สร้างสูตรคำนวณด้วย Function

Function (ฟังก์ชัน) คือ ชุดคำสั่งในการคำนวณอัตโนมัติเป็นฟังก์ชันสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อฟังก์ชัน แล้วระบุค่าที่จะนำไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชัน หรือเรียกว่า Argument (อาร์กิวเมนต์) เช่น การคำนวณทางการตำแหน่งเซลล์ และคาสที่กำหนด เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณแล้วแสดงผลออกมาได้ถูกต้อง เช่น การคำนวณทางการเงินบางฟังก์ชัน ต้องระบุเงินต้น, ดอกเบี้ยและระยะเวลา เป็นต้น

เมื่อใส่ตัวอักษรเริ่มต้น ซึ่งจะเป็นตัวอักษรของชื่อฟังก์ชัน เช่น =S ก็จะแสดงรายการของฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วยตัว S ขึ้นมาให้เลือกหากพิมพ์ตัวต่อไปก็จะกรองเข้าไปถึงชื่อฟังก์ชันตามที่จะใช้งาน เช่น =SUM ก็จะขึ้นรายการฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย SUM ทั้งหมดขึ้นมาให้เลือก

เลือกฟังก์ชันคำนวณพื้นฐาน

การเลือกฟังก์ชันเพื่อให้คำนวณอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟังก์ชันพื้นฐานเลือกได้อีกวิธีหนึ่ง ซึ่งเป็นวิธีเดิมๆ ที่เคยใช้กันมาทุกเวอร์ชันคือ คลิกปุ่ม AutoSum โดยจะมีฟังก์ชันให้เลือกใช้งานหลายตัวเลือกได้ง่ายๆ ดังนี้

การคำนวณอัตโนมัตินี้โปรแกรมจะตัดสินใจเลือกกลุ่มเซลล์มาคำนวณจากตำแหน่งเซลล์ผลลัพธ์ที่เลือก เช่น เลือกแสดงผลด้านล่าง ก็จะมองไป หาเซลล์ที่อยู่เหนือตำแหน่งผลลัพธ์แต่ถ้าเลือกเซลล์แสดงผลทางขวาก็จะมองหาเซลล์ตัวเลข ที่อยู่ด้านซ้ายมาคำนวณ

ฟังก์ชันพื้นฐานจะเป็นฟังก์ชันที่นิยมนำมาใช้งานบ่อยๆ เช่น

- Sum (ผลรวม) หาผลรวมตัวเลข

- Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเฉลี่ย

- Count Numbers (นับจำนวนตัวเลข) นับจำนวนเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขเอาไว้

- Min (ค่าที่น้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดของตัวเลขที่เลือก

- Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดของตัวเลขที่เลือก

- More Functions… เลือกฟังก์ชันอื่นๆ

ดูผลการคำนวณพื้นฐานโดยไม่ต้องใส่สูตร

หารคุณต้องการดูผลลัพธ์การคำนวณแบบรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างสูตร ก็เลือกตัวเลขแล้วดูผลลัพธ์ที่แสดงผลแถบสถานะด้านล่างได้ ซึ่งจะมีการคำนวณพื้นฐานเช่น Sum หาผลรวม, Average หาค่าเฉลี่ย และ Count นับจำนวนเซลล์ข้อมูลที่เลือก

เพิ่มฟังก์ชันการแสดงค่าบนแถบสถานะ

คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการคำนวณค่าพื้นฐาน อื่นๆ ให้แสดงค่าที่แถบสถานะได้ เช่น ฟังก์ชัน Minimun แสดงค่าต่ำสุด และ Maximum แสดงค่าสูงสุด หือจะคลิกปิดฟังก์ชันที่ไม่ต้องการแสดงค่าได้

การเลือกฟังก์ชันจากแท็บสูตร Formulas

- Financial (การเงิน) ฟังก์ชันทางด้านการเงิน ใช้คำนวณหาค่าทางการเงินต่างๆ เช่น มูลค่าเงินในอนาคต, อัตราดอกเบี้ย, ค่าเสื่อมราคา, จำนวนเงินชำระต่องวด หรือจำนวนงวดสำหรับการลงทุนเป็นต้น

- Logical (ตรรกะ) ฟังก์ชันทางด้านตรรกศาสตร์ ใช้ในการคำนวณแบบกำหนดเงื่อนไข เช่น การเปรียบเทียบค่าที่ให้ผลลัพธ์เป็นจริง (TRUE) หรือเท็จ (FALSE)

- Text (ข้อความ) ใช้จัดการกับข้อมูลประเภทข้อความ เช่น นับจำนวนตัวอักษร ค้นหาคำ แทนที่ข้อความแปลงข้อความ แปลงตัวอักษร พิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ เป็นต้น

- Date & Time (วันที่และเวลา) ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา ใช้คำนวณหาวันและเวลา แสดงวันที่ปัจจุบัน แปลงวันที่เป็นเลขลำดับ หรือแปลงเลขลำดับเป็นวัน เดือน สัปดาห์ หรือปี เป็นต้น

- Lookup & Reference (การค้นหาและการอ้างอิง) ฟังก์ชันที่ใช้ในการค้นหาและอ้างอิง โดยใช่ค้นหาข้อมูลในตารางเพื่อดึงค่าที่ค้นหาเจอมาใช้งาน

- Math & Trig (คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ) ฟังก์ชันทางด้านคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติใช้คำนวณหาค่าทางคณิตศาสตร์หรือตรีโกณมิติ เช่น ค่าผลรวม ค่าสัมบูรณ์ ค่าปัดเศษทศนิยม แปลงมุมเรเดียนเป็นมุมองศาหาค่ารากที่สองของตัวเลข เป็นต้น

