П8а.1 Принятие решения о реализации проекта

Решение о реализации того или иного проекта принимается после Local Project Forum действующим Board’ом при согласии большинства Full member’ов группы. Процесс голосования за принятие решения о начале или досрочном завершении реализации проекта подробно описан в Приложении 1 (см. П.1.10).

П8а.2 Назначение ментора проекта

П8а.2.1 Любому проекту назначается Mentor.

Mentor— член действующего Board’а, который курирует работу рабочей команды по реализации проекта и обеспечивает взаимосвязь и обмен информацией между ней и Board’ом.

П8а.2.2 Mentor проекта назначается совместным решением Board’а.

П8а.2.3 Непосредственно во время первого официального собрания проекта Mentor обязан проинформировать рабочую группу о том, что промежуточный/итоговый отчет обязан быть заполнен и опубликован в рассылке не позднее чем через месяц с даты завершения фазы проекта или проекта соответственно.

П8а.2.3.1 Mentor совместно с Координатором проекта заполняет отчетность о реализации фазы проекта или проекта (в том числе о выполнении своей позиции) и контролирует заполнение папки в архиве в соответствии с правилами, в течение месяца после даты завершения фазы проекта или проекта.

П8а.2.4 Составление таймлайна является обязанностью Mentor.

П8а.2.4.1 Если ни рабочая группа, ни Mentor не принимали участие в подобных проектах, то рабочей группе может быть назначен приглашенный Mentor.

П8а.2.4.1 Если проект ранее не реализовывался, то составленный таймлайн считается готовым только при согласии большинства членов Board’а.

П8а.3 Выбор координатора проекта

П8а.3.1 Координатор проекта — лицо, ответственное за процесс подготовки и реализации проекта в соответствии с данным приложением; руководитель команды.

П8а.3.2 Объявление о поиске Координатора проекта происходит посредством Call’а, который отправляется Mentor данного проекта в общую рабочую рассылку. Желающие занять данную позицию пишут мотивационное письмо в соответствии с требованиями, указанными в Call’е.

П8а.3.3 На позицию Координатора проекта может претендовать любой член группы, находящийся в статусе Observer, Baby member, Full member, Guest member или Member abroad.

П8а.3.4 Выбор Координатора проекта осуществляется Board’ом.

П8а.3.5 Board должен огласить результат выбора Координатора проекта в общую рассылку не позднее чем через неделю после окончания DL на подачу.

П8а.4 Выбор рабочей команды

П8а.4.1 Working Group (далее WG) — это группа людей, каждый из которых является ответственным за выполнение обязанностей, назначенных им Координатором проекта. Во главе WG стоит Координатор проекта, который сам в равной степени работает над проектом. 

П8а.4.2 Объявление о поиске WG происходит посредством Call’а, который Координатор проекта отправляет в общую рабочую рассылку. Желающие занять позиции в WG пишут мотивационные письма в соответствии с требованиями, указанными в Call’е.

П8а.4.3 На позицию в WG может претендовать любой член группы, находящийся в статусе Observer, Baby member, Full member, Guest member или Member abroad.

П8а.4.4 Выбор WG осуществляется Координатором проекта и Board’ом.

П8а.4.5 Результат выбора WG оглашается Координатором проекта в общую рассылку не позднее чем через неделю после окончания DL на подачу.

П8а.5 Начало работы над проектом

П8а.5.1  Всем членам рабочей группы проекта следует перенять опыт и знания по работе над ним от предыдущих исполнителей (при наличии таковых), а именно прочитать отчет команды, работавшей над проектом ранее, или текущие наработки по проекту.

П8а.5.2 За процесс проведения передачи знаний отвечает Координатор проекта, он следит, чтобы все члены команды, работающей над проектом, внимательно изучили все имеющиеся по нему материалы.

П8а.6 Текущая работа

П8а.6.1 Координатор и рабочая группа выполняют основную организационную работу, связанную с проектом, распределяют нагрузку на членов LBG, при необходимости ищут помощников и координируют их деятельность.

П8а.6.2 По стратегически важным вопросам организации проекта Координатор и рабочая группа обязаны советоваться с Board’ом.

