Keperilakuan Terkait Manajemen Proyek

Critical Chain Project Management (CCPM) merupakan metode pemodelan dan analisis manajemen proyek sebagai perpaduan antara berbagai sistem yang ada termasuk di dalamnya manajemen proyek tradisional. Kerangka kerja CCPM adalah sebagai berikut:

1. Work Breakdowm Structure yang menghasilkan daftar kegiatan dan hirarki kegiatan

2. Keterkaitan Pkerjaan yang menghasilkan hubungan antar kegiatan dan kendala

3. Alokasi sumber daya yang meliputi jenis dan jumlah sumberdaya.

4. Biaya sumberdaya yang meliputi biaya tenaga kerja dan standar biaya dan overtime

5. Leveling sumberdaya yang mencakup kebutuhan sumberdaya dan ketersediaan sumberdaya

6. Identifikasi Jalur Kritis yang mencakup kegiatan yang memiliki rangkaian terpanjang serta ketersediaan sumberdaya

7. Kegiatan Penyangga yang mencakup kegiatan-kegiatan yang sifatnya perlindungan/ cadangan

8. Penyangga proyek yang meliputi pengaman keseluruhan proyek

9. Analisis Biaya yang meliputi biaya langsung dan tidak langsung serta biaya kontingensi

10. Integrasi Proyek yang meliputi elemen-elemen [royek lain, kemanan dan lingkungan.

Estimasi

Konsep ini menyatakan bahwa dalam mengambil keputusan, seseorang melakukan perkiraan terhadap faktor-faktor yang mungkin berpengaruh terhadap pelaksanaan yang meliputi juga faktor lingkungan tempat dimana seseorang bekerja. Misalnya saat kita mendapat tugas tertentu untuk diselesaikan dalam waktu misalnya 3 hari, maka saat kita hendak menerima tugas tersebut akan terpikirkan apakah tugas tersebut sudah pernah kita lakukan sebelumnya (familiar) dan apakah ada faktor-faktor kesulitan lain yang memungkinkan kita tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut dalam 3 hari. Selanjutnya mungkin saja kita akan menawar waktu tersebut misalnya menjadi 7 hari (5 + 2). 5 hari adalah waktu penyelesaian yang diminta ditambah 2 hari sebagai waktu yang kita perkirakan untuk pengaman bila terjadi hambatan-hambatan dalam pengerjaan sehingga kita mengestimasi bahwa pekerjaan dapat selesai 7 hari. 2 hari yang kita tambahkan untuk dapat menyelesaikan tugas disebut hidden safety

Student Syndrome

Konsep student syndrome menyatakan bahwa seseorang biasanya baru akan memulai menyelesaikan tugas pada waktu mendekati batas akhir pada berapapun waktu yang diberikan. Sebagai ilustrasi, seorang siswa diberi tugas untuk dikerjakan dalam waktu satu minggu dan itu merupakan waktu yang longgar untuk dapat menyelesaikan tugas tersebut. Namun apa yang terjadi adalah bahwa meski diberi waktu yang longgar yakni satu minggu, namun siswa tersebut cenderung baru mulai mengerjakan pada hari-hari terakhir tugas tersebut harus dikumpulkan dan baru menyadari bahwa waktunya tidak cukup lagi untuk melngerjakan tugas tersebut dengan baik sehingga diselesaikan dengan asal-asalan. Keadaan ini juga dapat terjadi dalam hal pengerjaan proyek. Untuk itu kita perlu mewaspadai kecenderungan manusiawi yang seperti ini.

Parkinson’s Law

Konsep ini menyatakan bahwa orang cenderung melambatkan pekerjaan ketika melihat bahwa ternyata ia memiliki kelebihan waktu atau sebaliknya meningkatkan usaha agar terlihat sibuk slama jadwal tugas. Sebagai ilustrasi, seorang programer diberi tugas membuat sofware, ia akan cenderung melambatkan penyelesaian, ketika dia nelihat adanya kelebihan waktu yang dimiliki dalam menyelesaikan tugas tersebut atau sebaliknya ia akan berupaya meningkatkan usaha yang cenderung mengada-ada atau tidak efektif hanya agar terlihat sibuk selama jadwal penyelesaian tugas. Ini terjadi karena beberapa kemungkinan salah satunya karena pendekatan manajemen tradisional yang menekankan tidak terlambat tetapi pekerja tidak mendapat promosi bila menyelsaikannya lebih cepat.

