Hợp đồng cho thuê văn phòng

Địa điểm diện tích thuê

Điểm lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê chính xác là bao nhiêu. Thường thì các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính chi phí thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Cần cân nhắc kỹ càng trong việc lựa chọn diện tích thuê tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu. Xác định rõ mục đích sử dụng trang thiết bị số lượng nhân viên thực tế để chọn văn phòng có diện tích phù hợp.

Điều kiện gia hạn và thời gian thuê

Khi ký kết hợp đồng cần xác định các mốc thời gian. Ngày hợp đồng có hiệu lực và ngày hợp đồng bắt đầu tính phí. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không. Quy trình gia hạn hợp đồng cần những thủ tục gì. Đây cũng là điều khoản cần được đưa vào hợp đồng.

Về chi phí thuê văn phòng

Trong hợp đồng cần nêu rõ các khoản phí mà khách thuê cần trả cho dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp, lễ tân , an ninh, vệ sinh, điều hòa trung tâm, thang máy… Các loại phí dịch vụ khi doanh nghiệp thuê văn phòng tại tòa nhà như phí đỗ ô tô xe máy. Một số tòa nhà sẽ được miễn phí chi phí này cho một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích phòng cho thuê. Chính vì vậy những khoản chi phí này cần được nêu một mục rõ ràng trong hợp đồng.

Cách tính giá thuê

Có nhiều hợp đồng thuê văn phòng đưa ra giá thuê nền tính theo mỗi mét vuông. Với cách tính này có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi giá này bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng được như hành lang và thang máy. Điều này làm cho khách hàng có sự so sánh giá cả giữa tòa nhà cho thuê này và tòa cho thuê khác.

Trong trường hợp này doanh nghiệp cần nhìn vào tổng chi phí phải trả. Đôi khi một văn phòng không gian nhỏ hơn một chút, chi phí tính trên mét vuông cao hơn một chút lại có thể đem lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp của mình vì bố trí hợp lý và có giá trị sử dụng cao hơn.

Trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê

Đối với bên cho thuê, hợp đồng cần nêu rõ việc bàn giao văn phòng, tính pháp lý của văn phòng. Các vấn đề phát sinh trong văn phòng mà lỗi không thuộc về bên thuê. Đối với bên thuê cần có trách nhiệm thanh toán tiền thuê, trách nhiệm sử dụng bảo vệ văn phòng, thực hiện quy định pháp luật tòa nhà.

Điều khoản bảo dưỡng các thiết bị

Trong quá trình sử dụng văn phòng cho thuê. Các trang thiết bị của tòa nhà có thể do lý do chủ quan hay khách quan nào đó mà cần phải bảo dưỡng sửa chữa thì sẽ được quy định như thế nào? Bên nào sẽ phải chịu các khoản thanh toán này hay là chia đều cho các bên. Cho nên đây là một điều cần rõ ràng để tránh sau này có những thắc mắc tranh cãi không đáng có.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Cần nêu rõ các trường hợp dẫn đến chấm dứt hợp đồng. Hạn hợp đồng đến khi nào, các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng dẫn đến chấm dứt. Nếu trong quá trình cho thuê văn phòng thực hiện muốn chấm dứt trước thời hạn bên thuê cần có công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và phối hợp giải quyết các thủ tục.