Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Untuk mencapai tujuan pelayanan, pekerjaan harus dilakukan dengan efisien dan seefektif. Efisien dan efektif bila pekerjaan dikelola dalam kerangka proyek. Oleh karena itu perlu penerapan manajemen proyek Contoh: membangun jalan, membuat corporate plan, dll.merupakan pekerjaan besaryang memilki cirri bersifat strategis, memiliki batas waktu pengerjaan, memerlukan sumber daya dan ruang lingkup.. Oleh karena itu pula, pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak dapat dikategorikan sebagai pekerjaan biasa dan untuk itu diperlukan manajemen khusus yakni manajemen proyek.

Pengertian Proyek

Menurut Chase (1998), proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian kegiatan unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dlam periode waktu tertentu. Definisi yang lain, Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987) Yang lain lagi adalah Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

Karakteristik Proyek

Sesuatu dapat disebut aktivitas proyek bila memiliki beberapa karakteristik berikut ini:

• 1. Bersifat sementara (temporary) Setiap proyek memiliki tujuan yang ingin dicapai dan jadwal jelas terkait kapan mulai dan kapan selesai

  2. Unik. Setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dengan yang lain.

  3. Progressive elaboration. Setiap proyek memiliki langkah-langkah atau tahapan yng terus berkembang dan berlanjut sampai proyek selesai.

Keempat ciri tersebut di atas merupakan ciri pembeda aktivitas proyek dengan aktivitas operasional. Aktivitas operasional cenderung bersifat terus menerus dan berulang. Dari segi tujuan, aktivitas proyek akan berhenti ketika tujuan telah tercapai.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen Proyek didefinisikan sebagai aplikasi pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), alat (tool), dan teknik (techniques) manajemen dalam aktivitas-aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004)

Manajemen proyek dilaksanakanmelalui aplikasi ingrasi tahapan proses manajemen proyek yakni initiating, planning, executing, monitoring, dan controlling serta closing., Di sisi lain, dalam pelaksanaan proses proyek tersebut terdapat berbagai kendala pokok. Kendala pokok pelaksanaan proses proyek sering disebut Project Constraint Triangle. Tiga Kendal utama tersebut yaitu:

• 1. Lingkup pekerjaan

  2. Waktu

  3. Biaya

Implementasi proyek adalah seni mengoptimalkan hasil dalam konteks kendala- kendala tersebut. Perubahan salah satu dari tiga faktor kendala tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu factor lain.

Dalam upaya mencapai tujuan, pelaksanaan proses proyek perlu menjaga hubungan baik dengan pelanggan dalam kaitannya menciptakan keseimbangan yang menyangkut batasan waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan melalui pemanfaatan sumber daya yang dimiliki.

Pelaksanaan proses proyek sering menghadapi Terdapat trade off antar berbagai kendala misalnya, bila ingin kualitas dinaikkan maka hal tersebut akan membawa pada konsekuensi biaya dan waktu. Demikian pula sebaliknya.

Hal-hal yang mendorong muncul dan perlunya manajemen proyek antara lain:

• 1. Proyek Kapital. Maksudnya, organisasi menangani banyak proyek yang membutuhkan modal dalam waktu yang bersamaan.

  2. Harapan Pelanggan. Harapan pelanggan di masa sekarang dalam membeli produk tidak lah semata produk itu sendiri tetapi sejauh mana produk dapat memecahkan masalah yang dihadapi pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memikirkan bahwa mereka tidak lagi menjual produk tetapi menjual solusi.

  3. Daya Saing. Daya saing di sini mencakup internal maupun eksternal. Sebagai contoh ketika perusahaan dihadapkan pada pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh pihak lain secara lebih baik dan lebih murah di banding bila dikerjakan sendiri, maka perusahaan memerlukan manajemen proyek.

  4. Pemahaman eksekutif. Organisasi yang memiliki struktur organisasi tradisional cenderung akan melakukan semata kegiatan operasional yang rutin dan berulang. Organisasi semacam ini tidak akan mampu mengantisipasi atau menghadapi perubahan eksternal yang cepat. Pemahaman eksekutif yang benar tentang manajemen proyek akan mendorong organisasi menggunakan manajemen proyek.

• 1. Pengembangan produk baru. Manajemen proyek dapat digunakan sebagai warning system apakah suatu proyek masih layak dilanjutkan ataukah tidak. Organisai yang berinvestasi besar pada R and D, cakan cocok bila menggunakan pendekatan manajemen proyek.

Jenis Proyek

Menurut jenis pekerjaan. Ada beberapa jenis proyek, yaitu:

• 1. Proyek konstruksi; terkait pekerjaan membangun atau membuat produk fisik.

  2. Proyek Penelitian dan Pengembangan terkait pekerjaan mencari, menemukan, mengembangkan produk.

  3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa; kegiatan membangun atau membuat produk jasa, misalnya perancangan strukutr organisasi, sistim informasi manajemen, peningkatan produktivitas, pemberian training.

Timbulnya Ide Proyek

Ide proyek dapat bersumber dari:

• 1. Klien

  2. Tawaran dana

  3. Proses lelang

  4. Dari dalam Perusahaan

  5. Melalui penawaran

Ukuran Proyek

Ada beberapa criteria untuk menilai ukuran proyek, yaitu:

• 1. Jumlah kegiatan

  2. Besarnya biaya

  3. Jumlah tenaga kerja

  4. Waktu yang diperlukan

Kompleksitas Proyek

Kompleksitas proyek dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu

• 1. Jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan. Makin banyak jumlah kegiatan dan makin banyak hubungan antar kegiatan maka proyek tersebut dapat dikatakan sebagai proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi.

  2. Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok/ organisasi yang terlibat juga dapat menunjukkan kompleksitas proyek

  3. Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam organisasi dan pihak luar merupakan ukuran lain bagi komplesitas proyek

  4. Tingkat kesulitan yang tinggi menunjukkan komplesitas proyek yang tinggi pula.

Ukuran Keberhasilan

Manajemen proyek dianggap berhasil bila tujuan dari proyek tercapai dengan kriteria:

• 1. Sesuai waktu yang dialokasikan

  2. Sesuai dengan biaya yang dianggarkan

  3. Sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan

  4. Diterima pelanggan

  5. Kalaupun ada perubahan, maka perubahan tersebut adalah perubahan minimum yang fdisetujui oleh pelanggan, tidak menggangu aliran pekerjaan utama organisasi dan tanpa mengubah budya positif perusahaan.