П6.1 Основные понятия

П6.1.1 Виртуальная коммуникация — это online взаимодействие, включающее в себя обмен информацией и данными посредством интернет-сервисов.

П6.1.2 Рассылка (google group) — это удобный канал связи для группы людей, в котором общение происходит посредством обмена электронными письмами, приходящими автоматически на электронную почту каждого, подключенного к этой рассылке.

П6.1.3 Тред (цепочка писем) — последовательность ответов на сообщение в рамках одной темы.

П6.1.4 Google Docs — бесплатный online-офис, включающий в себя сервисы для создания текстовых документов, электронных таблиц, презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена.

П6.2 Средства виртуальной коммуникации LBG Saint Petersburg

В процессе работы LBG Saint Petersburg использует следующие online сервисы:

• Gmail (mail.google.com) — инструмент обмена электронными сообщениями;

• Google workspace (Google Диск) - инструмент хранения и обмена Google - документами, а также облачное хранилище Архива LBG;

П6.3 Общие положения

П6.3.1 Перед отправлением письма в одну из рассылок группы отправитель должен убедиться, что сообщение соответствует правилам составления письма (см. п.П6.4).

П6.3.2 Перед отправлением письма в одну из рассылок группы отправитель должен убедиться, что сообщение соответствует назначению данной рассылки (см. п.П6.6).

П6.3.3 Перевод тредов из одной рассылки в другую всегда необходимо совершать в соответствии с правилами перевода писем (см. п.П6.7).

П6.3.4 В письмах часто используются аббревиатуры. Наиболее распространённые см. в Приложении 9.

П6.3.5 В рассылках не допускается неуважительное отношение друг к другу, использование ненормативной лексики и оскорблений. 

П6.3.6  В процессе виртуального общения следует быть доброжелательными  друг к другу, ценить своих коллег, друзей и теплую атмосферу в группе. 

П6.4 Правила составления письма

П6.4.1 Тема письма

П6.4.1.1 Каждому письму должна быть присвоена соответствующая тема, состоящая из тега рассылки/тега позиции Менеджмента, второстепенного тега (тегов) и названия. Теги письма указываются в квадратных скобках.

П6.4.1.2 Тег рассылки - это сокращенное название рассылки, заключенное в квадратные скобки (например [HR], [MW], [Informal] и т.д.). Каждая рассылка LBG Saint Petersburg имеет свой тег, за исключением общей рабочей рассылки. Общая рассылка не имеет собственного тега. Типы рассылок и соответствующие теги см. в п.П6.6.

П6.4.1.3 Теги рассылок внесены в настройки и автоматически присваиваются каждому новому треду, отправляемому в соответствующую рассылку. Изменить тег рассылки может администратор рассылки при согласовании с группой. Кто является администраторами рассылок см. в п.П6.6.

П6.4.1.4 При отправлении письма в одну рассылку тег рассылки не ставится отправителем в теме письма, поскольку присваивается автоматически, при этом сам отправитель не видит этого тега.

П6.4.1.5 При отправлении письма в несколько рассылок все теги соответствующих рассылок должны прописываться отправителем в теме письма вручную, поскольку в этом случае теги не ставятся системой автоматически.

П6.4.1.6 Второстепенный тег письма должен отражать общее направление письма (например [Social], [Meeting], [Call] и т.д.). При необходимости у одного письма может быть несколько второстепенных тегов.

П6.4.1.7 Наиболее частоиспользуемые второстепенные теги:

• [Availability] — тег ставится, когда Baby, Full member’ы и ответственные за что-либо в группе member’ы других статусов пишут свою доступность, при этом в теме письма прописываются даты поездки и степень доступности, подробности см. в п.П6.4.3.5;

• [Meeting] — тег ставится при объявлении собраний, при этом из темы письма должно быть понятно точное время и тип собрания;

• [Report] — тег ставится в письмах, содержащих отчеты;

• [Сall] — тег ставится в объявлениях об открытии подач в Core Team’ы, на координаторов проектов, на делегатов RM/GA, на участников мероприятий, при этом в теме письма прописывается DL  на подачу;

