Bagi menubuhkan PISPA, prosedur berikut hendaklah dipatuhi:- 

1. Jabatan / Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan Politeknik Malaysia perlulah membuat permohonan bertulis dengan mengemukakan surat dan borang permohonan (rujuk Lampiran 1) yang telah disokong oleh Pengarah Politeknik kepada Pengarah Angkatan Pertahanan Awam Negeri (PPAN) dan satu salinan kepada JPPKK. 

2. Permohonan daripada Politeknik akan dinilai, diproses dan disokong oleh PPAN berdasarkan keperluan PISPA Politeknik, kemampuan kewangan, pejabat pengurusan, logistik, peralatan dan jurulatih sebelum dimajukan kepada Ibu Pejabat Pertahanan Awam (IPPA) untuk kelulusan dan rekod. 

3. Sekiranya permohonan tersebut tidak disokong oleh PPAN, surat maklumbalas permohonan penubuhan PISPA perlu dikembalikan kepada pihak Politeknik berkenaan. 

4. Permohonan yang berjaya perlu dimaklumkan oleh IPPA secara bertulis berserta sijil penubuhan kepada Pejabat Negeri Pertahanan Awam (PNPA) yang berkenaan dan satu salinan surat makluman akan dihantar kepada JPPKK. 

5. PNPA akan memaklumkan kelulusan permohonan kepada pihak Politeknik untuk melaksanakan latihan dan aktiviti serta membuat pemantauan terhadap PISPA di Politeknik. 

6. Permohonan yang telah diluluskan akan didaftarkan dengan satu nombor pendaftaran bagi Politeknik berkenaan seperti berikut: 

X : Kod negeri yang berkenaan, contoh: B untuk Selangor 

PISPA – POLY :  PISPA Politeknik 

600 : No. Fail Bahagian Pengurusan Angkatan IPPA 

XX : Nombor mengikut urutan, contoh: 01, 02 dan seterusnya 

A : Politeknik - Kategori Institusi Pendidikan Tinggi 

Contoh: 

A / PISPA – PSAS / 600 – (13) A 

B / PISPA – PSIS / 600 – (08) A 

C / PISPA – POLISAS / 600 – (06) A 

Permohonan penubuhan PISPA adalah tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut: 

1. Politeknik yang diiktiraf dan berdaftar di bawah  KPT.

2. Politeknik yang menawarkan program pengajian    pelajar yang mengikuti pengajian Diploma tidak kurang daripada tiga (3) tahun. 

3. Politeknik yang menawarkan program pengajian pada peringkat Diploma yang diiktiraf oleh badan akreditasi yang berkaiatan.  

4. Politeknik yang bersetuju menubuhkan PISPA hendaklah mematuhi tanggungjawab seperti di perkara 2.4.2.(b) 

Struktur organisasi PISPA di Politeknik boleh beroperasi mengikut kapasiti berikut: 

1. Kompeni 

Setiap kompeni PISPA terdiri daripada:- 

• 1 Ketua Kompeni (Pegawai Bersekutu) 

• Penolong Ketua Kompeni (Pegawai Bersekutu/Staf Muda) 

• 3 Ketua Platun (Anggota PISPA) 

• 96 anggota PISPA 

2. Platun 

Setiap platun PISPA terdiri daripada 33 anggota iaitu:- 

• 1 Ketua Platun (Anggota PISPA) 

• 32 anggota PISPA 

2. Skuad 

Setiap skuad PISPA terdiri daripada 10 - 12 anggota iaitu:- 

• 1 Ketua Skuad (Anggota PISPA) 

• 9 – 11 anggota PISPA 

Nota:- Setiap tiga (3) skuad akan dijadikan satu (1) platun dan setiap tiga (3) platun akan dijadikan satu (1) kompeni. 

Jawatankuasa PISPA hendaklah ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan negeri bagi menggerakkan latihan, kegiatan dan pentadbiran PISPA. 

1. Jawatankuasa di peringkat kebangsaan hendaklah dianggotai oleh: 

a) Pengerusi Bersama 

• Ketua Pesuruhjaya Angkatan Pertahanan Awam Malaysia 

• Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti (Komander JPPKK) 

b) Timbalan Pengerusi Bersama 

• Timbalan Ketua Pesuruhjaya (Operasi) APM 

• Pengarah Kanan Akademik (Tim. Komandan JPPKK) 

c) Ahli-ahli 

• Pengarah Bahagian Pengurusan Angkatan APM 

• Pengarah Pertahanan Awam Negeri (PPAN) 

• Pengarah Bahagian Kurikulum JPPKK 

• Tim. Pengarah Bahagian Kurikulum JPPKK 

• Pengarah Politeknik / Komandan PISPA Politeknik 

• Komandan Pusat Latihan 

d) Urusetia 

• Ketua Cawangan Pasukan Sokongan BPA IPPA 

• Bahagian Kurikulum (Penyelaras PISPA JPPKK) 

• Sekretariat PISPA Politeknik Malaysia 

Deskripsi Tugasan:- 

Jawatankuasa ini merancang dan membuat keputusan perkara-perkara dasar di peringkat kebangsaan. 

