Ruang lingkup Manajemen Operasi

Istilah "Operasi" (Operations) dalam Production/Operations Management diartikan sebagai kumpulan dari seluruh kegiatan yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa. Sedangkan "Production" diartikan sebagai proses konversi sumber-sumber yang dimiliki perusahaan menjadi output. Selanjutnya, istilah "Management" diartikan sebagai pengelolaan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian. Dengan demikian, Production/Operations Management didefinisikan sebagai pengelolaan (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian) semua kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan produksi barang dan jasa (James R Evan, Applied Production and Operations Management).

Menurut Richard B Chase dalam bukunya Production and Operation Management; Manufacture and Service, 1998, manajemen operasi (MO) didefinisikan sebagai disain, operasi dan perbaikan sistem produksi yang bertujuan menciptakan barang dan jasa utama perusahaan. Sama halnya dengan pemasaran dan keuangan, manajemen operasi merupakan bidang fungsional yang memiliki tanggung jawab sebagai manajemen lini dalam struktur organisasi bisnis. Ini penting karena manajemen operasi sering kali dicampur-adukkan dengan Riset Operasi atau Manajemen Sain (Operation Research-OR/ Management Science-MS) serta Industrial Engineering (IE).

Perbedaan pokok antara Manajemen Operasi dengan OR atau MS atau IE adalah bahwa MO merupakan bidang manajemen sedang OR/ MS merupakan aplikasi metode kuantitatif untuk pengambilan keputusan di segala bidang, sementara IE merupakan disiplin ilmu teknik. Dengan demikian MO menggunakan OR/ MS sebagai alat untuk pengambilan keputusan seperti misalnya dalam penyusunan skedul dengan menggunakan jalur kritis, dan dalam beberapa hal memiliki topic bahasan yang sama dengn IE seperti otomatisasi pabrik. Perbedaan peran manajemen membuat MO menjadi berbeda dengan disiplin ilmu yang lain.Sementara menuruty Agus Ahyari manajemen produksi/ operasi merupakan proses kegiatan untuk mengadakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dari produksi dan proses produksi. Sedang menurut Sukanto, manajemen produksi/ operasi Merupakan usaha mengelola dengan cara optimal terhadap faktor-faktor produksi atau sumber seperti manusia, tenaga kerja, mesin dan bahan baku yang ada.

Manajemen operasi (MO) mulai berkembang pesat sejak tahun 1910-an. Pada saat itu Frederick W Taylor mengembangkan konsep yang terkait dengan efisiensi di bidang produksi dengan menggunakan pendekatan ilmiah untuk menghitung produktivitas, menggunakan fungsi manajemen untuk menemukan dan menggunakan aturan dan prosedur dalam operasi system produksi

Ruang lingkup Manajemen Operasi mencakup tiga aspek utama yaitu: 1) Perencanaan Sistem Produksi. Perencanaan Sistem Produksi ini meliputi Perencanaan Produk, Perencanaan Lokasi Pabrik, Perencanaan Layout Pabrik, Perencanaan Lingkungan Kerja, Perencanaan Standar Produksi. 2) Sistem Pengendalian Produksi. Meliputi pengendalian proses produksi, bahan, tenaga kerja, biaya, kualitas dan pemeliharaan. 3) Sistem Informasi Produksi. Aspek ini meliputi struktur organisasi, Produksi atas dasar pesanan, Mass Production. Ketiga aspek dan komponen-komponennya tersebut agar dapat berjalan dengan baik perlu planning, organizing, directing, coordinating, controlling (Management Process).

Dalam perencanaan manajemen produksi/operasi, perencanaan hingga pengambilan keputusan dilakukan dengan menggunakan pendekatan kalsifikasi hirarkhis (Hierarchical Classifications). Artinya, perencanaan dan keputusan ditempatkan pada tiga kategori yakni:

1. Keputusan dan Rencana Strategik

Pada tataran ini, perencanaan dan keputusan memiliki skop yang luas dan meliputi seperti misalnya, penentuan product line, distribution and marketing channel, new plant and warehouse, dll.

2. Keputusan dan Rencana Taktis

Merupakan keputusan-keputusan perencanaan taktis terutama yang terkait penyusunan skedul operasi, alokasi dana, penggunaan mesin, perencanaan tingkat produksi , penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, penentuan perlu tidaknya lembur, penentuan perlu tidaknya persediaan dan berapa banyak.

