หน่วยการเรียนรู้ที่ 5

การใช้สูตรคำนวณ

ความสามารถที่โดดเด่นของ Excel คือ การนำข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กชีตมาวิเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากการใช้สูตรคำนวณ โดนการนำค่าคงที่ ตัวเลข คัวแปร หรือการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีตที่เก็บค่าต่างๆ แล้วใช้ตัวดำเนินการหรือเครื่องหมายคำนวณ เช่น บวก, ลบ, คูณ หรือหาร และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ เราจึงมาดูวิธรการสร้างสูตรคำนวณพื้นฐาน และการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในสูตรคำนวณในลักษณะต่างๆ

นอกจากการคำนวณพื้นฐานแล้ว Excel ยังมี Function (ฟังก์ชัน) สำเร็จรูปเพื่อนำมาคำนวณค่าอัตโนมัติสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อ Function แล้วระบุค่าที่จำนะไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชันก็คำนวณสูตรยากๆที่ซับซ้อนได้แบบรวดเร็ว และโปรแกรมได้เตรียมฟังก์ชันให้หลายร้อยฟังก์ชัน แยกเป็นประเภทต่างๆ เช่น ฟังก์ชันการเงิน, ฟังก์ชันสถิติ เป็นต้น

สูตรคำนวณและตัวดำเนินการ

การคำนวณพื้นฐานใน Excel ทำได้ง่ายๆเหมือนเราใช้เครื่องคิดเลขทั่วไปในชีวิตประจำวัน เช่น + (บวก), - (ลบ), * (คูณ), / (หาร) และ ^ (ยกกำลัง) จะต่างกันที่สูตรคำนวณ (Formula) ใน Excel นั้นจะต้องใส่เครื่องหมาย = (เท่ากับ) นำหน้าสูตรก่อน แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ หรือตัวเลขที่เป็นเหมือนตัวแปรที่จะนำค่าไปคำนวณ เช่น =A2+50 คือ การนำค่าที่เก็บในเซลล์ A5 ไปบวกกับค่า 50 เป็นต้น

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator)

หรือเรียกง่ายๆว่า “เครื่องหมายคำนวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกำลัง ซึ่งตัวแปรที่ใช้กับตัวดำเนินการนี้จะต้องเป็นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นตัวเลขเช่นเดียวกัน

ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator)

ใช้ในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีต โดยใช้เครื่องหมาย , (comma), : (colon) หรือเว้นวรรค (space) ในการอ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์บนเวิร์กชีต

ตัวดำเนินการข้อความ (Text Operation)

ใช้สำหรับเชื่อมข้อความ อาจจะเป็นข้อความแบบค่าคงที่ หรือข้อความที่เก็บอยู่ในเซลล์มาแสดงร่วมกันได้ หรือจะใช้เชื่อมเนื้อหาหลายๆ เซลล์ให้แสดงที่เซลล์ใหม่ได้

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator)

ใช้เปรียบเทียบข้อมูล เช่น = (เท่ากับ), > (มากกว่า) เป็นต้น โดยแปรฟลในเชิงตรรกะคือ TRUE (จริง) หรือ FALSE (เท็จ) เช่น 15>20 คือ 15 มากกว่า 20 หรือไม่ ซึ่งก็คือไม่ใช่ก็เป็น เท็จ (FALSE) เป็นต้น

ระดับความสำคัญเครื่องหมายคำนวณ (ลำดับการคำนวณ)

สูตรการคำนวณใน Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาเสมอ แต่เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ต่างๆ จะมีลำดับความสำคัญต่างกัน โดยจะประมวลผลจากตัวดำเนินการระดับสูงไปยังระดับรองลงมา หรือตามลำดับการคำนวณภายในสูตร เช่น A5+B5*C5-10 จะกระโดดข้ามเครื่องหมาย + ไปทำที่เครื่องหมาย * (คูณ) ก่อนตามลำดับความสำคัญแล้วจึงย้อนกลับไปคำนวณยังเครื่องหมายที่เหลือ และถ้าในสูตรคำนวณเดียวกันมีตัวดำเนินการที่มีระดับความสำคัญเท่าๆกัน เช่น + หรือ – ก็จะคำนวณจากซ้ายไปขวาจนครบตามปกติ

สูตรคำนวณพื้นฐาน

แถบสูตร (Formula Bar)

การใส่สูตรคำนวณลงในเซลล์นั้น จะทำได้โดยคลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ก่อน แล้วพิมพ์สูตรลงไปในเซลล์โดยตรง หรือจะพิมพ์ลงบนแถบสูตร (Formula Bar) ซึ่งจะมีการใช้งานแถบสูตร ดังนี้

แก้ไขสูตรคำนวณ

สูตรคำนวรที่ลงบนเซลล์ไปแล้ว หากต้องการแก้ไข เช่น เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิง หรือแก้ไขเครื่องหมายคำนวณ เปลี่ยนชื่อฟังก์ชันก็จะทำได้ 2 แบบ ดังนี้

วิธีที่ 1

วิธีที่ 2

เลือกเซลล์ที่จะนำมาคำนวณด้วยเมาส์

การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ในสูตรคำนวณของ Excel ที่ง่ายและแม่นยำที่สุด สามารถทำได้โดยใช้เมาส์คลิกเลือกเพื่อนำเอาตำแหน่งเซลล์มาใส่ได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์ชื่อของตำแหน่งเซลล์ลงไปเอง การเลือกนั้นจะคลิกเลือกเพียงเซลล์เดียว หรือคลิกลากเลือกช่วงเซลล์แบบกลุ่มหลายๆเซลล์ก็ทำได้เช่นกัน

การจัดลำดับการคำนวณค่าก่อนหรือหลัง

การคำนวณของ Excel จะคำนวณสูตรที่ใช้จากซ้ายไปขวา ตาจะตรวจสอบความสำคัญหรือลำดับก่อนว่าจะทำอะไรก่อนหรือหลัง ฉะนั้นถ้าจัดลำดับไม่ถูกต้องผลลัพธ์ที่ออกมาก็อาจจะไม่ถูกต้องไปด้วย วิธีการจัดลำดับเราจะใช้เครื่องหมายวงเล็บ ( ) มาช่วยจัดลำดับ เพื่อบังคับว่าให้ทำอะไรก่อนหรือหลัง เช่น =(B2+50)/SUM(D2:D5) ให้นำ B2 บวกกับ 50 ก่อนแล้วไปหาผลรวมจากฟังก์ชัน SUM จากนั้นก็เอาผลลัพธ์ของค่าแรกไปหารกับผลรวมเป็นต้น