Olá, aluno(a) do ensino médio. Seja bem-vindo(a) a mais uma disciplina de nosso curso. Dessa vez iniciamos a disciplina de Controladoria e Finanças II, do curso Técnico em Administração. Se você chegou nessa disciplina é porque já percorreu algum caminho até aqui, mas ainda temos uma longa jornada pela frente. 

Nesta lição, retomaremos alguns tópicos da disciplina de Controladoria e Finanças I, e já daremos início à primeira temática dessa nova etapa, compreendendo a importância do controle de estoques e como ele pode ser feito. Venha comigo, e juntos vamos em direção a mais uma jornada de construção de conhecimento!

Imagine que você está atuando junto a uma empresa que não faz o devido controle de estoques, que o realiza de forma irregular ou incompleta, ou ainda que nem se preocupa em como está seu estoque. O pensamento da empresa é “se tiver bastante mercadoria estocada sempre teremos quando precisar” e não visualiza nenhum problema em relação a isso. 

Você, por ser um(a) colaborador(a) novo(a) e ter receio de perder o emprego, apesar de não concordar com a forma que a empresa trabalha, decide por não dizer o que seria correto a se fazer nessa situação e apenas segue o fluxo da empresa. O problema acontece é que um certo dia, seu superior pede a você que realize, enquanto Técnico(a) em Administração, um relatório sobre a movimentação dos estoques ocorridos no último ano, para que seja possível verificar em quais períodos foram necessárias maiores quantidades de produtos, e, em quais será possível reduzir os mesmos. Como você faria esse relatório sem informações precisas sobre o que entra e sai do estoque? Será que se você, mesmo sendo novo(a) na empresa, tivesse demonstrado ao seu superior que era necessário uma atenção maior no controle de estoque, esse problema poderia ser evitado? O que você faria nessa situação?

Esse relatório, do ponto de vista econômico e financeiro, seria muito útil, pois dinheiro parado é dinheiro perdendo valor, então a ideia era estudar as informações obtidas para ser possível alinhar os estoques com as vendas, visto que, essa era a melhor opção para se reduzir as perdas. 

Diante da situação encontrada na empresa, você precisaria comunicar a seu superior que seria impossível realizar tal levantamento histórico, que não conseguiria relatar com precisão os acontecimentos por falta de controle de estoques e de registros inadequados ou incompletos. Neste caso, a saída seria propor que fosse iniciado um controle de estoque eficaz, para que futuramente fosse possível gerar um relatório que transparecesse a realidade verdadeira da empresa. Mas, como fazer isso corretamente?

No case de hoje, trago a você uma situação fictícia, mas que poderia ser real. Trata-se de uma pequena empresa do setor moveleiro localizada no interior do Paraná, que deseja manter um eficiente controle de seus estoques de madeira compensada (MDF) – sua matéria-prima principal. Para tanto, a empresa mantém registradas todas suas entradas de mercadorias, bem como sua utilização. Pensando em manter um estoque mínimo a cada período, foi solicitado um relatório pela diretoria, em que fossem apresentados os estoques a cada período. Ao ser solicitado pela diretoria um relatório anual sobre o fluxo de insumos na empresa, foi gerado o seguinte:

Com essas informações, foi possível que os gestores pudessem planejar melhor para o próximo ano otimizando os recursos aplicados com estoque a cada período e se prevenindo de momentos em desacordo com a necessidade de estoque ou abaixo do mínimo estabelecido pela diretoria da empresa.

Ou seja, neste case, vemos um exemplo em que o controle de estoque é extremamente necessário. Não gerenciar o estoque corretamente pode acarretar uma série de problemas, como o atraso da entrega dos produtos. Portanto, como fazer esse controle de forma eficiente e saber o quanto de produto é necessário armazenar? É exatamente isso que veremos na próxima etapa dessa lição! 

O controle de estoque é assunto defendido em muitos estudos sobre a eficiência nas empresas. Não se trata de manter o máximo de mercadorias em estoque para usá-las quando for necessário, porém, a ideia também não é deixar o estoque sem mercadorias, visto que existem as margens de segurança.

