Manajemen Berbasis Kegiatan

Manajemen Berbasis Kegiatan / Activity Based Management (ABM) Penyebab timbulnya biaya (cost driver) adalah aktivitas yang mengkonsumsi biaya. Jadi pada lingkungan manufaktur modern efisiensi biaya dapat dicapai dengan cara mengendalikan aktivitas-aktivitas yang menimbulkan biaya-biaya tersebut yaitu melalui Activity-Based

Management (ABM). ABM merupakan pendekatan pengurangan biaya yang dimulai dengan mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang memiliki nilai tambah dan yang tidak bernilai tambah. ABM dimaksudkan sebagai upaya meminimalkan kegiatan yang tidak bernilai tambah dengan mengidentifikasi penyebab yang dapat dicegah karena bagaimanapun pencegahan selalu lebih murah. Lain dari itu juga dimaksudkan untuk perbaikan nilai bagi pelanggan dan akhirnya berdampak pada profit secara keseluruhan.

Pengertian Activity Based Management (ABM)

Activity-Based Management (ABM) adalah :Suatu disiplin yang memfokuskan pada manajemen kegiatan agar dapat dilakukan perbaikan yang berkesinambungan, baik pada nilai yang diterima oleh pelanggan maupun laba yang diperoleh dengan memberikan nilai. Manajemen Aktivitas merupakan suatu penilaian terhadap nilai suatu kegiatan yang ada dalam organisasi yang meliputi saran untuk nenilih dan memelihara kegiatan-kegiatan yang memberikan nilai tambah. Sedang yang dimaksud dengan kegiatan yang memberikan nilai tambah (value added activities) merupakan kegiatan yang efisien, misalnya tenaga kerja langsung, bahan baku tambahan, pengolahan dll. Sebaliknya kegiatan yang tidak memerikan nilai tambah misalnya penjadalan, perpindahan, menunggu, inspeksi dan penyimpanan.

Dimensi ABM

ABM memiliki dua dimensi yakni:

• 1. Cost Dimension Fokus pada akurasi pembebanan biaya pada obyek biaya seperti produk dan pelanggan. Dalam hal ini digunakan pendekatan Activity Based Costing (ABC)

  2. Process Dimension Memberikan informasi yang akurat tentang mengapa suatu pekerjaan dilakukan dan bagaimana melakukannya.

Dimensi Proses ABM

Dimensi Proses ABM meliputi hal-hal sebagai berikut:

• • Driver Analysis: merupakan analisis yang memfokuskan diri pada indentifikasi akar penyebab biaya kegiatan. Mengetahui akar penyebab biaya kegiatan merupakan kunci dari perbaikan dan inovasi.

  • Activity Analysis: merupakan proses indentifikasi , pendeskripsian dan evaluasi kegiatan yang dilakukan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk menjawab beberapa pertanyaan penting yang mancakup:

    • Kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan?

    • Berapa orang yang terlibat dalam suatu kegiatan?

    • How many people perform the activities.

    • Waktu dan sumberdaya ang diperlukan untuk melaksanakan suatu kegiatan.

    • Penilaian nilai kegiatan yang dilakukan organisasi termasuk memberikan saran untuk memilih dan memelihara kegiatan-kegiatan yang member nilai tambah.

Lebih jauh, analisis kegiatan membantu manajemen untuk memilih dan memelihara kegiatan yang memberi nilai tambah yang memberikan pengurangan biaya dan efisiensi operasi yang lebih besar. Dengan demikian, memberikan dukungan bagi tujuan perbaikan berkesinambungan.

Dengan demikian ABM terdiri atas analisis pemacu biaya, analisis kegiatan, dan analisis kinerja, serta menggunakan ABC sebagai sumber utama data dan informasi. ABC memberikan informasi untuk memanajemeni kegiatan dengan menggunakan data ABC dan alat lain agar dapat dilakukan perbaikan yang berkesinambungan. ABM dinyatakan sebagai suatu metode yang tidak hanya untuk memberikan laporan biaya tetapi juga untuk memanajemeninya. Tetapi jangan menyamakan memanajemeni dengan mengendalikan. Data ABC atau ABM digunakan lebih banyak untuk pembuatan rumus-rumus yang sifatnya ramalan daripada untuk pengendalian. Sekarang penggunaan data biaya untuk pengendalian mengalami kemunduran karena adanya umpan balik yang lebih cepat yang diperoleh dari manajemen mutu terpadu (total quality management), seperti praktek-praktek pengendalian proses secara statistik, atau dari waktu riil, sistem informasi terpadu (integrated information system). Estimasi dalam ABC / ABM memberikan tempat untuk uji kredibilitas karena materialitas dan relevansi biaya dipertimbangkan di dalam tahap desain. Lebih lanjut, hukum Pareto yang menyatakan bahwa “yang sedikit mewakili yang banyak” biasa dipakai untuk memahami sifat-sifat biaya.