П8а.6.3 Координатор является лицом, ответственным за все принимаемые решения, связанные с подготовкой и реализацией проекта.

П8а.6.4 Координатор регулирует работу всей рабочей группы.

П8а.6.5 Координатор следит за обеспечением прозрачности деятельности рабочей группы по реализации проекта для LBG, а именно: за проведением собраний и предоставлением промежуточных отчетов по завершении фаз проекта в общую рабочую рассылку.

П8а.6.6 Все письма и документы, имеющие отношение к реализации проекта, должны быть оформлены в соответствии с правилами виртуальной коммуникации, представленными в Приложении 6 Устава группы.

П8а.7 Завершающий этап работы

П8а.7.1 Рабочая группа предоставляет членам LBG отчет о проекте не позднее одного месяца с даты завершения реализации проекта.

Содержание отчета: общие итоги работы, итоги работы по фазам и направлениям, указание сильных и слабых сторон проекта, возможные пути преодоления возникших трудностей.

П8а.7.2 Координатор создает папку проекта на google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg не позднее одного месяца с даты завершения реализации проекта. Эта папка должна содержать все документы по позициям.

П8а.7.3 За качество составления итогового отчета, его своевременную публикацию в общую рабочую рассылку, а также за создание архива по проекту на Google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg отвечает Координатор  проекта. В случае, если Координатор не активен и не способен выполнить свои обязанности, то ответственным становится Mentor проекта, а дальнейшая судьба Координатора определяется на следующем Full-собрании.

П8а.7.4 В случае, если в отчете по проекту или в архиве Google workspace (google диск) отсутствуют итоги или материалы по какому-либо направлению, рабочей группе даются дополнительные две недели на завершение работы. Если по истечении этого времени итоги все еще не подведены, то Координатор вправе выложить отчет в текущем виде. Если Координатор не активен и не способен выложить отчет и создать архив, Mentor проекта вправе делегировать это любому члену рабочей группы или выполнить эти обязательства лично.

П8а.7.5 Член рабочей группы, не сдавший свой отчет в срок, заложенный в П8а.7.2 плюс две недели, не допускается до повышения своего статуса на последующих LGM’ах, пока не будет готов отчет по проекту и не будут выложены материалы в Google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg по направлению, а их содержание и наличие в электронном виде не подтвердит Координатор или Секретарь. Отсутствие отчета не влияет на повышение члена рабочей группы, если на момент LGM'а не прошел установленный срок после завершения реализации проекта.

П8а.7.6 Координатор отвечает за поддержание актуальности информации о проекте в основном документе LTSP.

П1.10 Голосование за проекты

П1.10.1 Голосование за проекты из LTSP происходит в соответствии с П1.9 текущего устава.

П1.10.2 Голосование за проекты, не входящие в состав LTSP, проводится среди Full member’ов в электронном виде.

П1.10.3 Голосование за проекты, не входящие в состав LTSP, считается состоявшимся, если свой голос оставили, без учёта коэффициентов, не менее ½ количества всех Full member’ов (округлять в большую сторону). если голосование не состоялось, то секретарь назначает дополнительный раунд голосования (например, в другое время и/или в другом формате).

П1.10.4 Весовой коэффициент каждого голоса при голосовании за проекты, не входящие в состав LTSP, равен обычному весу голоса, за исключением случаев, когда проект выносится на LGM (в таких случаях вес голоса рассчитывается в соответствии с П1.1.4).

П1.10.5 При голосовании за проекты, не входящие в состав LTSP, имеется три варианта голоса: ЗА, ПРОТИВ, BLANK.

П1.10.6 Проект, не входящий в состав LTSP, считается принятым к реализации или досрочному завершению, если голосование успешно состоялось и сумма голосов "за" с учётом соответствующих весовых коэффициентов составляет не менее ⅔ от общей суммы всех голосов.

П1.10.7 Голосуя BLANK при голосовании за проекты, не входящие в состав LTSP, вы фактически отдаете право принятия решения остальным Full member’ам группы. в случае blank голос понижает кворум.

Одобрено wLGM’21

Предложение № 14-P-GM-GRP-002