Googleドライブ

Googleサイトを利用するにあっては、Googleドライブにデータや写真などのコンテンツを保存して利用することになります。

特にホームページビルダーなど既に運用していたWEBサイトからGoogleサイトへ移行する方は、予めGoogleドライブに必要なデータなどをアップロードしておくとGoogleサイトでの編集作業が各段に早くなります。

但し、WEBサイトで公開するためには、そのための設定が必要です。また、設定を誤るとデータが流出する可能性が出てきます。

基本操作を理解していただいた後、「共有とリンクの取得」の方法を確認して設定していくことになります。

Googleドライブの容量は、無料版では１５ギガバイトです。それ以上の場合は、個人利用のGoogle ONE 有料版（NPOの場合は非営利組織版がある）を契約することになります。

Googleドライブへのアクセス

Googleのトップページの右上、9点のブロックアイコンをクリックし、Googleアプリからドライブを選択する。（グーグルで検索するとGoogleドライブを選択することもできます。）

Googleアカウントにログインするしたドライブ画面が下図です。（ここでは既に使われている状態なので、上部に候補リストや下部にファイル・ファイルが表示されています。）なお、画面の表示は、右上赤丸部分マークをクリックすることでで、リスト表示と大きいアイコン表示（次の図）に切り替えることができます。ファイルやフォルダー数が多くなると、リスト表示の方が表示量が多く見やすくなります。また、「名前」や「最終更新（日時）」で昇・降順に並び変えが可能となります。

ファイルの種類

Googleのサービス（アプリ）で作られたもの（ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォームなど）は、それぞれのアプリマークで表示され、ダブルクリックすることで、そのアプリが起動します。

PDFはPDFマークが表示され、画像はサムネイルで表示され、ダブルクリックでプレビュー表示されます。

マイクロソフトのワード・エクセル・パワーポイントは、それぞれのマーク（青いW・緑のX・オレンジのP)が表示されます。ダブルクリックするとドキュメント・スプレッドシート・スライドのGoogleアプリでの表示になります。

共有とリンクの取得

ドライブ内のデータを共同編集する場合とGoogleサイトへ貼り付けなどによりネット上への公開のために、設定する項目がこの2つです。

ファイル又はフォルダを指定し、右クリックメニューの「共有」をクリックします。（左下図）

「アクセスできるユーザー」と「一般的なアクセス」の2項目の設定です。

「アクセスできるユーザー」は、共同で編集作業を行う場合（メンバーを追加する）か、特定メンバーだけに閲覧させる場合（一般公開しない仲間内だけのGoogleサイト）に設定します。

「ユーザーやグループを追加」欄に、追加したい人のGoogleアカウントを入力します。（右下図上）

「編集者欄」をクリックして「閲覧者」・「閲覧者コメント可」・「編集者」を選択します。

特定メンバーだけに閲覧させる場合は、「閲覧者」又は「閲覧者コメント可」にしますし、共同で作業を進める場合は、「編集者」とします。

共有設定したことの通知が必要であれば、通知にチェックいれ（必要あればメッセージを記入）メールを送信して、相手に知らせることができます。

「一般的なアクセス」は、WEBサイトで閲覧してもらための設定です。（右下図下）

「制限付き▼」をクリックして、「リンクを知っている全員」に変更します。右側の「閲覧者▼」は「閲覧者」とします。（コメント可は特殊な場合、ここで編集者とすることは基本的にはありません。）

リンクの取得

上図と同じ共有設定画面が開き「リンクのコピー」をクリックすると、パソコンのメモリに保持されます。必要なところ（Googleサイトの編集画面など）でぺイスト（Ctrl+Vなど）して使います。

共有の意味と課題

Googleサイトでの利用（公開）を前提とすると、「共有」で必要なのは、「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」で「閲覧者」とする設定です。この設定を行いないとGoogleサイトで公開しても利用者は「権限なし」として表示されません。

共同編集としての「共有」設定を行うと、Googleドライブのメニューにあるマイドライブの下、「共有アイテム」に表示されます。ここで、「編集者」であれば、編集が可能になります。