglah jumlah Pasokan dalam system yan tersedia pada system dengan menggunakan persamaan sebagai berikut :

TSS = Q + ∑Qi

Langkah Kedua : hitunglah jumlah minggu yang tersedia pada system yan tersedia pada system dengan menggunakan persamaan sebagai berikut :

Langkah Ketiga : hitunglah jumlah pengirima tentative untuk setiap Pusat Distribusi dengan menggunakan persamaan sebagai berikut :

qi = (NoWS)ri-Qi

Langkah Keempat : jika hasil perhitungan langkah ketiga bernilai non-negative, maka perhitungan telah final. Tetapi jika masih bernilai negative, maka qi yang bersangkutan dihilangkan di dalam perhitungan dan kembali ke langkah-1 dengan tidak memasukkan qi yang bernilai negative tersebut.

Contoh Aplikasi Alokasi Distribution Centre

Berikut ini adalah contoh penggunaan metoda fair-share untuk menentukan alokasi untuk setiap Pusat Distribusi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada kasus di bawah ini :

Contoh :

Sebuah perusahaan dengan Pusat Pasokan yang mempunyai kapasitas produk sebanyak 246 unit. Telah direncanakan suatu pengiriman untuk 4 buah Pusat Distribusi pada minggu ini sebanyak 350 unit. Oleh karena itu, sebanyak 246 unit ini harus dialokasikan sedemikian rupa untuk keempat Pusat Distribusi tersebut. Berikut ini adalah data tentang permintaan dan persediaan untuk masing-masing Pusat Distribusi :

Total Supply available (TSS)

Number of weeks Supply available (NoWS)

Shipment Plan for each DC (Awal)

qA 65

qB 110

qC 81

qD (10) Negative-value dibuang

Total Supply available (TSS)

Number of weeks supply available (NoWS)

Shipment Plan for each DC (Revisi)

qA 63

qB 106

qC 78

Total 246

Pada contoh di atas terlihat dimana pada rencana pengiriman pertama Pusat Distribusi D bernilai Negatif, sehingga Pusat Distribusi ini tidak dimasukkan dala perhitungan selanjutnya. Dengan kata lain, Pusat Distribusi D mempunyai persediaan yan cukup sehingga tidak perlu dikirim produk. Pusat distribusi yang lain harus dialokasikan persediaan dengan seimbang. Inidapat dilihat pada rencana pengiriman kedua (revisi). Dasar pemikiran metoda fair-share ini berdasarkan dari jumlah pesanan dengan persediaan yan tersedia,sehingga alokasi pengiriman dapat dilakukan dengan seimbang dan merata (quality distributed). / Hendra Poerwanto G.

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber

*****