Multi Tasking

Konsep ini menyatakan bahwa dalam lingkungan yang terdiri dari berbagai pekerjaan memungkinkan pekerja diminta untuk menghentikan suatu pekerjaan yang belum selesai untuk berganti mengerjakan pekerjaan yang lain dan demikian seterusnya kemudian kembali lagi memulai pekerjaan yang sama untuk melanjutkan penyelesainnya sehingga orang kehilangan orientasi dan prioritas. Hal ini biasanya dilakukan untuk memuaskan sebanyak mungkin pelanggan. Namun akibat dari multi tasking ini ternyata cenderung negatif karena orang dapat kehilangan orientasi dan prioritas yang ujungnya adalah pekerjaan dilakukan dengan kurang baik sehingga pelanggan tidak puas.

No Early Finishes

Konsep ini menyatakan bahwa biasanya dalam penyelesaian tugas orang cenderung tepat waktu atau terlambat dan jarang sekali terjadi yang lebih cepat dari jadwal. Pertanyaannya mengapa hal ini dapat terjadi? Ada beberapa penjelasan yakni manajemen menerapkan pendekatan manajemen tradisional dalam sistem penghargaan dan pinalti. Pendekatan tradisional jarang sekali memberikan penghargaan untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan lebih cepat. Ketiadaan penghargaan untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan lebih cepat dari jadwal adalah satu hal, ditambah prasangka buruk dengan menuduh orang yang dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat telah memanipulasi estimasi waktu. Hal lain lagi adalah kekhawatiran bila dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari jadwal, maka akan ada kemungkinan untuk estimasi proyek berikutnya akan dipotong berdasarkan pengalaman sebelumnya yang dapat menyelsaikan pekerjaan lebih cepat sehingga orang cenderung memilih diam Yang mirip dengan itu adalah kekhawatiran bila dapat menyelsaikan pekerjaan lebih cepat dari jadwal seseorang malah mendapat tugas berikutnya padahal untuk semua itu orang tidak mendapat penghargaan.

Backward Planning

Backward Planning merupakan metode yang sering diterapkan dalam metode perencanaan proyek jalur kritis (critical Chain). Pendekatan Bacward Planning berdasar pada pertimbangan bahwa bekerja mundur akan menyebabkan memperkecil ketergantungan tugas-tugas yang tidak diperlukan atau tidak bernilai tambah. Secara teknis Backward Planning dilakukan dengan menjabarkan proyek ke tugas-tugas, durasi dan hubungan ketergantungan. Perkiraan tanggal proyek dimulai menunjukkan tanggal maksimal, lalu ditarik mundur untuk menentukan kapan proyek mulai dikerjakan untuk memenuhi target penyelesain.

Penjadwalan Selambat Mungkin (As Late As Possible Scheduling (ALAP)

Konsep ini menyatakan bahwa tugas-tugas dijadwalkan selambat mungkin dari tanggal penyelsaian proyek dan menempatkan kerja sedekat mungkin dengan jadwal akhir. Dengan pendekatan ini akan terbuka kesempatan meningkatkan pengetahuan dan menurunkan risiko untuk mengulang karena telah cukup waktu untuk mempersiapkan diri.

Estimasi Tugas

Estimasi tugas merupakan pengembangan akurasi estimasi waktu melalui pendekatan budaya. Melalui pendekatan budaya diharapkan orang tidak lagi memasukan hidden sfaty ke dalam estimasi waktu penyelesain tugas. Hal ini dapat dilakukan dengan mengembangan budaya yang dapat mengeleminasi ketakutan terutama ketakutan dalam hal kemananan diri bila menghilangkan hidden safety dalam perkiraan waktu mereka.

*****