3. Keputusan dan Rencana Operasional

Merupakan keputusan jangka pendek yang terkai misalnya menetukan pekerjaan yang harus dilakukan hari ini atau minggu ini, menentukan siapa melakukan tugas apa, menentukan tugas-tugas apa yang harus diprioritaskan. Perencanaan dan keputusan operasional ini merupakan tingkatan yang terakhir yang mencakup perencanan dan keputusan tugas-tugas rutin sehari-hari, nisalnya penjadualan karyawan dan peralatan, penyesuaian tingkat produksi, keputusan melakukan tindakan-tindakan penyesuaian bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dalam pengoperasian mesin, pengawasan terhadap kualitas produksi.

Perencanaan dan keputusan pada tataran strategik diambil oleh mereka yang berada pada tingkatan tertinggi dalam organisasi, yang kemudian perencanaan dan keputusan pada tingkat strategik tersebut perlu diterjemahkan dan dijadikan pedoman atau batasan dalam perencanaan dan keputusan taktis. Selanjutnya perencanaan dan keputusan taktis, yang dibuat berdasarkan perecanaan dan keputusan stratejik, dijadikan pedoman bagi perencanaan dan keputusan operational.

Sistem Operasi/ Produksi

Seperti yang telah dikatakan sebelumnya bahwa produksi adalah proses konversi sumber-sumber yang ada dalam perusahaan menjadi produk (output). Dengan demikian, system produksi didefinisikan sebagai kumpulan dari semua kegiatan dan operasi yang saling berkaitan dalam rangka menghasilkan barang dan jasa.

Sistem operasi/ produksi terdiri dari lima komponen dasar seperti terlihat pada bagan sistem operasi. Apapun prosesnya dan apapun perusahaannya selalu berintikan pengolahan input menjadi output. Apa input yang diperlukan dan proses konversi/ transformasi/ penciptaan yang bagaimana yang dilakukan utuk menghasilkan output tertentu akan selalu bergantung pada konteksnya.

1) Input and Output

Input pada sistem produksi adalah sumber-sumber utama , dan sumber-sumber lain yang diperlukan untuk mendukung keseluruhan proses produksi, yang ditransformasi menjadi produk yang diinginkan. Diambil contoh misalnya, bahan baku dan bahan penolong, mesin, tenaga kerja, energi, informasi mengenai permintaan, kondisi ekonomi, dan strategi bersaing, dll. Semua input tersebut masuk dalam proses transormasi atau kreasi menjadi produk. Produk di sini bisa berupa barang, bisa juga berupa jasa.Sedang Output Manajemen Operasi : Produk (Barang dan Jasa)

Produk sebagai output dari sistim produksi/ operasi dapat berupa barang atau jasa, yang masing-masing memiliki karakteristik yang khas. Kekhasan tersebut menciptakan perbedan pokok dalam hal transformasi/ penciptaannya. Perbedaan utama antara produksi barang dan produksi jasa disarikan dalam tabel di bawah ini.

Perbedaan Produk Barang dan Jasa

2) Proses konversi atau kreasi atau transformasi

Proses konversi merupakan istilah yang dipakai untuk proses manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi barang. Proses perubahan tersebut ada beberapa jenis, antara lain: (i) perubahan ketajaman bahan baku, misalnya proses membuat pisau. (ii) Perubahan komposisi atau bentuk input misalnya obat-obatan. (iii) Assembly, merupakan proses merangkai beberapa komponen menjadi suatu produk. Proses konversi dapat saja meliputi bentuk-bentuk seperti:Fisik, misalnya manufaktur. Lokasi, misalnya transportasi. Pertukaran, misalnya pengecer. Storage, misalnya penggudangan. Fisiologikal, misalnya perawatan kesehatan. Informasional, misalnya telekomunikasi

Fungsi transformasi di atas tidak bersifat mutually exclusive. misalnya department store. Fungsi tranformasi di department store melibatkan tiga bentuk yakni informasional, penggudangan, dan pertukaran. Contoh hubungan Input-Transformasi-Output tersaji dalam tabel di bawah ini.

Tabel Input – Transformasi - Output

Pada organisasi jasa, istilah yang dipakai bukan proses konversi tetapi proses penciptaan. Proses penciptaan ini meliputi misalnya menyediakan jasa pada waktu dan tempat tertentu,atau bila misalnya organisasi tersebut adalah rumah sakit, staf yang ahli dan trampil yakan menciptakan kepuasan.

3) Managers

Manajer merupakan komponen yang sangat penting dalam sistem produksi. Agar sistem produksi dapat berjalan efektif, diperlukan manajer yang trampil merencanakan dan mengambil keputusan. Manajer harus menyediakan input, mengendalikan proses konversi dan kreasi, dan menjamin tersedianya output pada waktu dan tempat yang tepat untuk memenuhi permintaan. Untuk itu manajer dalam sistem produksi harus memiliki kemampuan teknis dan perilaku.