• [Announcement] — тег ставится в объявлениях о выборе новых Core Team’ов, координаторов проектов, делегатов RM/GA, участников мероприятий и других важных объявлениях группы;

• [Help] — тег ставится в письмах о выборе помощников;

• [Social]/[Logistic]/[Participant]/[F&D] и т.д. — теги для писем, касающихся различных направлений работы Core Team’ов;

• [Feedback] — тег ставится в письмах, содержащих материалы, требующие feedback’a, при этом теме письма обязательно прописывается  DL на feedback;

• [Video] — тег для писем, содержащих видео;

• [Photo] — тег для писем, содержащих фото;

• [Happy Birthday] — тег для поздравлений с днем рождения в Informal рассылке;

• [Angels] — тег для писем, касающихся ангельской системы;

• [Voting] — тег для писем, касающихся голосований.

П6.4.1.8 Отправитель письма может использовать любые второстепенные теги, в том числе не перечисленные в П6.4.1.7, на свое усмотрение, при условии, что они отражают содержание письма.

П6.4.1.9 Название письма следует после тегов, не берется в квадратные скобки и должно  однозначно и лаконично отражать его содержание, а также включать самую важную информацию, содержащуюся в письме. 

Примеры:

[MW][Call] Разыскивается МО MW! DL на подачу: 1.03, 23:00

[HR][Meeting] HR собрание состоится 18.02 в 18:00.

П6.4.1.10 Если письмо срочное, то в тему перед тегом нужно поставить */**/*** в зависимости от срочности. 

Градация срочности:

*** - необходимо незамедлительно прочитать (сообщение актуально     не более чем 1 сутки после отправки);

** - сообщение актуально в течение 2-3 суток после отправки;

* - сообщение актуально в течение 4-5 суток после отправки.

Пример:

***[BC’20][Meeting] Собрание переносится на СЕГОДНЯ на 18.00.

П6.4.2 Адресат

П6.4.2.1 Перед отправкой письма отправитель должен проверить его потенциальных получателей. Если это персональное письмо — проверить заинтересованность именно этих людей в вашей теме; если это письмо в одну из рассылок — проверить тему письма на соответствие назначению рассылки (см. п.П6.6).

П6.4.2.2 Перед тем, как расширить аудиторию письма (добавить в копию письма адресатов или дополнительную рассылку), необходимо объективно оценить целесообразность этого.

П6.4.3 Содержание

П6.4.3.1 Структура письма должна соответствовать схеме: Приветствие => Вступление (почему я пишу) => Основная суть => Что я хочу получить в ответ => Прощание.

П6.4.3.2 Для выделения особенно важной информации в начале письма ставится ‘#’, после чего пишется выжимка (обычно это сроки, ссылки на документы или технический комментарий с пометкой ‘#t’). В коротких письмах этого делать необязательно.

Пример:

# DL: 15.12.14, 23:00

# Таблица для записи: (ссылка).

П6.4.3.3 Для того, чтобы письмо легче воспринималось читателем, важные моменты стоит выделять форматированием (крупным/жирным/цветным шрифтом, подчеркиванием и т.д.). Однако форматирование следует использовать в меру, чтобы сделать акцент на ключевых моментах.  

П6.4.3.4 Одному заведенному треду должна соответствовать одна тема. Если у автора письма несколько мыслей, или в результате обсуждений в треде появилась новая тема, для ее обсуждения необходимо создать отдельный тред.

П6.4.4 Ответ

П6.4.4.1 Если необходимо ответить в тред всем предыдущим получателям письма, следует выбирать опцию  «ОТВЕТИТЬ ВСЕМ». При выборе опции «ОТВЕТИТЬ» письмо отправится только последнему отписавшемуся в треде человеку. Также автоматический выбор опции «ОТВЕТИТЬ ВСЕМ» можно настроить в личных настройках почты.

П6.4.4.2 Если необходимо ответить в тему письма, но не всем получателям, а кому-то лично, то в поле «Кому» следует убрать стоящие там адреса и ввести адрес (адреса) эл. почты того (тех), кому требуется ответить лично (в этом случае в начале письма ставится ‘#personal’).