Dessa forma, entender as demandas previstas de suas mercadorias torna-se essencial para que identifique quando, e também, qual quantidade de cada um dos produtos deve ser produzida de maneira a maximizar os ganhos da atividade produtiva. Isso é importante porque o dinheiro em estoque, ainda mais se desnecessariamente, implica em dinheiro deixado sem aplicação – ou seja, dinheiro parado –, desta forma, uma reserva muito grande de mercadoria pode representar uma perda de valor monetário considerável ao longo do tempo, devido principalmente aos efeitos dos aumentos de preços dos produtos, o que costumamos chamar de inflação ou perda do poder de compra.

Para que seja realizado um bom controle dos estoques, é necessário que seja identificado o tipo de controle utilizado, como os métodos PEPS - Primeiro que Entra Primeiro que Sai, UEPS - Último que Entra Primeiro que Sai ou CMP - Custo Médio Ponderado. Esses métodos foram abordados na primeira parte da disciplina, no ano passado, mas ainda existem outros a explorar, como o método de estoque zero (que basicamente consiste em não se realizar estoque, mas produzir apenas sob encomenda), e outros recentemente utilizados pelas empresas.

O controle de estoque é extremamente importante para as empresas, pois se trata da administração de grande parte de seu capital.  Sendo assim, se a administração for eficiente, os gestores conseguem tomar as melhores decisões com relação às implementações necessárias, onde mantém o seu foco de atuação sobre quais produtos deve dedicar a produção, entre outros assuntos como quantidade a ser produzida, períodos de vendas elevadas e períodos de redução da produção.

Ao realizar um controle de estoque é preciso levar em consideração aspectos em relação à previsão de demanda, ou seja, entender sobre as expectativas do consumidor, para que as mercadorias certas sejam oferecidas, nos períodos corretos, e de forma que atendam às necessidades do consumidor.

Mas, como atender a uma necessidade se eu não souber de sua existência? A principal maneira seria atuar em conjunto com o setor de marketing, sobretudo em relação à elaboração de pesquisas de mercado, desenvolvimento de público-alvo e da caracterização dos clientes e de suas preferências, ou seja, sendo importante para se encontrar informações específicas sobre os produtos a serem oferecidos, bem como suas quantidades, ou adequação às preferências dos clientes (KOTLER; KELLER, 2006). 

Para Chiavenato (2005), o estoque pode ser entendido como toda sorte de materiais que uma empresa possui e que acaba utilizando em seu processo produtivo. Não se trata apenas da matéria-prima, produto finalizado ou mercadorias que foram adquiridas com a intenção de se transformarem em receitas à empresa, ou ainda que sofreram transformações no processo produtivo.

O autor ainda diz que, devido às diferenças existentes em relação aos itens que compõem o estoque das empresas, eles podem receber classificação de acordo com os mesmos critérios que classificam seus materiais (CHIAVENATO, 2005, p. 69):

O monitoramento deve ser constante em relação não só às quantidades de itens estocados, mas em relação a toda sua composição. Assim, torna-se possível que se verifique a exatidão das informações recebidas. Sendo realizado através de sistemas auxiliares, torna-se necessário sua conferência de forma regular e constante, com principais intuitos a verificação de falhas e divergências no menor tempo possível. No entanto, não se preocupe, pois, estudaremos mais sobre essa temática em lições futuras.

Também se torna necessário que se preze a qualidade do estoque, visto que apenas armazenar os itens não se mostra relevante se, quando precisarem ser usados, não estiverem em boas condições. Para tanto, é preciso que o armazenamento seja realizado em local seguro e adequado ao tipo de produto nele contido, quer seja em relação a produtos perecíveis, quer seja a bens mais duráveis. Assim, controlar os estoques mostra-se como prática necessária e de extrema importância para a eficiência operacional das empresas e de sua competitividade no mercado.

Pensando atualmente, podemos priorizar os métodos que permitem a utilização de tecnologias inovadoras que facilitam este manejo com as mercadorias, tais como os QR Codes, infravermelhos, rastreio via GPS, entre outros mecanismos que veremos mais à frente em nossas lições.

Segundo Borges et al. (2010), um bom gerenciamento de estoques ajuda na escolha do valor monetário aplicado, de forma a mantê-lo o mais baixo possível, desde que considerada uma margem de segurança e o atendimento às demandas dos clientes. Sendo assim, enquanto Técnico(a) em Administração, é necessário que você pense em relação aos estoques por duas perspectivas.

