П8.1 Принятие решения о проведении мероприятия

Решение о проведении того или иного мероприятия принимается действующим Board’ом при согласии большинства Full member’ов группы.

П8.2 Назначение Mentor мероприятия

П8.2.1 Любому мероприятию назначается Mentor .

Mentor  — член действующего Board’а, который курирует работу команды организаторов по подготовке мероприятия и обеспечивает взаимосвязь и обмен информацией между ней и Board’ом.

П8.2.2 Mentor мероприятия назначается совместным решением Board’а.

П8.2.3 Ответственность за реализацию первого этапа MRF и отчета возлагается на Mentor .

П8.2.3.1 Непосредственно во время проведения тимбилдинга ивента Mentor обязан проинформировать coreteam о том, что отчет по каждой позиции обязан быть заполнен и опубликован в рассылке не позднее чем через месяц с даты проведения ивента. 

П8.2.3.2 Mentor совместно с МО заполняет отчетность о проведении мероприятия (в том числе о выполнении своей позиции), формирует результаты, необходимые для текущего этапа реализации MRF и контролирует заполнение папки в архиве в соответствии с правилами, в течение месяца после даты проведения ивента.

П8.2.4  Обеспечение связи coreteam  со стейкхолдерами является обязанностью Mentor.

П8.2.4.1 Университет 

Mentorдолжен предоставить необходимые coreteam контакты, в случае отсутствия информации найти человека владеющего этими знаниями, после отследить коммуникацию coreteam с университетом, дать конкретные указания  по правилам общения с университетом. Если университет требует заполнения необходимых документов, проследить за  корректностью их заполнения и проверить их..

П8.2.4.2 Компании

Mentor ответственен за получение coreteam фидбека на структуру и текст письма, отправляемого компаниям, также в случае необходимости он должен дать конкретные указания по правилам общения с компаниями и проследить за поддержанием бренда BEST. 

П8.2.4.3 Студенты

Mentor должен отслеживать и проверять письма и другие каналы связи со студентами, чтобы они соответствовали всем требованиям, характеризующим бренд BEST и были понятны и логичны  для студентов. 

П8.2.5 Приглашенный Mentor - член LBG Saint Petersburg, который обладает опытом в подготовке соответствующего мероприятия или который обладает знаниями или образованием в соответствующей сфере. Этот человек курирует работу команды организаторов по подготовке мероприятия и информирует о проделанной работе в отчетах coreteam. приглашенным mentor'ом может быть назначен member lbg saint petersburg в статусе full, либо же member в статусе baby или alumni, но с одобрения board’a

П8.2.6 Если ни core team, ни mentor не были в предыдущем core team'е таких мероприятий как ebec, tedx, hackathon, best course (или их аналогах), то core team'у может быть назначен приглашенный mentor, который обладает знаниями или образованием в соответствующей сфере.

П8.2.7 До проведения Team Building’а Mentor’у необходимо внести в папку соответствующего ивента все необходимые шаблоны для дальнейшей работы Core Team’а.

П8.2.8 В случае, если мероприятие выиграло грант, Mentor контролирует реализацию этого гранта и отчётность.

П8.3 Выбор Главного Организатора

П8.3.1 Главный Организатор мероприятия (Main Organiser, далее — MO) — лицо, ответственное за процесс подготовки и проведения мероприятия в соответствии с данным приложением; руководитель команды организаторов.

П8.3.2 Объявление о поиске МО происходит посредством Call’а, который отправляется Mentor данного мероприятия в общую рабочую рассылку. Желающие занять данную позицию пишут мотивационное письмо в соответствии с требованиями, указанными в Call’е.

П8.3.3 На позицию МО может претендовать любой член группы, находящийся в статусе Observer, Baby member, Full member, Guest member или Member abroad. 

П8.3.4 Выбор МО мероприятия осуществляется Board’ом. 

П8.3.5 Board должен огласить результат выбора МО в общую рассылку и рассылку мероприятия (если она существует) не позднее чем через неделю после окончания DL на подачу.

П8.4 Выбор команды организаторов (далее — Core Team)

П8.4.1 Главный организатор совместно с Board’ом определяют позиции, необходимые для работы — Core Team мероприятия.  

П8.4.2 Core Team — это группа людей, каждый из которых является ответственным за определенное направление подготовки мероприятия (пример: logistics responsible, participant responsible etc.). Во главе любого Core Team’а стоит МО, который также является частью Core Team’а.

П8.4.3 Объявление о поиске  Core Team’а происходит посредством Call’а, который МО данного мероприятия отправляет в общую рабочую рассылку. Желающие занять позиции в Core Team’е пишут мотивационные письма в соответствии с требованиями, указанными в Call’е.

П8.4.4 На позицию в  Core Team’е может претендовать любой член группы, находящийся в статусе Observer, Baby member, Full member, Guest member или Member abroad.

П8.4.5 При желании, член группы может претендовать на несколько позиций Core Team’а, но быть выбранным только на одну из них. В этом случае в мотивационном письме указывается приоритетность позиций.

П8.4.6 Выбор Core Team’а осуществляется МО и Board’ом.

П8.4.7 Результат выбора Core Team’а оглашается МО’ом в общую рассылку и рассылку мероприятия (если она существует) не позднее чем через неделю после окончания DL на подачу.

П8.5 Начало подготовки

П8.5.1 VP4HR совместно с МО организует для Core Team’a тренинг, направленный на сплочение команды (Team Building, далее — TB), не позднее  чем через неделю после объявления результатов выбора Core Team’а. При этом VP4HR отвечает за подбор тренеров и выбор даты TB’а в соответствии с доступностью Core Team’a и тренеров, а МО за логистическую составляющую (помещение, необходимый стафф).