П6.4.4.3 Необходимо помнить, что письмо-ответ должно соответствовать теме треда. Если переписка привела к идее для нового обсуждения, для него создается новый тред.

П6.4.4.4 Если ответ соответствует теме, но не соответствует рассылке, то отправляйте свой комментарий в тот же тред, просто изменив получателя на необходимую рассылку. Правила перевода писем из одной рассылки в другую см. в п.П6.7.

П6.4.4.5 Gmail автоматически сохраняет историю переписки и встраивает ее в содержание нового письма, поэтому при смене адресата может быть необходимо удалить историю сообщений.

П6.5 Личная подпись

П6.5.1 В настройках почты для идентификации отправителя письма создается личная подпись. Это инструмент грамотного представления членов нашей группы компаниям, университету, членам других LBG и т.д. Поэтому важно, чтобы личная подпись была актуальной, грамотно составленной и схожей по структуре у всех членов LBG Saint Petersburg. 

П6.5.2 Структура личной подписи состоит из следующих элементов:

• Имя Фамилия;

• Университет (полностью, если не Политех, то ничего не пишем);

• Локальная группа, а также должность в группе, если она есть;

• Организация (полностью);

• Номер телефона;

Примечание:  адрес электронной почты в личной подписи не указывается, т.к вы уже отправляете письмо со своего адреса.

Пример:

Last name First name

“Position” of

Local BEST Group Saint Petersburg

Board of European Students of Technology

Peter the Great St.Petersburg Polytechnic University

+7 (918) 251-34-06

П6.6 Рассылки LBG Saint Petersburg

П6.6.1 Общие сведения

П6.6.1.1 Все рассылки группы делятся на рабочие и неформальные.

П6.6.1.2 К рабочим рассылкам относятся общая рассылка, рассылка Full member’ов и Board рассылка. 

П6.6.1.3 К неформальным рассылкам относятся Informal и Alumni рассылки.

П6.6.1.4 При создании новой рассылки, предназначенной для внутреннего использования в LBG Saint Petersburg, ее адрес должен начинаться с префикса “bestspb”, а название с “BEST SPb”.

П6.6.1.5 При необходимости подключиться к рассылке или изменить что-то в ее настройках следует обращаться к администратору рассылки.

П6.6.1.6 Электронные адреса всех рассылок LBG Saint Petersburg, их назначения и администраторы приведены в online Google-документе: [HR] LBG St. Peterburg: database of members во вкладке “Mailing Lists”.

П6.6.2 Общая рабочая рассылка

П6.6.2.1 Основные данные общей рассылки:

• Адрес - [bestspb@googlegroups.com];

• Название - BEST SPb;

• Не имеет тега.

П6.6.2.2 За администрирование общей рассылки отвечает Board, обычно VP4HR или Секретарь.

П6.6.2.3 К общей рассылке подключены все члены LBG в любом статусе и включая Alumni по собственному желанию.

П6.6.2.4 Назначение общей рассылки:

• Обсуждаются любые рабочие вопросы, касающиеся деятельности группы в целом;

• Пересылаются письма международного уровня с адреса stpetersburg@best-eu.org (официальный адрес LBG Saint Petersburg для международного BEST);

• Baby, Full member’ы и ответственные за что-либо в группе member’ы других статусов пишут свою доступность — тег [Availability];

• Объявляются все собрания группы — тег [Meeting]. При этом из темы письма должно быть понятно точное время и тип собрания;

• Выкладываются отчеты со всех собраний — тег [Report];

• Выкладываются объявления о подаче на MO, в Core Team’ы и на координаторов проектов — тег [Сall]. При этом в теме письма прописывается DL  на подачу;

• Объявляются MO, Core Team’ы, координаторы — тег [Announcement].

П6.6.3 Рассылки отделов и мероприятий

П6.6.3.1 За администрирование любой рассылки отдела отвечает VP4HR.

П6.6.3.2 К рассылкам отделов и мероприятий подключены все желающие члены LBG в любом статусе.

