หน่วยการเรียนรู้ที่ 1

หลักการของโปรแกรมตารางคำนวณ

หลักการทำงานของโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะมีลักษณะเป็นช่องตารางซึ่งประกอบด้วยคอลัมน์ และ แถว มีคอลัมน์ตั้งแต่ คอลัมน์ A จนถึงคอลัมน์ XFD มีจำนวนทั้งหมด 16,384 คอลัมน์ และ มีจำนวนแถวทั้งหมด 1,048,576 แถวโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) หรือเรียกย่อว่า Excel 2013 เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ไฟล์ของ Excel เรียกว่าสมุดงานหรือเวิร์กบุ๊ค (Workbook) และในแต่ละหน้าเรียกว่าแผ่นงานหรือเวิร์กชีต (Worksheet)

ความสามารถของโปรแกรมตารางคำนวณ

Excel เป็นโปรแกรมที่จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง เหมาะสำหรับเก็บบันทึกข้อมูลที่เป็นตัวเลข

ตารางคำนวณมีความสามรถดังนี้

1. สามารถใช้งานทางด้านการคำนวณตัวเลขต่างๆ

2. สามารถใช้สูตรและฟังก์ชันในการคำนวณและหาค่าต่างๆ

3. สามารถใช้เครื่องมือในการจัดการกับตารางข้อมูลได้

4. สามารถสร้างงานตารางได้สะดวกรวดเร็ว

5. สามารถจัดเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลได้

6. สามารถสร้างแผนภูมิได้

7. สามารถสร้างชุดคำสั่งใช้งานเองได้

8. สามารถจัดเรียงข้อมูล และกรองข้อมูลได้

9. สามารถตกแต่งตารางข้อมูลและแผนภูมิได้

10. สามารถตกแต่งรูปแบบตัวอักษรได้ตามต้องการ

หน้าที่ของส่วนประกอบของโปรแกรมตารางคำนวณ

การใช้งานแท็บริบบอน

แท็บริบบอน (Tap Ribbon) เป็นกลุ่มคำสั่งที่ออกแบบมาเพื่อทดแทนเมนู (Menu) แบบเดิมโดยการนำคำสั่งที่ใช้งานต่างๆแบ่งออกเป็นแท็บ ซึ่งในแต่ละแท็บจะมีคำสั่งเหมือนกันหรือใกล้เคียงกันอยู่ในแท็บเดียวกัน

การแสดงหรือซ่อนริบบอน

1. ชี้ลูกศรที่ Quick Access Toolbar

2. คลิกปุ่มขวาของเมาส์ แล้วคลิก Minimize the Ribbon

การใช้งาน แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar)

แถบเครื่องมือด่วน เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยเพื่อความสะดวกในการใช้งานโดยโปรแกรมจะกำหนดให้ตั้งแต่ติดตั้งโปรแกรมครั้งแรกผู้ใช้โปรแกรมสามารถ

กำหนดเพิ่มคำสั่งที่ต้องการได้สามารถปฏิบัติได้ ดังนี้

1. คลิกปุ่ม กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

2. เลือกคำสั่งที่ต้องการ

แท็บริบบอน พื้นฐานการใช้งานของ Microsoft Office Excel 2013

แท็บ “หน้าแรก” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้จัดรูปแบบเนื้อหา รูปแบบข้อความ การแสดงผล การคัดลอกการจัดตำแหน่ง

แท็บ “แทรก” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้แทรกออบเจ็กต์ต่างๆ

แท็บ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ตั้งค่าหน้ากระดาษ

แท็บ “สูตร” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้สร้างสูตรคำนวณ

แท็บ “ข้อมูล” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการข้อมูล

แท็บ “รีวิว” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการตรวจสอบและป้องกันสมุดงาน

แท็บ “มุมมอง” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการปรับมุมมองสมุดงาน

เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel

วิธีที่ 1

1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs จากนั้นเลือกไปที่ Microsoft

3. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที

วิธีที่ 2

1. เลือกดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์Microsoft Office Excel2013จะสามารถเปิดใช้งานได้ทันที

การสร้างสมุดงานใหม่

1. เลือกแท็บไฟล์ (File)

2. คลิกปุ่มใหม่

3. เลือกสมุดเปล่า

การบันทึกสมุดงาน

เมื่อสร้างแฟ้มงานเสร็จแล้วต้องทำการบันทึกข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้

กรณีที่ 1 การบันทึกงานครั้งแรก

1. คลิกเลือก Ribbon ไฟล์

2. จะปรากฏหน้าต่างใหม่ของ Ribbon ไฟล์ขึ้นเลือกคำสั่ง บันทึกเป็น/Save As จากนั้นทำตามขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1

ให้เลือก disk ที่ต้องการเซฟงาน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น ถ้าไม่พบให้ใช้คำสั่งเรียกดูแล้วหาในส่วนที่เราต้องการเซฟงาน

ขั้นตอนที่ 2

พิมพ์ชื่อแฟ้ม, ชื่อเอกสารที่ต้องการ และเลือกบันทึกชนิดของเอกสารที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 3

เมื่อเลือกรายละเอียดในส่วนต่างๆ ได้แล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกได้เลยเลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูลจากนั้นที่ช่อง ชื่อแฟ้ม/File name พิมพ์ชื่อไฟล์จากตัวอย่างนี้ให้ชื่อว่า สมุดงาน1จากนั้น กดปุ่ม บันทึก/Saveจะได้ไฟล์นามสกุล.xlsx