Aplikasi ABM

Tahapan dalam aplikasi ABM adalah

• 1. Menyusun benchmark (standard) untuk kegiatan yang menambah nilai

  2. Mengidentifkasi kegiatan-kegiatan

  3. Mengklasifikasikan kegiatan-kegiatan ke dalam dua klasifikasi yakni klasifikasi kegiatan yang menambah nilai dan yang tidak menambah nilai

  4. Mencari akar penyebab untuk setiap kegiatan yang tidak menambah nilai. Memberikan saran bagaimana memperbaiki kegiatan yang tidak menambah nilai.

Proses identifikasi Non Value Added Activities dilakukan dengan menjawab beberapa pertanyaan dasar sebagai berikut::

• 1. Apakah kegiatan tersebut memang penting untuk dilakukan?

  2. Apakah kegiatan telah dilakukan dengan efisien?

  3. Apakah suatu kegiatan kadang-kadang membari nilai tambah dan kadang-kadang tidak member nilai tambah?

Selanjutnya untuk mengurangi Dampak Non Value Added Activity dengan cara sebagai berikut:

• • activity selection: merupakan kegiatan memilih serangkaian kegiatan-kegiatan yang berbeda terkait kegiatan yang dilakukan oleh kompetitor

  • activity reduction: merupakan proses mengurangi waktu dan sumberdaya yang diperlukan oleh suatu kegiatan

  • activity elimination: merupakan proses identifikasi dan penghilangan kegiatan yang tidak member nilai tambah.

  • activity sharing : meningkatkan efisiensi dari kegiatan-kegiatan penting dengan menggunakan prinsip economic of scale

Kunci sukses implementasi ABM terletak pada setidak empat faktor, yaitu

1. Dukungan dan Komitment penuh dari Manajemen Puncak.

2. Adanya Agen Perubahan

3. Proses perubahan harus jelas didefinisikan

4. Adanya pembelajaran yang berkelanjutan.

Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah cara mengelola dan mengorganisir berbagai aset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dalam waktu yang sudah direncanakan serta memberikan efek kesejahteraan bagi karyawan. Timbulnya proyek dapat berasal dari, Pembangunan (Pemerintah), Permintaan Pasar, Penelitian dan Pengembangan, Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

Definisi Proyek

Ada beberapa definisi proyek antara lain:

• • Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

  • Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

Definisi Manajemen Proyek:

Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal. Didalam sebuah proyek dibutuhkan sebuah organisasi sehingga masing-masing personil dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik sesuai tenggung jawabnya masing-masing tanpa

mendapat tekanan dari atasan.

Pengelolaan Proyek

Pengelola proyek mempunyai dua tugas pokok. Dua tugas pokok tersebut antara lain:

• 1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan.

  2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal. Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek, Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek, Integrator dan pendorong agar kegiatan- kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek, Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.

  3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

Ada tiga faktor yang mempengaruhi keputusan proyek manajemen, yakni: waktu, sumber-sumber, dan biaya. berkaitan dengan tiga faktor tersebut, maka manajer proyek perlu mencari prosedur yang dapat membantu mereka menentukan berapa lama suatu proyek diharapkan selesai, dan kapan kegiatan tertentu harus dimulai dan diselesaikan. Ini akan memberikan batasan waktu ppenyelesaian proyek dan tolok ukur untuk pengendalian kemajuan proyek. Dalam banyak kasus proyek, beberapa kegiatan merupakan kegiatan kritis dan harus diselesaikan tepat pada waktunya atau keseluruhan penyelesaian proyek akan tertunda. Sementara, kegiatan lain bersifat agak longgar dalam hal waktu penyelesaian. Dengan demikian menjadi penting bagi manajer proyek untuk menentukan kegiatan-kegiatan mana yang termasuk kegiatan kritis.

Selain menentukan kegiatan-kegiatan kritis, manajer proyek harus juga menentukan sumber-sumber yang digunakan seperti misalnya tenaga kerja dan peralatan dan bagaimana sumber-sumber tersebut dialokasikan ke berbagai kegiatan. Terakhir, bahwa biaya proyek harus dikendalikan mengharuskan manajer mencari cara bagaimana biaya dapat diminimisasi.