П6.6.3.3 Названия, адреса и теги рассылок отделов:

• BEST SPb FinCom — [bestspb_fincom@googlegroups.com],

тег рассылки — [FinCom];

• BEST SPb CR — [bestspb_fr@googlegroups.com],

тег рассылки — [CR];

• BEST SPb HR — [bestspb_hr@googlegroups.com],

тег рассылки — [HR];

• BEST SPb PR n IT — [bestspb_pr_it@googlegroups.com],

тег рассылки — [PR n IT].

П6.6.3.4 Рассылки основных мероприятий, проводящихся в группе (MW, CD, EBEC local, BEST Course, CE, RM, LES, beScientist, Hackathon, JAM, rJBT, RTW), используются многократно для всех мероприятий подобного типа.

П6.6.3.5 Присвоение тегов рассылкам мероприятий, использующимся многократно:

• В начале работы над мероприятием Core Team присваивает тег рассылке, характеризующий данное конкретное мероприятие, например отражающий год проведения мероприятия или его порядковый номер ([aMW’20], [EBEC Local'21], [BC’22] и т.д.);

• В процессе работы этот тег присваивается всем письмам и документам, относящимся к мероприятию;

П6.6.3.6 Названия, адреса и стандартные теги рассылок мероприятий, используемых многократно:

• BEST SPb Company Days — [best-spb-company-days@googlegroups.com], стандартный тег рассылки — [CD];

• BEST SPb Cultural Exchange — [cultural-exchange-best-spb@googlegroups.com], 

стандартный тег рассылки — [CE];

• BEST SPb EBEC local — [best-spb-ebec-local@googlegroups.com],

стандартный тег рассылки — [EBEC local];

• BEST SPb Educational Course — [best_spb-spring-course@googlegroups.com],

стандартный тег рассылки — [BEST Course];

• BEST SPb Leisure Event — [bestspb-leisure-event@googlegroups.com], стандартный тег рассылки  — [LES];

• BEST SPb Motivation Weekend — [best-spb-motivation-weekend@googlegroups.com],

стандартный тег рассылки — [MW];

• BEST SPb Regional Meeting — [best-spb-regional-meeting@googlegroups.com],

стандартный тег рассылки — [RM];

П6.6.3.7 Назначение рассылок отделов и мероприятий:

• Присылаются важные письма и анонсы;

• Объявляются собрания по отделам/мероприятиям с копией в общую рассылку (тег [Meeting])

• Выкладываются отчеты со всех собраний с копией в общую рассылку (тег [Report])

П6.6.4 Рассылка Full member’ов (далее — Full-рассылка)

П6.6.4.1 Основные данные Full-рассылки:

• Название рассылки — BEST SPb Full members;

• Адрес — [bestspb_full@googlegroups.com];

• Тег рассылки — [Full members ML].

П6.6.4.2 За администрирование Full-рассылки отвечает Board, обычно VP4HR или Секретарь.

П6.6.4.3 К Full-рассылке остаются подключенными все Full member’ы LBG, а также Alumni по желанию и согласованию с Board’ом в течение года с момента ухода в Alumni.

П6.6.4.4 Назначение Full-рассылки: 

• Обсуждаются стратегически важные вопросы жизни LBG;

• Проводятся электронные голосования - тег [Voting];

• Отправляются письма, касающиеся Ангельской системы, и происходит общение между Ангелами и VP4HR - тег [Angels];

• Члены LBG, не подключенные к Full-рассылке, могут писать в эту рассылку по стратегически важным для группы вопросам.

П6.6.5 Board рассылка

П6.6.5.1 Основные данные Board рассылки:

• Адрес — [stpetersburg-board@best.eu.org];

• Рассылка является не google-группой, а рассылкой PA.

П6.6.5.2 За администрирование Board рассылки отвечает Секретарь.

П6.6.5.3 К Board рассылке подключены все члены Board LBG Saint Petersburg.

П6.6.5.4 Назначение Board рассылки:

• Внутренняя рабочая рассылка членов Board LBG Saint Petersburg;

• Члены группы, не состоящие в Board’е, могут писать в эту рассылку с личными, срочными и стратегически важными для группы вопросами.