- Statistical (ทางสถิติ) ฟังก์ชันการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ ใช้คำนวณหาค่าสถิติต่างๆ เช่น ค่าเฉลี่ยสูงสุด ต่ำสุด ค่ามัธยฐาน ค่าเฉลี่ยเรขาคณิต นับจำนวนค่า นับจำนวนตัวเลข นับเซลล์ว่าง หาค่าลอการิทึมหรือหาค่ารากที่สองของตัวเลข เป็นต้น

- Database (ข้อมูล) ฟังก์ชันเกี่ยวกับฐานข้อมูลใช้จัดการข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในตาราง เช่น ค้นหา คำนวณค่าในตาราง เช่น หาผลรวม, หาค่าสูงสุด-ต่ำสุด, นับจำนวน, หาค่าเฉลี่ยในกลุ่มฐานข้อมูล เป็นต้น

- Information (ข้อมูล) ฟังก์ชันทางด้านสารสนเทศที่ใช้ตรวจสอบลักษณะหรือสถานะของข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ เช่น ตรวจสอบว่ามีข้อมูลในเซลล์นั้นหรือไม่ ข้อมูลในเซลล์เป็นตัวเลขหรือข้อความเป็นต้น

- More Functions (ฟังก์ชันเพิ่มเติม) เลือกฟังก์ชันกลุ่มอื่นๆเพิ่มเติม

ใส่สูตรคำนวณอัตโนมัติจาก Quick Analysis

ฟังก์ชันใหม่ของ Excel 2013 เมื่อคุณคลิกลากคลุมเซลล์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถคลิกปุ่ม Quick Analysis ในหัวข้อ TOTALS เพื่อเลือกการคำนวณค่าด้วยฟังก์ชันพื้นฐานต่างๆได้ เช่น Sum, Average, Count ได้แบบรวดเร็ว

การ Copy สูตรคำนวณ

คุณสมบัติเด่นทางด้านการคำนวณของ Excel คือ จากการที่เราอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขมาใช้ในสูตรหากว่าสูตรคำนวณลักษณะนี้ต้องนำไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ที่คำนวณแบบเดียวกัน เราจะสร้างแค่สูตรแรกที่เหลือใช้วิธีก็อปปี้สูตรแทนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างถึงก็จะเปลี่ยนตามทิศทางการก็อปปี้สูตรไปวาง ผลการคำนวณก็จะเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ

Copy สูตรคำนวณแบบต่อเนื่อง

การก็อปปี้สูตรแบบต่อเนื่องจะทำได้ง่าย ด้วยการใส่สูตรแรกเสร็จแล้ว ให้คลิกเลือกเซลล์ที่มีสูตร แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่เครื่องหมาย + ที่เป็นจุดจับเติมในมุมล่างขวาของเซลล์ แล้วคลิกลากไปตามทิศทางที่จะก็อปปี้สูตรไป เช่น คลิกลากลงจะหมายถึงก็อปปี้สูตรไปใช้เซลล์ด้านล่าง เป็นต้น

ก็อปปี้สูตรด้วยคำสั่ง Copy & Paste

การก็อปปี้สูตรแบบนี้จะทำได้เหมือนการก็อปปี้ข้อมูลทั่วไป แต่สูตรจะเปลี่ยนไปตามตำแหน่งเซลล์ที่วางโดยอัตโนมัติ

Copy สูตรข้ามเวิร์กชีต

นอกจากการก๊อปปี้สูตรไปวางในพื้นที่ติดกันในเวิร์กชีตเดียวกันแล้ว คุณยังสามารถก๊อปปี้สูตรจากเวิร์กบุ๊คหนึ่งไปวางอีกเวิร์กบุ๊คหนึ่งได้ โดยวิธีการก๊อปปี้ด้วยคำสั่ง Copy (คัดลอก) และวางสูตรในตำแหน่งปลายทางด้วยคำสั่ง Paste (วาง) ได้ดังนี้

การป้อนสูตรโดยใช้ฟังก์ชั่น

ฟังก์ชัน จะหมายถึง สูตรพิเศษที่ได้เขียนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ใช้นำไปใช้ได้โดยสะดวกผู้เรียนสามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยการใส่ฟังก์ชันเหล่านั้นไปในสูตรบนแผ่นงานของผู้เรียน ลำดับตัวอักษรที่ใช้ในฟังก์ชัน เรียกว่า รูปแบบ ฟังก์ชันทั้งหมดมีรูปแบบพื้นฐานเดียวกัน ถ้าผู้เรียนไม่ได้ทำตามรูปแบบนี้โปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงข้อความกำหนดข้อผิดพลาดในสูตร ถ้าเป็นฟังก์ชันนั้น เหมือนกับสูตรอื่นๆ ในโปรแกรม Microsoft Excel จะมีฟังก์ชันให้ผู้เรียนเลือกมากมาย ซึ่งผู้เรียนสามารถเลือกได้จากเครื่องมือ บนแถบเครื่องมือ

จะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการเลือกฟังก์ชันดังรูป

ประเภทของฟังก์ชัน

• ที่ใช้ไปล่าสุด

• ทั้งหมด

• การเงิน

• วันและเวลา

• คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ

• ทางสถิติ

• การค้นหาและการอ้างอิง

• ฐานข้อมูล

• ข้อความ

• ตรรกศาสตร์

• ข้อมูล