A primeira delas diz respeito ao seguinte pensamento: estoque é um desperdício de dinheiro. Sendo assim, devemos eliminá-los, ou reduzi-los a níveis insignificantes, visto que mantê-los pode representar risco de se tornarem ultrapassados ou inúteis pela mudança de necessidades dos clientes. Sem contar ainda os espaços físicos que podem requerer, que envolvem custos de locação, ou mesmo o custo de oportunidade envolvido no sentido de poder estar usando esse espaço ou recurso monetário para aquisição de outros itens lucrativos.

Já por outra perspectiva, podemos ter o seguinte pensamento: é melhor estar prevenido. Isto ocorre em épocas de grandes incertezas – como pandemias e guerras –, em que devido à falta de previsibilidade quanto ao futuro de determinadas mercadorias, SE aumentam os estoques das mesmas. Por esse lado, estoques maiores podem representar maiores chances de aproveitar o aumento inesperado de vendas em um determinado período, ou a redução de custos com aquisição de novos insumos para a produção caso as matérias-primas subam de preço sem previsão anterior.

Toda empresa possui um estoque, seja ele de material acabado – que representa aquilo que se deseja entregar ao cliente –, ou de itens a exposição como vitrines, mostruários, itens em processo de execução, insumos adquiridos que ainda não foram colocados na linha de produção, entre outros. A grande questão é saber administrá-los, ou seja, saber o quanto de estoque se tem, seu valor aplicado, seus fluxos, sua real necessidade e administrar da melhor forma possível todos esses recursos de acordo com o tempo. Considerar a velocidade com que as mercadorias entram em uma empresa na forma de insumos é muito importante, uma vez que, nem sempre elas serão produzidas e oferecidas ao consumidor de forma imediata, ou seja, nem sempre a velocidade da produção acompanha a velocidade das vendas, por isso, é necessário que se tenha mercadorias disponíveis para atender essas oscilações de previsões e tempo de preparo das mercadorias (PROVIN; SELLITTO, 2011).

A gestão dos estoques pode ser entendida como o ato de controlar a quantidade de produto armazenado, decidir quando fazer nova aquisição de mercadorias, organizar e distribuir, classificar os itens adquiridos. Por meio dele são cumpridas as políticas da empresa e da cadeia produtiva com relação aos estoques (BALLOU, 2006). Sendo assim, a maior intenção de um sistema de controle de estoques é definir uma quantidade ótima de estoque de cada mercadoria da empresa, o que somente será possível caso seja realizada uma previsão da demanda de consumo do produto. E, novamente, como se trata de previsão, podem ocorrer oscilações, ainda que seja levada em conta a maior quantidade de informações disponíveis.

Em resumo, os grandes objetivos de uma gestão de estoques eficiente é que seja possível prever as demandas dos clientes, os custos de aquisição e as vendas de mercadorias e, portanto, a taxa de lucratividade das empresas, para que se façam os devidos ajustes na produção para que se adeque no futuro a real necessidade da empresa e, assim, os desperdícios sejam reduzidos, seja de mercadorias, valores monetários ou oportunidades de investimentos.

Gerenciamento ou gestão de estoque, portanto, nada mais é do que fazer um planejamento ideal de como controlar os materiais dentro da organização, executar o planejamento tal como foi feito, garantindo um equilíbrio entre estoque e quantidade demandada. Isto fica bem mais fácil e preciso quando aliado a sistemas integrados de gestão, o que veremos em lições mais à frente.

Segundo a análise apresentada, podemos identificar que seria necessário reforçar a compra de material no mês de janeiro, visto que, no mês de fevereiro, restaram apenas 250 toneladas. Lembrando que, para facilitar consideramos que o estoque inicial era 0 e nesse caso, a análise do próximo ano seria com um estoque inicial de 700 toneladas – que foi o valor restante do último mês do ano anterior. Sendo assim, se tudo fosse mantido igual de um ano para outro – o que seria um pouco difícil – todos os períodos seriam acrescidos de 700 toneladas e, portanto, nenhum período ficaria em desacordo com o previsto. Mas, o que eu quero que você entenda com esse exemplo é que saber essas informações, somente foi possível devido a um rígido controle de estoque e matérias-primas!