หน่วยการเรียนรู้ที่ 8
เรื่อง ตารางวิเคราะห์ข้อมูล Pivot Table
PivotTable คืออะไร?
PivotTable (ฝรั่งอ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล) เป็นเครื่องมือบน Excel ที่สามารถสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เช่น สามารถสรุปได้ว่าข้อมูลแต่ละประเภท มีผลสรุปที่เราสนใจเป็นเท่าไหร่ เช่น ผลรวม/จำนวนนับ/ค่าเฉลี่ย/ค่ามาก/น้อยสุด เป็นต้น
ความสามารถนี้ช่วยให้เราสามารถสรุปผลจากข้อมูลจำนวนมากที่อยู่ในลักษณะตารางฐานข้อมูล มาเป็นข้อมูลสรุปแบบสั้นๆ โดยให้เราสามารถพลิกแพลงมุมมองไปมาเพื่อให้เห็นข้อมูลในมุมมองที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว โดยที่เมื่อได้ตารางสรุปตามต้องการแล้วยังสามารถเอาไปสร้างเป็นกราฟต่อได้อีก
ทำความรู้จัก PivotTable บน Excel
PivotTable คืออีกหนึ่งเครื่องมือระดับสูงที่มีอยู่ในโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งมีมาตั้งนานแล้ว ใช้สำหรับการสรุปข้อมูลจำนวนมาก รองรับการแสดงลัพธ์ในรูปแบบของกราฟ หรือข้อมูลตารางที่มีการสรุปผลลัพธ์ สามารถเลือกรูปแบบของรายงานได้หลากหลาย ทำให้ลดเวลาในการจัดการข้อมูลได้มาก
การใช้งานไม่ยุ่งยาก เพียงแค่เริ่มต้นด้วยการบันทึกข้อมูล และเลือกคำสั่ง PivotTable จากนั้น เราก็เลือกรูปแบบของข้อมูล และรายงานตามที่เราต้องการเท่านั้น
สำหรับผู้ต้องการใช้งาน PivotTable แนะนำว่า โปรแกรม Microsoft Excel ที่ใช้ ควรอัพเกรดเป็นเวอร์ชั่นที่ใหม่ๆไว้ก่อน อย่างน้อยก็ควรเป็นเวอร์ชั่น 2010, 2013, 2016 ขึ้นไป เพราะสิ่งที่ได้คือ ความง่ายในการบริการจัดการ เพราะเวอร์ชั่นใหม่ๆ จะมีการจัดการได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น นั่นเอง
อนเริ่มการใช้งาน Excel ในส่วนของ PivotTable อยากให้เพื่อนๆ ได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องของฐานข้อมูลสักนิด เพื่อที่จะทำให้สามารถเรียนรู้การใช้งาน PivotTable ได้มากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของฐานข้อมูลหรือ Database
ลักษณะของข้อมูลประกอบด้วย
Table หมายถึง ข้อมูลทั้งหมดของเรื่องนั้นๆ เช่น ข้อมูลพนักงานทั้งหมด จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล หรือ Table หนึ่งๆ เป็นต้น
Records หมายถึง ข้อมูลของคนๆ หนึ่งหรือสิ่งของอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่น Record ของคนๆ หนึ่ง จะประกอบด้วย
ชื่อ / นามสกุล
สัญชาติ
วันเดือนปีเกิด
ที่อยู่
เบอร์โทร
Fields หมายถึง ข้อมูลส่วนย่อย แต่มีการแยกย่อยเป็นประเภทต่างๆ เช่น
Character -ข้อความ
Number – ตัวเลข (สามารถคำนวณได้)
Percentage – ข้อมูลตัวเลขที่เก็บในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์
Date – วันที่
วิธีการใช้งาน PivotTable สำหรับการเริ่มต้น
เปิดเอกสารหรือ sheet ที่มีข้อมูล
คลิกคลุมข้อมูลทั้งหมด
คลิกเมนู Insert และเลือกคำสั่ง PivotTable
จะพบหน้าต่างใหม่ Create PivotTable (จะแสดงว่าเราต้องการสร้างจากข้อมูลไหนบ้าง)
ที่คำสั่ง Choose where you want the PivotTable report to be placed
เลือก New Worksheet ถ้าต้องการให้สร้าง Sheet ใหม่ (แนะนำให้เลือกข้อนี้)
เลือก Existing Worksheet ถ้าต้องการให้แสดงผลลัพธ์ใน Sheet ที่ต้องการ
คลิก OK ได้เลย เพราะเราได้ทำการเลือกข้อมูลไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนต้น
ดูผลลัพธ์
จะพบว่า ที่คอลัมภ์ขวามือ ให้คลิกทุก Fields ดูผลลัพธ์ทางซ้ายมือที่ได้อีกครั้ง
แนะนำให้ลองคลิกเลือก field บางส่วน และดูผลลัพธ์ประกอบ
ผลลัพธ์ที่ได้ สามารถ copy ไว้วางบน Sheet ไหนๆ ก็ได้ตามต้องการ
ทิปการใช้งาน PivotTable
เราสามารถลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Report Filter” จากนั้น สังเกตดูผลลัพธ์ที่ได้
ลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Row Labels” จะได้ข้อมูลที่แสดงในแนวนอน
ลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Column Labels” จะได้ข้อมูล แสดงในแนวตั้ง
ถ้าต้องการให้ข้อมูลการคำนวณ ให้เลือก field ด้านบน (ที่เป็นตัวเลข) มายัง “Values” ปกติค่าเริ่มต้นจะเป็นการ Sum หรือ บวก
ผลลัพธ์ที่ได้ ทำให้เราสามารถสร้างรายงานได้อย่างหลากหลาย แทบไม่ต้องปรับเปลี่ยนข้อมูลแต่อยา่งใด หวังว่าคำแนะนำเบื้องต้นของเครื่องมือ PivotTable นี้จะช่วยให้เพื่อนๆ ได้ใช้งาน Microsoft Excel อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดงาน