Olá, estudante! Seja bem-vindo a mais uma lição da disciplina de Controladoria e Finanças II, do curso Técnico em Administração. 

Já vimos muita coisa por aqui. Inclusive, na primeira parte desta disciplina, conhecemos vários métodos que podem ser utilizados para analisar uma empresa. Realizamos diversos tipos de controles, desde em relação aos recursos disponíveis no balanço patrimonial das empresas até em relação aos empréstimos realizados. Na última lição, iniciamos o estudo mais aprofundado sobre o papel do auditor e continuaremos estudando sobre essa temática.

Você já sabe que há várias leis e documentos técnicos que afirmam, de maneira clara e objetiva, quais são essas responsabilidades de um auditor, e, agora, nesta lição, continuaremos estudando sobre essa área importantíssima que é a auditoria. Assim, ao longo das próximas lições, estudaremos temas relacionados aos diferentes tipos de controle existentes e as características de cada uma das auditorias possíveis.

Iniciaremos a lição de hoje falando um pouco mais sobre auditoria fiscal e tributária. Dessa forma, compreenderemos o que elas significam, quais são os itens que precisamos levar em conta para atender às exigências legais existentes e como podemos facilitar esse processo e otimizar os ganhos possíveis da utilização dessas metodologias. Venha comigo entender um pouco mais sobre esse mundo da auditoria!

Considerando o momento em que estamos nesta disciplina, principalmente considerando ser uma segunda etapa dela, posso dizer a você que muitos dos problemas existentes referentes às auditorias e à falta delas já são de seu conhecimento. Mas você saberia responder o que significa auditoria fiscal? Será que a auditoria fiscal é realizada por um agente interno ou externo? Quem pode fazer esse tipo de auditoria? Qual o seu propósito? Será que é apenas um mecanismo para averiguar se as empresas não estão tentando burlar as leis existentes no país, ou será que existe alguma intenção ou benefício que pode ser derivado desse tipo de análise? 

São vários questionamentos, e, neste momento, talvez, você ainda não consiga responder a todos eles! Entretanto, considerando que esse processo é uma prática recorrente, mas imprevisível, seria sensato gerenciar nossas finanças da forma mais transparente e precisa possível para evitar potenciais complicações decorrentes de informações falsas. Por isso, entenderemos um pouco mais sobre auditoria fiscal e auditoria tributária bem como suas relações e seus desdobramentos na lição de hoje! Vem comigo?!

No case de hoje, conheceremos uma empresa chamada SoftTec, que era especializada em fornecer soluções de software para outras empresas gerenciando suas operações financeiras e contábeis. A SoftTec tinha uma confiabilidade sólida no mercado, e seus clientes confiavam em seus sistemas para manter registros precisos e estar em conformidade com as regulamentações fiscais. No entanto havia uma falha na SoftTec que ameaçava essa confiança: a alimentação de dados. Os dados eram frequentemente inseridos de forma desorganizada, incompleta e, em alguns casos, até mesmo, incorreta. Os funcionários, muitas vezes, ignoravam a importância de registrar todas as transações específicas, resultando em informações imprecisas em seus sistemas.

A gerência da empresa estava ciente de que essa era uma questão crítica, mas as pressões do dia a dia, muitas vezes, faziam-nos adiar a correção do problema. Isso continuou até que a empresa recebeu uma notificação oficial de que seria auditada pela Receita Federal em poucas semanas. O pânico tomou conta da empresa, pois eles sabiam que suas falhas na alimentação de dados poderiam levar a consequências graves.

A equipe de auditoria fiscal chegou à empresa e iniciou a revisão dos registros. Eles encontraram discrepâncias e lacunas nos dados, resultando em multas substanciais e horas de trabalho extras para corrigir os erros. Além disso, a empresa perdeu a confiança de alguns de seus clientes, que passaram a considerar a mudança para concorrentes mais confiáveis.

A situação foi crítica, e a empresa aprendeu da maneira mais difícil que a alimentação de dados poderia custar caro. Eles tomaram medidas imediatas, para reorganizar seus processos de entrada de dados, e treinaram seus funcionários para priorizar a precisão e a consistência. Além disso, também, investiram em ferramentas de automação que ajudariam a minimizar erros humanos.

Com o tempo, a SoftTec conseguiu reconstruir sua confiança, e seus sistemas se tornaram um padrão de referência em conformidade fiscal e precisão de dados. Eles perceberam que a lição aprendida com a auditoria dolorosa era que a qualidade dos dados era um ativo crítico, seja para qualquer empresa fosse, e que investir na alimentação de dados correta era uma decisão sábia.

Sendo assim, com esse relato da empresa fictícia SoftTec, destaco a importância de manter registros precisos e completos em sistemas empresariais, especialmente quando se trata de conformidade fiscal. A falta de atenção à qualidade dos dados pode levar a consequências financeiras e reputacionais importantes, tornando a alimentação correta de dados um aspecto vital das operações de uma empresa.

Como já vimos em lições anteriores, existem vários tipos de auditorias, inclusive, elas podem ser agrupadas tendo em vista diferentes aspectos. Ribeiro e Coelho (2013) nos colocam uma possível classificação quanto à finalidade das auditorias. Nesse tipo de classificação, podemos ter quatro grandes grupos de auditorias, sendo eles:

• Auditoria das demonstrações contábeis:

O propósito desse tipo de auditoria é expressar uma opinião sobre a veracidade das informações, ou seja, a comprovação das informações que estão contidas nas demonstrações contábeis das empresas. Sua principal finalidade é garantir maior transparência e credibilidade aos usuários externos da empresa bem como facilitar aos usuários internos melhor garantia da eficiência técnica administrativa.

• Auditoria de gestão:

Nesse tipo de auditoria, é possível que expressar opiniões sobre eficiência da gestão de operações da empresa e, também, verificar se os seus planos e as metas apresentam consistência em relação aos objetivos traçados em seu planejamento.

• Auditoria de sistemas:

Já nesse tipo de auditoria, a opinião expressada reflete sobre a qualidade dos sistemas de processamento eletrônico de dados bem como dos controles que existem relacionados ao ambiente tecnológico que analisa as principais informações geradas pelas empresas.

• Auditoria fiscal e tributária:

Esse último item é o que mais nos interessa, pois é o objetivo de nossa lição. Nesse grande grupo, segundo Ribeiro e Coelho (2013), estariam as opiniões expressadas sobre a eficiência e eficácia dos procedimentos adotados para controle, apuração e recolhimento de tributos. Relembre que a eficiência diz sobre o melhor uso dos recursos, e a eficácia, sobre a efetivação dos propósitos das ações. Dessa forma, é apurado se os processos utilizados foram os melhores possíveis e se tais processos surtiram os efeitos esperados quando da sua utilização.

Para Crepaldi e Crepaldi (2019), a atividade de auditoria fiscal e tributária é um tanto quanto dinâmica e está em constante mudança. Isso implica que devemos estar sempre atentos a fim de padronizar e definir quais procedimentos ou sistemas devemos usar em nossa atuação. O objetivo dessas constantes atualizações é permitir aos seus interessados, como investidores de companhias de capital aberto e a própria sociedade, as melhores informações possíveis, de maneira que seja possível analisar a eficiência e eficácia dos procedimentos adotados para apuração, controle e pagamento das tributações incidentes sobre as atividades comerciais e operacionais das empresas, bem como de seu planejamento tributário.

É importante lembrar que, quando dizemos auditoria fiscal e auditoria tributária, estamos dizendo, na maioria das vezes, a mesma coisa, apenas utilizando nomes diferentes. Isso porque a auditoria fiscal trata da fiscalização das empresas com o objetivo principal de tributação, sendo assim, muitos autores acabam a chamando de auditoria tributária. A auditoria fiscal ou tributária, portanto, é responsável pelo controle do bom andamento dos procedimentos legais, incluindo os processos de pagamento e recuperação de impostos ou qualquer outro ato relacionado à parte fiscal de uma organização. Ela é voltada para análise do correto cumprimento das exigências tributárias por parte dos contribuintes, sendo função do auditor fiscal a fiscalização e análise do cumprimento de tais atribuições.

Jund Filho (2004) lembra que a auditoria tributária tem como objetivo examinar e avaliar não apenas o planejamento tributário, mas também a eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados. O objetivo é assegurar que as operações de pagamento do cartão de impostos ou quaisquer outros processos envolvendo natureza físico-tributária, incidentes sobre as operações bens e documentos da empresa ocorram de maneira legal.

Crepaldi e Crepaldi (2019) dizem que, para que o governo realize uma auditoria fiscal em uma empresa, é necessário que ela apresente indícios de infrações, ou seja, é preciso que existam provas materiais de que ela não cumpre suas obrigações fiscais. Quem é a responsável por esse tipo de verificação tributária no Brasil é a Receita Federal do Brasil (RFB), sendo ela denominada Administração Tributária, ou seja, a responsável por controlar toda a tributação e zelar pelo bom andamento das operações.