П8.5.2 TB является обязательным для всех Core Team’ов, состоящих более, чем из 3 человек. В случаях, когда Core Team состоит из 3 и менее человек, TB является необязательным, и решение о его проведении принимает VP4HR совместно с МО.

П8.5.3 Всем членам Core Team’а следует перенять опыт и знания по  мероприятию от предыдущих поколений по своим направлениям (то есть осуществить Knowledge Transfer, далее — KT). А именно, прочитать отчет с прошлого мероприятия того же формата и по возможности устроить встречу с членами Core Team’а предыдущих мероприятий.

П8.5.4 За процесс проведения КТ отвечает МО. Он следит, чтобы все члены Core Team’а прочитали отчеты и получили необходимые знания об организации мероприятия от предшественников в течение недели после объявления результатов выбора Core Team’а.

П8.5.5 Перед началом работы Core Team под руководством МО составляет поэтапный план реализации проекта с указанием сроков (далее — time line). МО выкладывает time line в общую рабочую рассылку для ознакомления членов LBG и получения feedback’а  не позднее чем через неделю после проведения TB.

П8.5.6 Перед началом работы, если уже существует рассылка для данного типа мероприятия, Core Team выбирает рабочий тег мероприятия, который впоследствии присваивается всем письмам и документам, относящимся к мероприятию. МО меняет в настройках рассылки ее стандартный тег на выбранный и оповещает об этом группу. Подробности см. в п.П6.6.3. Если рассылки для данного типа мероприятия еще нет, Core Team совместно с Board’ом решает, нужно ли создавать отдельную рассылку для мероприятия.

П8.6 Текущая работа

П8.6.1 MO и Core Team выполняют основную организационную работу, связанную с проектом, распределяют нагрузку на членов LBG, ищут помощников и координируют их деятельность.

П8.6.2 По стратегически важным вопросам организации мероприятия MO и Core Team обязаны советоваться с Board’ом. 

П8.6.3 МО является лицом, ответственным за все принимаемые решения, связанные с подготовкой и проведением мероприятия. 

П8.6.4 МО координирует работу всего Core Team’а.

П8.6.5 МО следит за обеспечением прозрачности деятельности Core Team’a по подготовке мероприятия для LBG, а именно: за проведением собраний и предоставлением своевременных отчетов о текущем положении дел в общую рабочую рассылку.

П8.6.6 МО администрирует рассылку мероприятия (подключает/отключает людей, следит за тем, чтобы во всех письмах, относящихся к мероприятию, стояла в копии соответствующая рассылка, и так далее).

П8.6.7 Все письма и документы, имеющие отношение к организации мероприятия, должны быть оформлены в соответствии с правилами виртуальной коммуникации, представленными в Приложении 6 Устава группы.

П8.6.8 В случае, если мероприятие выиграло грант, MO является лицом, ответственным за реализацию этого гранта. 

П8.7 Завершающий этап работы

П8.7.1 После окончания мероприятия Core Team осуществляет сбор обратной связи (далее — feedback) о процессе подготовки и проведения мероприятия от участников, организаторов и спонсоров. Процесс сбора feedback’а от организаторов должен начаться не позднее чем через неделю после окончания мероприятия.

П8.7.2 Core Team должен проследить за тем, чтобы после окончания мероприятия были вручены  благодарственные письма спонсорам, представителям университета, государственных структур и другим лицам, содействовавшим в подготовке и проведении мероприятия.

П8.7.3 Core Team предоставляет членам LBG отчет о мероприятии не позднее одного месяца с даты окончания мероприятия.

Содержание отчета: общие итоги работы, итоги работы по направлениям, бюджет мероприятия, оценка по критериям (если система критериев оценки мероприятий (MRF) распространяется на данное мероприятие), указание сильных и слабых сторон подготовки и проведения мероприятия, возможные пути преодоления возникших трудностей.

П8.7.4 MO создает папку мероприятия на Google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg не позднее одного месяца с даты окончания мероприятия. Эта папка должна содержать все документы по позициям.

П8.7.5 За качество составления отчета, его своевременную публикацию в общую рабочую рассылку, а также за создание архива по мероприятию на Google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg отвечает МО. В случае, если МО не активен и не способен выполнить свои обязанности, то ответственным становится Mentor мероприятия.

П8.7.6 В случае, если в отчете по мероприятию или в архиве Google workspace (google диск) отсутствуют итоги или материалы по какому-либо направлению, Core Team’у даются дополнительные две недели на завершение работы. Если по истечении этого времени итоги все еще не подведены, то МО вправе выложить отчет в текущем виде. Если МО не активен и не способен выложить отчет и создать архив, Mentor мероприятия вправе делегировать это любому члену Core Team или выполнить эти обязательства лично.

П8.7.7 Член Core Team’а, не сдавший свой отчет в срок, заложенный в П8.7.3 плюс две недели, не допускаются до повышения своего статуса на последующих LGM’ах, пока не будет готов Отчет мероприятия и не будут выложены материалы в Google workspace (google диск) LBG Saint Petersburg по направлению, а их содержание и наличие в электронном виде не подтвердит Секретарь. Отсутствие отчёта не влияет на повышение члена Core Team, если на момент LGM'а не прошел установленный срок после окончания мероприятия. 

П8.7.8 В случае, если мероприятие выиграло гран, МО является лицом, ответственным за отчётность по этому гранту.

Одобрено sLGM’14

Предложение № 6-P-GM-BRD-002