Meskipun kegiatan manajemen proyek sering dilaksanakan oleh beberapa manajer fungsional, namun organisasi sering secara khusus menugaskan seseorang sebagai manajer proyek. Manajer proyek berbeda dengan manajer fungsional dalam beberapa hal. manajer fungsional berpartisipasi dalam penentuan sumber-sumber yang diperlukan dan penyusunan rencana proyek. Manajer fungsional juga merekrut, melatih, dan menugaskan orang-orang ke ke dalam proyek, memberikan pedoman, dan tingkat kualitas hasil. Sementara manajer poryek memimpin kegiatan-kegiatan proyek, rencana dan memonitor kemajuan kerja, dan memberikan perintah terhadap tenaga kerja yang terlibat dalam proyek.

Proses Perencanaan Proyek

Berikut ini diberikan tahapan-tahapan perencanaan proyek, yakni:

• 1. Pendefinisian Proyek (Project Definition), yakni menganalisis pekerjaan, tugas, atau proyek yang perlu dilakukan.

  2. Perencanaan Sumber-sumber (Resource Planning). Menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan, misalnya tenaga kerja, waktu, uang, perlatan, bahan-bahan, dll. Menentukan perlu tidaknya training, dan menjamin bahwa tenaga kerja memiliki ketrampilan yang memadai.

  3. Project Scheduling. Menyusun skedul waktu secara spesifik untuk setiap kegiatan.

  4. Project Control. menyusun sistem pengendalian yang memadai untuk memonitor kemajuan yang dicapai. Mengembangkan rencana-rencana alternatif dalam kasus dimana rencana semula menemui hambatan sehingga tidak dapat dilaksanakan.

Pendefinisian Proyek

Tahap pertama dalam proses perencanaan proyek adalah menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dan urut-urutan kegiatan. Kemudian divisualisasikan dengan diagram balok (Gant Chart) atau grafis (CPM/PERT). Untuk kepentingan tersebut, berikut ini diberikan beberapa istilah yang sering digunakan dalam manajemen proyek:

• • Proyek adalah keseluruhan rangkaian kegiatan yang memiliki tujuan tertentu.

  • Kegiatan (Activities) meruapakan tugas-tugas yang mengkonsumsi waktu, atau sumber-sumber lain.

  • Peristiwa adalah satu titik waktu yang mewakili saat mulai dan saat selesainya suatu kegiatan.

  • Predecessor adalah kegiatan yang harus selesai sebelum satu kegiatan lain tertentu dimulai.

  • Follower adalah kegiatan yang baru bisa dimulai setelah kegiatan lain selesai dikerjakan.

  • Jaringan Kerja (Network) adalah gambaran grafis dari suatu masalah atau situasi yang berisi lingkaran (nodes) yang bernomor dan yang dihubungkan dengan urutan garis (branches atau arcs)

  • Lingkaran (nodes) adalah titik perpotongan atau pertemuan dari suatu jaringan kerja.

  • Branches adalah garis yang menghubungkan lingkaran-lingkaran dan mewakili kegiatan dalam suatu jaringan kerja.

  • Anak Panah (Arcs) memiliki arti yang sama dengan branches.

  • Dummy Activity kegiatan fiktif yang tidak mengkonsumsi waktu untuk mewakili predecessor atau digunakan ketika dua atau lebih kegiatan yang memiliki lingkaran mulai dan lingkaran selesai yang sama.

Perencanaan Sumber-sumber

Setelah jaringan kerja proyek terbentuk, informasi yang diperlukan pada tahap selanjutnya adalah sumber-sumber yang diperlukan untuk mengerjakan setiap kegiatan. Untuk tujuan penyusunan skedul, sumber yang sangat penting adalah waktu. Penting untuk menghitung keseluruhan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan untuk menyusun skedul setiap kegiatan yang ada.

Berkaitan dengan jenis sumber, yakni waktu, dapatlah dibedakan menjadi dua kategori yaitu yang bersifat uncertainty dan yang certainty. Berikut ini diberikan beberapa istilah waktu yang sering digunakan dalam manajemen proyek:

• • Optimistic Time (a) adalah perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan, yang didasarkan pada asumsi bahwa kegiatan akan berjalan tanpa ada hambatan apapun atau dalam kondisi dan situasi yang ideal.