4) Feedback

Merupakan proses monitoring output sistem produksi dan penggunakan informasi untuk mengendalikan proses produksi. Feedback yang efektif memerlukan ukuran-ukuran kinerja dan kemampuan organisasi untuk memperbaiki produk yang ditawarkan agar dapat lebih memuaskan permintaan pasar. Sebagai catatan, bila perencanaan dan keputusan mengalir dari atas ke bawah, maka lain halnya dengan feedback. Feedback mengalir dari bawah ke atas sehingga memberikan keterkaitan antar tingkatan hirarkhis.

Sistem produksi hanya merupakan salah satu komponen dari sekian banyak komponen yang ada dalam organisasi. Sistem produksi dipengaruhi dan mempengaruhi keputusan fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Misalnya, fungsi Finance bertanggung jawab atas penyediaan dana, mengendalikan penggunaannya, analisis kesempatan investasi, dan menjamin bahwa operasi perusahaan berdasarkan pada tingkat biaya yang efektif. Keputusan finansial mempengaruhi pilihan peralatan produksi, penggunaan kelebihan waktu, kebijakan pengendalian biaya, keputusan price-volume. Fungsi Accounting mencatat segala biaya dan harga yang berkaitan dengan keputusan finansial, pembelian, dll, yang sering kali data-data tersebut harus diperoleh dari fungsi Produksi. Marketing bertanggung jawab dalam hal pengelolaan permintaan, dan menjamin kepuasan konsumen, serta mengembangkan pasar baru dan produk potensial. Koordinasi antara fungsi Marketing dan Production sangat penting agar estimasi dan peramalan permintaan dapat digunakan secara efektif, dan untuk menjamin kecukupan kapasitas dalam rangka menangani permintaan dan dapat mendistribusikan produk jadi pada waktu yang tepat. Fungsi Engineering menetapkan pedoman kualitas produk, metode produksi, dan spesifikasi teknis lainnya. Fungsi Personalia merekrut dan melatih tenaga kerja dan bertanggung jawab atas moral pekerja, administrasi upah, dll. Oleh karena manusia merupakan faktor terpenting dalam organisasi, maka fungsi ini merupakan fungsi yang vital dalam membantu kelancaran sistem produksi. Research and Development (R&D) menginvestigasi gagasan baru dan kemanfaatan produk tersebut bagi konsumen. Terakhir, Transaksi dan Pembelian bertanggungjawab atas tersedianya bahan dan supplies dan distribusi produk jadi.

Lebih jauh, keseluruhan tujuan dan kebijakan perusahaan dipengaruhi oleh berbagai pengaruh eksternal, yang juga pasti berdampak pada sistem produksi. Ada setidaknya empat faktor lingkungan yang terpenting, yaitu (i) Kondisi Ekonomi seperti tingkat bunga, ketersediaan modal, peraturan perpajakan, dan skala ekonomi. (ii) Peraturan Pemerintah berkaitan dengan pengendalian polusi dan dampak lingkungan. (iii) Kompetisi. Kondisi persaingan, market share dan bagaimana perusahaan bereaksi terhadap strategi pesaing memiliki pengaruh yang signifikan terhadap product lines dan keputusan strategic lainnya. (iv) Teknologi. Adanya teknologi baru dalam proses produksi, peralatan dan bahan-bahan dapat secara dramatis mempengaruhi disain produk dan metode produksi.

Pendekatan Five P's Dalam Konteks Manajemen Operasi/ Produksi

Menurut pendekatan lima P (5P), sistim produksi/ operasi didefinisikan sebagai proses penggunaan sumber-sumber untuk mengubah/ mentransformasi input menjadi output yang diinginkan

Kalau di manajemen pemasaran ada istilah 4P, sedang di manajemen operasi dikenal istilah Five P’s (5P). 5P dalam konteks manajemen operasi terdiri dari 1) People meliputi tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung. 2) Plant mencakup pabrik atau kantor cabang dimana produksi dilakukan. 3) Parts meliputi bahan-bahan. Sumber daya yang diolah dalam sistim. 4) Process meliputi prosedur, dan tahap-tahap pelaksanaan produksi. 5) Planning dan Control Sysem merupakan prosedur dan manajemen informasi yang digunakan untuk mengoperasikan sistem. (Hendra Poerwanto G).

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber

***