П6.6.6 Informal рассылка 

П6.6.6.1 Основные данные Informal рассылки:

• Название — BEST SPb Informal;

• Адрес —[bestspb_informal@googlegroups.com];

• Тег рассылки — [Informal].

П6.6.6.2 За администрирование Informal рассылки отвечает Board, обычно VP4HR или Секретарь.

П6.6.6.3 К Informal рассылке подключены:

• Все желающие активные члены LBG в любом статусе и Alumni по желанию;

• Члены из других LBG, изъявившие желание быть нашими подписчиками и утвержденные Full member’ами LBG Saint Petersburg.

П6.6.6.4 При подключении к Informal рассылке новых членов других LBG Board должен оповестить об этом группу в общей рассылке.

П6.6.6.5  Назначение Informal рассылки:

• Обсуждаются темы, напрямую не связанные с работой LBG Saint Petersburg (вечеринки, неформальные встречи, личные вопросы и т.д.);

• Отправляются поздравления с днем рождения - тег [Happy Birthday].

П6.6.7 Alumni рассылка

П6.6.7.1 Основные данные Alumni рассылки:

• Название — BEST SPb Alumni;

• Адрес — [bestspb_alumni@googlegroups.com];

• Тег рассылки — [Alumni].

П6.6.7.2 За администрирование Alumni рассылки отвечает VP4HR.

П6.6.7.3 К Alumni рассылке подключены члены  LBG St.Petersburg, имеющие статус Alumni и VP4HR.

П6.6.7.4  Назначение Alumni рассылки: 

• Общение между Alumni;

• Оповещение Alumni  о текущих событиях и мероприятиях группы.

П6.7 Правила перевода писем из одной рассылки в другую

П6.7.1 Если обсуждение в informal рассылке выходит на стадию стратегической важности для всей группы, то оно переносится в общую/Full/Board рассылку. При этом все соответствующие изменения должны отражаться в начале письма в соответствии с п.П6.4.2.3.

П6.7.2 Треды любых рабочих рассылок не переводятся в Informal, поскольку к ней подключены члены других LBG.

П6.7.3 Письма с тегом [Availability] носят информационный характер, поэтому персональные пожелания счастливого пути пишутся личным сообщением, за исключением тех случаев, когда вы считаете, что комментарий будет интересен всем, и тогда весь тред остается в рабочей рассылке.

П6.7.4 Поздравления с выбором на позиции в Сore Team’ы, координаторов и с любыми другими достижениями всей группы остаются в соответствующих рабочих рассылках, т. к. они носят мотивирующий характер.

П6.7.5 Если у вас назрела хорошая шутка по теме треда, то ее нужно написать в тот же тред без перевода в Informal, при этом перед шуткой ставится знак ‘#BS’.

П6.7.6 Треды из Full-рассылки никогда не переводятся в любые другие рассылки, за исключением Board рассылки. Треды из Board рассылки переводятся в другие рассылки по усмотрению самого Board’a.

П6.8 Правила использования документов Google

П6.8.1 Название документов составляется аналогично теме письма, т.е. должно содержать тег основного направления (аналогичный тегу рассылки), второстепенные теги и лаконичное название (см.п.П6.4).

Примеры:

[BC’14][Social]Идеи для вечеринок;

[MW’14][Call] Список участников;

[PR][CD] Идеи для PR’а мероприятия.

П6.8.1.1 При отсутствии тегов в названии рабочего документа или в документах, на которые он ссылается, вся отчетная деятельность, связанная с ним, не принимается.

П6.8.2 Предоставление доступа к документу

П6.8.2.1 Изначально файл доступен только создателю, для остальных пользователей документ закрыт. Перед передачей ссылки на документ необходимым людям следует предоставить им доступ к документу соответствующего вида (редактирование/комментирование/просмотр). Все документы загружаются в архив на Google workspace.

П6.8.2.2 Благодаря Google workspace при загрузке online документа в архив доступ открыт всем подключенным к нему.

Одобрено sLGM’14

Предложение № 6-P-GM-BRD-002