ความสำคัญของกราฟใน Excel

ในยุคที่ข้อมูลมีอย่างมากมาย การนำเสนอข้อมูลที่เป็นรูปแบบตัวเลขให้ดูให้ง่ายนั้น อาจจะต้องใช้กราฟเข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อที่จะทำให้สื่อความหมาย เข้าใจได้ง่าย ดังนั้นการสร้างกราฟเป็นสิ่งสำคัญ และโปรแกรมที่จะช่วยในการสร้างกราฟที่ง่ายที่สุดคือ Microsoft Excel

Microsoft Excel กับ Chart กราฟ

Microsoft Excel มีความสามารถในการกราฟได้อย่างง่ายดาย มีกราฟหลากหลายให้เลือก โดยในแต่ละ Version มีความสามารถที่เพิ่มขึ้นมาเรื่อย ๆ ทั้งความสามารถและรูปแบบให้เลือกใช้งาน เช่น กราฟประเภทแผนที่ (Map) ที่มีใน เวอร์ชั่น 2016 กราฟประเภท Treemap, Sunburst, Waterfall ที่เพิ่งมีในเวอร์ชั่น 2016

อ่านบทความเกี่ยวกับกราฟใหม่ของ Excel 2016 ได้จากบทความ

ขั้นตอนในการสร้างกราฟใน Excel

ขั้นตอนหลักของการสร้างกราฟด้วย Excel มีดังนี้

1. การเตรียมข้อมูลให้พร้อมสร้างกราฟ

ในขั้นตอนนี้หากข้อมูลเราจะต้องสรุปเองจำเป็นต้องใช้สูตร ได้แก่ SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA, SUMIFS, COUNTIFS หรือ ใช้ Pivot Table เพื่อสรุปข้อมูลให้ถูกต้องพร้อมในการนำมาสร้างกราฟ ดูได้ที่

2. เลือกประเภทกราฟให้เหมาะสมกับงาน

กราฟแต่ละประเภทจะเหมาะสำหรับงานคนละแบบไม่เหมือนกัน เรามีความจำเป็นจะต้องเลือกกราฟที่เหมาะสมกับงาน เช่น หากดูแนวโน้มของข้อมูล ในแต่ละช่วงเวลา ควรเลือกเป็นกราฟเส้น (Line Chart) หากจะดูแนวสัดส่วนว่าข้อมูลกลุ่มนี้มีมูลค่าเทียบกับทั้งหมดเป็นอย่างไร ควรเลือกราฟวงกลม (Pie Chart) เป็นต้น

สามารถอ่านการเลือกกราฟ หรือ Visualization ให้เหมาะกับงานที่ บทความ ซึ่ง Power BI เป็นเทคโนโลยีที่น่าสนใจ ใครสนใจลองอ่านในบทความนี้ได้ครับ

3. ปรับแต่งให้กราฟเรียบง่าย ชัดเจน

กราฟหรือแผนภูมิที่ถูกสร้างมาด้วย Microsoft Excel นั้นมักจะมาพร้อมกับความซับซ้อน ยังไม่เหมาะในการนำไปใช้ในการนำเสนอ เช่น ตัวที่แกนของกราฟมีเลข 0 เยอะมาก ควรจะนำเสนอเป็น กี่ M หรือ กี่ K แทน หรือ บางครั้งเส้นของกราฟถี่เกินไปควรสร้างให้เรียบง่าย ด้วยหลักการ Make IT Simple Ease to Understand เป็นต้น

ความท้าทายที่ตามมาคือการสร้างกราฟให้อ่านได้ง่าย ชัดเจน สามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อโดยใช้เวลาไม่เกิน 9 วินาที

การเลือกกราฟให้เหมาะสมกับประเภทงาน

กราฟหรือแผนภูมิใน Excel มีมากมายหลายประเภทมาก เรามีความจำเป็นที่จะต้องเลือกให้เหมาะกับงาน กราฟบางแบบอาจจะดูสวยแต่ไม่สามารถนำไปใช้งานต่อได้ หรือยากต่อความเข้าใจ หรืออาจจะซับซ้อน ใช้เวลาในการอ่านและทำความเข้าใจได้ยาก

กราฟด้านซ้ายเป็นกราฟที่สร้างจาก Excel เพื่อเปรียบเทียบยอดขายสินค้าในแต่ละจังหวัด ซึ่งดูซับซ้อนมากๆ โดยกราฟด้านขวา เป็นกราฟที่เรียบง่าย มีการจัดกลุ่มข้อมูล และมีการเน้นในกราฟที่ต้องการจะนำเสนอด้วย