  • Most Probable Time (m) adalah perkiraan waktu yang paling mungkin untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

  • Pessimistic Time (b) adalah perkiraan waktu penyelesaian suatu kegiatan yang didasarkan pada asumsi bahwa terjadi situasi dan kondisi yang sangat tidak menguntungkan

  • Expected Activity Time (t) adalah waktu rata-rata dari suatu kegiatan. Dihitung dengan cara:

Untuk waktu kegiatan yang bersifat uncertainty, dapat digunakan ukuran statistik variance suatu kegiatan menjelaskan dispersi dari variasi waktu kegiatan tersebut. Pada metode PERT digunakan 6 standar deviasi sehingga rumusnya:

Penjadwalan Proyek

Skedul membantu manajer untuk menggunakan sumber-sumber secara efektif dan untuk memonitor kemajuan dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. berikut ini beberapa alat atau metode yang dapat digunakan dalam manajemen proyek, yakni

• 1. Gantt Chart,

Bagan ini pertama kali dikembangkan oleh HL Gantt untuk mengatasi masalah pengawasan produksi. bagan ini kemudian menjadi dasar digunakannya teknik analisis jaringan kerja seperti CPM (Ctitical Path Method) dan PERT (Project Evaluation Review Technique). Gantt menggunakan apa yang disebut sebagai Gantt Milestone Chart yang merupakan peta yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan atau bagan yang menunjukkan saling hubungan yang terdapat antara semua tahapan atau tingkat pekerjaan.

Sumbu datar dari bagan Gantt menunjukkan skala waktu. Sedang segi empat dalam bagan menunjukkan kegiatan yang harus dilakukan, lama kegiatan ditunjukkan dengan panjang segi empat. Lingkaran pada segi empat menunjukkan keadaan ingkat tertentu dari keseluruhan pekerjaan.

Contoh 01 Gantt Chart

Contoh 02 Membuat Gantt Chart

Misalkan setelah identifikasi kegiatan dan setiap kegiatan telah dianalisis urut-urutannya, diperoleh informasi sebagai berikut:

Pembahasan:

Skedul Proyek dengan metode Gantt Chart adalah sbb:

2. Critical Path Method (CPM)

Istilah-Istilah Dalam PERT dan CPM

Sebelum membicarakan lebih jauh tentang metode Gantt Chart, CPM dan PERT, terlebih dulu diberikan beberapa istilah penting yang sering digunakan dalam metode tersebut:

• • Earliest Start Time (ES) waktu paling cepat suatu kegiatan dapat dimulai tanpa menghambat selesainya pekerjaan.

  • Latest Start Time (LS) waktu paling lambat suatu kegiatan dapat dimulai tanpa menghambat selesainya pekerjaan.

  • Earliest Finish Time (EF) yaitu waktu paling awal/cepat suatu kegiatan dapat diselesaikan tanpa menghambat penyelesaian pekerjaan, dihitung dengan cara EF = ES + waktu yang diharap.Latest Finish Time (LF) yaitu waktu paling lambat suatu kegiatan dapat diselesaikan tanpa menghambat penyelesaian pekerjaan, dihitung dengan cara LF = LS - waktu yang diharap.

  • Jalur Kritis (Critical Path) adalah jalur terpanjang pada jaringan proyek sedang waktunya adalah waktu minimal yang diharap untuk penyelesaian seluruh proyek.

  • Slack Time adalah waktu suatu kegiatan dapat ditunda pengerjaannya tanpa menunda penyelesaian proyek. Slack Time dihitung dengan cara sebagai berikut: Slack = LS peritiwa akhir - Waktu yang diharap - ES peristiwa awal

  • Slack Bebas (Free Slack Time) adalah waktu suatu kegiatan dapat tidak dikerjakan tanpa menggangu atau menunda ES kegiatan follower.

  • Kegiatan kritis adalah kegiatan yang slack timenya sama dengan nol.

  • Peristiwa Kritis adalah peristiwa yang LS = ES

Pendekatan Penggambaran CPM dan PERT

. 1. AON - Activity On Node (kegiatan digambarkan sebagai Lingkaran

2. AOA - Kegiatan digambarkan sebagai anak panah

Keterangan:

• • A : nama kegiatan

  • (0 , 4) : angka pertama menunjukkan ES dan angka kedua menunjukkan EF

  • 4 : waktu yang diperlukan untuk mengerjakan kegiatan A

  • 1 dan 2 : peristiwa nomor satu dan peristiwa nomor dua, atau peristiwa awal dan peristiwa akhir dari kegiatan A,

Ketentuan Membuat Network CPM Dan PERT

• • Aturan Menghitung Waktu ES (Earliest Start Time Rule), yaitu bahwa ES dari suatu kegiatan yang arah panahnya meninggalkan lingkaran peristiwa (node) tertentu sama dengan nilai EF terbesar dari semua kegiatan yang arah panahnya menuju pada lingkaran peristiwa tersebut.

  • Forward Pass adalah cara menentukan ES dan EF dari setiap kegiatan dengan cara menghitung dari peristiwa awal sampai peristiwa terakhir dari seluruh proyek.

  • Aturan Menghitung Waktu LF suatu kegiatan yang arah panahnya menuju lingkaran peristiwa (node) tertentu sama dengan nilai terkecil LS dari semua kegiatan yang arah panahnya meninggalkan lingkaran peristiwa tersebut.

  • Backward Pass adalah cara menentukan FS dan LF dari setiap kegiatan dengan cara menghitungnya dari belakang ke depan yakni dari peristiwa akhir proyek ke perisitiwa awal.

  • Taksiran Waktu Normal adalah taksiran waktu yang digunakan dalam CPM yang pengertiannya seperti taksiran waktu yang paling mungkin dalam PERT.

  • Biaya normal adalah biaya yang ditanggung kalau proyek diselesaikan dalam waktu normal. Taksiran Waktu Dipercepat adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek apabila tidak ada biaya yang dipertimbangkan dalam mengurangi waktu penyelesaian proyek.

  • Biaya Percepatan adalah biaya yang ditanggung apabila proyek diselesaikan dengan waktu yang dipercepat.

  • Skedul Kegiatan Normal adalah diagram network yang dihasilkan dari penggunaan waktu dan biaya normal untuk setiap kegiatan.

  • Skedul Kegiatan Dipercepat adalah diagram network yang dihasilkan dari penggunaan waktu dan biaya dipercepat untuk kegiatan-kegiatan dalam proyek.

Pada Critical Path Method - CPM, untuk setiap kegiatan dalam seluruh proyek digunakan perkiraan waktu normal dan perkiraan biaya normal. Selanjutnya digunakan pula perkiraan waktu cepat dan biaya pencepatan. dalam perhitungan biaya pencepatan diasumsikan bahwa fungsi biaya adalah linier terhadap waktu. Selanjutnya untuk proses pencepatan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

• • Membuat diagram network atas dasar waktu normal dan hitunglah biaya pencepatan setiap kegiatan.

  • Percepatlah waktu penyelesaian proyek dengan mengutamakan kegiatan kritis yang memiliki biaya percepatan per satuan waktu yang paling kecil. Jika pada langkah kedua ini tidak dapat lagi dipercepat, berarti telah ditemukan biaya minimum pencepatan proyek, maka proses berhenti.

  • Susun kembali network yang baru dengan menggunakan waktu kegiatan yang dipercepat dan kembali ke langkah ke dua.

  • Total biaya Minimum Pencepatan dihitung dengan cara menjumlahkan Total biaya skedul normal dengan total biaya pencepatan.

3. Project Evaluation And Review Technique (PERT)

Dalam kenyataannya suatu proyek mempunyai waktu pengerjaan yang sulit untuk dapat diperkirakan dengan pasti, sehingga untuk menghitung waktu pengerjaan suatu kegiatan dilakukan dengan mengestimasi waktu, yakni waktu optimis (a), waktu paling mungkin (m) dan waktu pesimis (b).

Selanjutnya langkah-langkah metode PERT adalah sebagai berikut:

• • Menentukan nilai a, m, dan b, setelah itu menghitung mean dan variance dengan menggunakan 6 standard deviasi.

Selanjutnya, dengan menggunakan hasil perhitungan nilai Z, dilihat pada tabel distribusi normal untuk mendapatkan nilai probabilitas. Tanda minus (-) atau plus (+) pada nilai Z menunjukkan nilai tersebut berada di sisi kiri kurva atau di sisi kanan kurva.

Pengendalian Proyek

Oleh karena adanya waktu pengerjaan yang bersifat uncertainty, penundaan yang tak terhindarkan, atau masalah-masalah lain, proyek menjadi agak terganggu, maka diperlukan suatu monitoring terhadap setiap proses pengerjaan proyek dari waktu ke waktu, dan perlu melakukan tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan. manajer perlu mengavaluasi antara apa yang direncanakan dan hasil aktualnya, evaluasi terhadap perubahan situasi dan kondisi, serta maslah-masalah yang dihadapi sekarang dan di masa yang akan datang, serta tindakan perlu untuk mengkoreksi masalah yang ada dan untuk menghindari timbulnya masalah di kemudian hari. (Hendra Poerwanto G)

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber

*****