2. Jawatankuasa di peringkat negeri hendaklah dianggotai oleh: 

a) Pengerusi Bersama 

• Pengarah Pertahanan Awam Negeri (PPAN) 

• Pengarah Politeknik / Komandan PISPA Politeknik 

b) Ahli-ahli 

• Timbalan Pengarah Pertahanan Awam  Negeri 

• Timbalan Komandan PISPA Politeknik 

• Ajutan PISPA Politeknik 

• Pegawai Pertahanan Awam Daerah (PPAD) 

c) Urusetia

• Bahagian Pengurusan Angkatan Negeri  

• Penyelaras PISPA Politeknik 

Deskripsi Tugasan:- 

Jawatankuasa ini merancang dan menyelaras perkara- perkara dasar di peringkat negeri. 

3. Jawatankuasa di peringkat Sekretariat PISPA  hendaklah dianggotai oleh: 

a) Pengerusi 

• Komandan Sekretariat PISPA Politeknik Malaysia 

b) Timbalan Pengerusi 

• Timbalan Komandan (Akademik) 

• Timbalan Komandan (Operasi) 

c) Ahli-ahli 

• Pegawai Akademik 

• Pegawai Sumber & Data 

• Pegawai Komunikasi & Promosi 

• Pegawai Latihan & Pembangunan 

• Pegawai Logistik 

• Pegawai Penyelaras Zon 

d) Urusetia 

• Penyelaras PISPA JPPKK  

Deskripsi Tugasan:- 

Jawatankuasa ini merancang dan menyelaras perkara-perkara dasar di peringkat Politeknik Malaysia 

4. Jawatankuasa di peringkat politeknik hendaklah dianggotai oleh: 

a) Pengerusi 

• Komandan PISPA Politeknik 

b) Timbalan Pengerusi 

• Timbalan Komandan PISPA Politeknik 

c) Ahli-ahli 

• Ajutan PISPA Politeknik 

• Ketua Kursus Kokurikulum Politeknik 

• Pegawai Penyelaras PISPA Politeknik 

• Urusetia 

• PISPA Politeknik 

Deskripsi Tugasan:- 

Jawatankuasa ini merancang dan menyelaras perkara- perkara dasar di peringkat politeknik. 

Angkatan Pertahanan Awam Malaysia (APM) 

a)   Ibu Pejabat Pertahanan Awam (IPPA) Malaysia 

• Menerima dan mengesahkan penubuhan PISPA, pegawai dan anggota PISPA. 

• Merancang peruntukan belanjawan PISPA. 

• Merancang dan menyedia perolehan peralatan dan logistik PISPA. 

• Meneliti cadangan dan mengesahkan lantikan pegawai PISPA Politeknik. 

• Merancang dan melaksanakan program-program PISPA pada

• peringkat kebangsaan dan antarabangsa. 

• Mengemaskini, mengesahkan dan menyebarkan dasar-dasar serta arahan tetap mengenai pengendalian, pengurusan dan latihan PISPA. 

b) Pejabat Negeri Pertahanan Awam (PNPA) 

• Menentukan latihan dan aktiviti PISPA berjalan dengan teratur. 

• Mengadakan hubungan rapat dengan Politeknik berkaitan kegiatan PISPA. 

• Menyedia dan memberi bantuan logistik, latihan dan penilaian kenaikan pangkat anggota PISPA. 

• Mengumpul, merekod dan menyimpan maklumat anggota PISPA. 

Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) 

a) Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti 

• Menetapkan dasar penubuhan dan perkembangan PISPA dengan kerjasama APM. 

• Melantik Sekretariat PISPA.  

• Bekerjasama dengan APM untuk merancang dan melaksanakan program PISPA di peringkat kebangsaan dan antarabangsa melalui  

• penyelarasan dan pemantauan oleh Bahagian Kurikulum, JPPKK. 

• Meluluskan bajet tahunan pengurusan dan pelaksanaan program PISPA kepada Politeknik berkaitan. 

b) Politeknik 

• Mencadang pelantikan Pegawai PISPA Politeknik. 

• Menyokong permohonan

• penubuhan Pasukan PISPA Politeknik. 

• Menyelaras aktiviti-aktiviti PISPA pada peringkat Politeknik. 

• Menyediakan perancangan bajet tahunan pengurusan latihan, peralatan dan logistik PISPA. 

• Bekerjasama dengan PNPA untuk merancang dan melaksanakan program PISPA di peringkat negeri. 

• Menyediakan pejabat / tempat pengurusanPISPA. 

• Merekod dan menyimpan maklumat PISPA. 

• Mempromosi fungsi dan peranan APM & PISPA di peringkat politeknik.