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• Tipo de documento: Indica a natureza do documento. Exemplo: Memorando, Ofício, Requerimento, Ata e etc.
• Assunto: Indica o tema do documento. Exemplo: Férias, Licença, Diárias , Licitação e etc.
• Descrição: Resumo do conteúdo do documento.
• Importar PDF: Caso já exista um PDF pronto para ser anexado, este botão possibilita o upload do documento.
  • Para atender recomendações de acessibilidade para Portadores de necessidades especiais os arquivos devem preferencialmente estar no formato Portable Document Format (.pdf), de qualidade padrão “PDF/A”.
• Gerar PDF: Após digitação do documento neste botão transformará o texto em PDF
• Importar do SIGEA: Ao ser clicado o sistema SIGEA abrirá. Crie um documento seguindo um dos modelos previamente cadastrados e depois clique em gerar do SIGEA.
• Gravar: Após todos os campos estarem preenchidos clique em gravar para criar o documento
• Assinar: Solicita autenticação e oferece duas opções de local de assinatura, a esquerda e a direita. Um texto vertical é inserido no documento com as credenciais da rede interna.
• Publicar: Torna visível o documento criado
• Excluir: Deleta o documento.
  • Só é possível excluir documentos que estejam na sua caixa pessoal ou setor
  • Caso exista documentos incluídos posteriormente por outros setores, o documento não poderá ser excluído. Logo, será necessário solicitar a exclusão destes documentos adicionados ulteriormente para só então realizar a sua exclusão.
  • Caso o documento tenha sido autuado, não será possível excluir nenhum documento incluído antes da autuação.

Como Incluir PDFs padrão PDF/A

COMO GERAR PDF/A?

A partir do WORD

1. Escolha a opção Salvar como Adobe PDF

2. Clique no botão Opções

3. Clique em Criar arquivo compatível com PDF/A

4. Clique em OK e depois em Salvar

A partir do LibreOffice

1. Clique em Exportar como PDF...

2.Clique em PDF/A-1a

A partir do PDFCreator

1. Clique em Imprimir, para acessar a impressora virtual

2. Clique na impressora virtual PDFCreator

3.Clique no botão Opções > Salvar > Formato padrão para salvar: PDF/A

COMO IDENTIFICAR SE UM ARQUIVO É PDF/A?

Caso o arquivo tenha sido salvo em PDF/A, ao abrí-lo no Adobe Reader será exibida a mensagem “O arquivo que você abriu está em conformidade com o padrão PDF/A e foi aberto como somente leitura para impedir modificações”, conforme imagem abaixo.