การสร้างกราฟใน Excel

ขั้นตอนการสร้างกราฟด้วย Microsoft Excel ทำได้โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกข้อมูลที่ต้องการ (แนะนำว่าให้คลุมหัวตารางด้วย)

2. คลิกที่ป้าย Insert

3. เลือกกราฟที่ต้องการ

ประเภทของกราฟใน Excel

Excel มี กราฟ หรือ แผนภูมิให้เลิอกมากมายและยังสามารถนำข้อมูลที่เราใช้มาแนะนำกราฟที่จะใช้ได้อีก ที่เรียกว่า Recommended Charts

ป้าย Recommended Charts

จะเป็นการนำเอาข้อมูลที่เราเลือก มาสร้างเป็นกราฟ ที่ Excel จะแนะนำว่าสามารถเลือกเป็นกราฟประเภทใดได้บ้าง

ป้าย All Charts

จะมีกราฟให้เลือกมากมาย ทั้ง Column, Line, Pie, Bar, Area, Scatter, Map, Stock, Surface, Radar, Treemap, Sunburst, Histogram, Box & Whisker, Waterfall, Funnel, Combo

กราฟแท่ง Column Chart และ Bar Chart

เน้นการเปรียบเทียบโดยสามารถมีกลุ่มข้อมูลเปรียบเทียบได้มากกว่า 1 เรื่อง ตัวอย่างของงานที่จะใช้ ได้แก่

• กราฟเปรียบเทียบยอดขายแต่ละกลุ่มสินค้า (Sales Performance by Product Category)

• กราฟเปรียบเทียบจำนวนประชากรในแต่ละประเทศ

• กราฟยอดขายของแต่ละแผนก ในแต่ละไตรมาส

กราฟเส้น (Line Chart)

เน้นการแสดงแนวโน้ม การเปลี่ยนแปลง ตามช่วงเวลา ตัวอย่างของงานที่จะใช้ ได้แก่

• กราฟแสดงราคาหุ้นในแต่ละชั่วโมง แต่ละวัน แต่ละเดือน

• กราฟเทียบอุณหภูมิในแต่ละเดือน

• กราฟแสดงผลการดำเนินงาน ยอดขาย กำไร ในแต่ละไตรมาส

กราฟวงกลม (Pie Chart)

Pie, Donut, Treemap, Sunburst เน้นเปรียบเทียบสัดส่วนจากทั้งหมด ได้แก่

• กราฟแสดง Market Share ของบริษัท เทียบกับตลาด

• กราฟแสดงสัดส่วนยอดขายของกลุ่มสินค้าในบริษัทในแต่ละแบรนด์

สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ กราฟ Treemap ได้จากบทความ รู้จักกับ Treemap Chart กราฟใหม่ที่ต้องลองใน Excel ทและ กราฟ Sunburst Chart ได้จากบทความ รู้จักกับ Sunburst Chart กราฟใหม่ที่ต้องลองใน Excel

การปรับแต่งกราฟ

เราสามารถทำการปรับแต่งกราฟได้ โดยสิ่งที่สำคัญในการปรับแต่งคือการรู้จักชื่อส่วนประกอบต่างๆ เป็นลำดับแรก เพื่อที่จะได้ปรับแต่งส่วนประกอบที่ต้องการได้

ส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟใน Excel

โดยเมื่อเราคลิกเลือกกราฟ Excel จะมีปุ่ม Chart Element เพื่อต้องการเพิ่มส่วนประกอบเข้ามาในกราฟ, Chart Style เพื่อปรับรูปแบบและสีการในการแสดงผล, Fllter เพื่อกรองเฉพาะแสดงข้อมูลที่ต้องการ ดังนั้นข้อมูลที่เราเตรียมไว้ให้เตรียมให้ครบ แต่จะใช้ Filter เพื่อแสดงเฉพาะรายการที่ต้องการ

บทสรุปของ กราฟใน Microsoft Excel

การนำเสนอด้วยกราฟ ในรูปแบบที่สวยงาม เหมาะสมกับงานจะช่วยให้การอ่านข้อมูลทำได้ง่าย รวดเร็ว และนำไปใช้ในการวิเคราะห์ วางแผนงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยกราฟจะเริ่มต้นจากข้อมูล การสรุปข้อมูลจะต้องถูกต้อง โดยใช้สูตร ฟังก์ชั่น หรือ Pivot Table เพื่อนำมาสร้างกราฟ การเลือกใช้กราฟให้ถูกต้อง เหมาะสม จะช่วยในการนำเสนอทำได้อย่างดี และผู้ใช้งานที่ใช้งาน Excel ควรจะต้องใช้งานกราฟได้ จะมีประโยชน์อย่างมาก