É de extrema importância que as empresas tenham um departamento fiscal interno e, por isso, dedicaremos a próxima lição apenas a tratar sobre esse assunto, relacionado ao controle interno, à auditoria interna. O principal objetivo seria evitar erros e negligências que acabam por prejudicar o andamento do negócio. Em relação a esse assunto, a auditoria fiscal pode acabar servindo tanto com papel preventivo quanto corretivo dessas ações. Isso porque, sabendo da existência dessa possível verificação, o auditor acaba ficando mais atento, a fim de evitar tais desencontros dos valores ali apresentados. Da mesma forma, caso eles ocorram, a auditoria fiscal pode acabar identificando-os e, assim, é possível corrigir eventuais erros para os próximos períodos.

Para facilitar a nossa compreensão, podemos dividir a auditoria fiscal em três grupos de acordo com as suas finalidades. A auditoria fiscal divide-se em preventiva, corretiva e operacional. Entenderemos cada um desses grupos!

Vale lembrar que o fato de as informações terem migrado para o modelo digital não significa necessariamente que tais processos tenham se tornado mais fáceis. Pelo contrário, segundo Ribeiro e Coelho (2013), cada vez mais o mercado demanda por profissionais que estejam mais qualificados, para que saibam alimentar corretamente os sistemas.

Poderíamos fazer uma lista com os objetivos principais da auditoria fiscal e tributária, mas, talvez, o principal deles seja permitir que o auditor declare, com base nos seus conhecimentos, se tais informações observadas são reflexo da realidade encontrada nas empresas. É importante ressaltar que o fato de uma empresa realizar auditorias internas não a isenta de ser submetida a avaliações por órgãos externos ou de receber questionamentos das autoridades competentes.

Pode-se dizer ainda que muitas empresas prestam não apenas o serviço de auditoria fiscal independente, mas, sim, uma espécie de consultoria fiscal. Nessa abordagem, os auditores avaliam a empresa como se estivessem se preparando para uma auditoria fiscal do governo e, dessa forma, conseguem identificar possíveis falhas no processo, estabelecem metodologias e propõem ações corretivas. Essas empresas não apenas apontam as soluções, mas também acompanham todo o processo de implementação dessas práticas. Acontece que esse papel não é algo comum ao auditor externo independente, devido ao grande grau de comprometimento e conflito de interesses com a empresa. Porém aos auditores internos ou funcionários responsáveis por essa área de atuação dentro da empresa pode ser interessante atuar como auditor fiscal e, ao mesmo tempo, consultor fiscal e tributário da empresa.

Como você aprendeu no decorrer da lição, o profissional técnico em administração precisa entender de auditoria fiscal e tributária para garantir a conformidade legal da empresa, otimizar a eficiência operacional, tomar decisões financeiras informadas e desempenhar papel consultivo interno. Esse conhecimento, também, facilita o relacionamento com órgãos fiscalizadores, preparando a empresa para auditorias externas e identificando oportunidades de melhoria contínua nos processos financeiros. Portanto, a compreensão em auditoria fiscal é essencial para o sucesso e a sustentabilidade da organização.

E que tal se sentir auditor por um dia? Na verdade, na proposta de hoje, você será auditor por alguns minutos durante a realização de uma tarefa! Vá até a internet e pesquise uma empresa de capital aberto, ou seja, que possui ações negociadas em bolsas de valores, pois elas possuem a obrigação de realizar a divulgação de suas informações essenciais ao público em geral. Analise as informações que encontrar, sobretudo, se conseguir, olhe a Demonstração de Resultados do Exercício ou o Balanço Patrimonial mais recente.

• Verifique três informações extremamente relevantes nele.

• Identifique em quais situações essa informação poderia ter sido registrada de maneira incorreta e causar transtornos a uma possível auditoria fiscal.

• Enumere quais principais problemas poderiam surgir desse erro de informação.

• Estabeleça quais deveriam ser as ações a serem tomadas pelos gestores da empresa para corrigir essas informações errôneas.

Essa experiência visa ressaltar a importância de fornecer dados precisos, evidenciando como a correção de informações inadequadas pode prevenir problemas relacionados a auditorias fiscais, tributárias ou de qualquer outra natureza!