Olá, estudante! Seja muito bem-vindo a mais uma lição do curso de Técnico em Administração, na disciplina de Controladoria e Finanças II. 

Vimos muita coisa por aqui até agora, não é mesmo? Afinal, já se vão dez lições de nossa disciplina, que, somadas com a primeira parte do conteúdo visto por você no ano passado, já representam metade de seu curso de nível médio técnico!

Na última lição, começamos a nos aprofundar sobre uma de suas possíveis áreas de atuação, a auditoria. Estudamos sobre a auditoria fiscal ou tributária e sua importância para determinar se uma empresa possui transparência em seus planejamentos tributários, se executa suas declarações corretamente, entre outros assuntos. Na lição de hoje, continuaremos falando sobre esse assunto, mas focaremos no controle interno das empresas e em sua forma de verificação, a chamada auditoria interna. Veremos o que ela significa, como podemos atuar para que as informações necessárias estejam disponíveis quando solicitadas e como podemos atuar na avaliação e interpretação desse processo de auditoria interna. Venha comigo entender mais sobre o assunto!

Vamos pensar em alguns possíveis cenários que podem ser encontrados dentro de uma empresa? Análise algumas situações:

• Uma empresa que não realiza corretamente os registros de suas vendas no sistema eletrônico. Assim, não sabe ao certo quais foram suas receitas no mês corrente nem mesmo qual será o lucro obtido de suas operações.

• Uma empresa que não sabe quais serão os seus pedidos de mercadorias a serem entregues nos próximos dias, ainda que os clientes já tivessem realizado suas compras há algum tempo. Nesse caso, não sabendo da existência de tais pedidos, não foram nem iniciados os processos de confecção deles.

• Uma empresa que até faz os registros no sistema, mas um dos funcionários está desviando dinheiro da empresa, por meio de pagamento de contas pessoais infiltradas nas contas a pagar da empresa.

O que poderia ser feito para que essas situações fossem resolvidas? Será que um controle correto interno da empresa poderia reduzir, corrigir ou até mesmo eliminar esses e muitos erros possíveis de ocorrer? Venha comigo entender um pouco mais sobre quais ações deveriam ser tomadas em cada caso na lição de hoje!

O estudo de caso que vou contar hoje é fictício. Trata-se de uma empresa que atuava no ramo de tecnologia e inovação. Fundada por dois amigos visionários, cresceu rapidamente e se tornou importante no mercado em que atuava. No início, esses amigos estavam muito envolvidos em todos os aspectos do negócio, mas, à medida que a empresa se expandia, perceberam a necessidade de estabelecer um sistema robusto de controle interno e auditoria interna para garantir a transparência, eficiência e integridade dos processos internos. Com isso, contrataram um especialista em auditoria interna, que trouxe consigo uma vasta experiência e conhecimento no campo. Ele começou a implementar práticas de controle interno, documentando processos, identificando áreas de risco e estabelecendo políticas e procedimentos claros.

Num certo dia, a empresa estava prestes a lançar um produto revolucionário que demandou grandes investimentos. O entusiasmo era grande, mas o auditor percebeu que, nos registros financeiros, havia algumas discrepâncias que não podiam ser ignoradas. Com seu treinamento em auditoria interna, ele decidiu aprofundar a investigação. Durante a auditoria, o especialista descobriu que uma parte significativa do orçamento destinado ao desenvolvimento do novo produto estava sendo desviada de maneira sutil, por meio de transações fictícias e manipulações nos registros contábeis. O desvio não era perceptível à primeira vista, mas a análise cuidadosa revelou a fraude.

Ao confrontar a situação, descobriu-se que um gerente de projeto, que inicialmente parecia confiável, estava envolvido no esquema. A auditoria interna não apenas identificou o problema, mas também ajudou a empresa a tomar medidas rápidas para corrigir as práticas fraudulentas e responsabilizar os envolvidos.

Sendo assim, com essa história, mesmo ela sendo fictícia, podemos destacar como o controle interno e a auditoria interna não são apenas protocolos burocráticos, mas ferramentas essenciais para a saúde e sustentabilidade de uma empresa. Observe que foi graças à implantação dessas práticas que foi possível evitar grandes perdas financeiras, proteger sua reputação no mercado e fortalecer a confiança dos investidores, clientes e colaboradores.

Sabemos que o controle interno é de suma importância para as empresas, pois fornece diversas informações relevantes para ajudar na geração de dados confiáveis às empresas, na redução dos custos com adequações administrativas, na reestruturação da empresa em questão, na preservação da qualidade e fidelidade dos registros. Ele nos assegura que as informações da empresa reflitam a realidade. Sabendo disso, muitas organizações têm adotado o sistema de controle interno, a fim de definir seus padrões operacionais e proporcionar maior confiabilidade ao negócio e, consequentemente, melhores resultados. De modo geral, podemos dizer que o controle interno atua no auxílio do planejamento organizacional e de sua execução. Ele acaba por viabilizar análises do sistema, diminuindo a existência de riscos da atividade.

Para contribuir nesse processo, existem diversas ferramentas ou metodologias que fornecem informações oportunas adequadas, promovendo a eficiência operacional da empresa e auxiliando na prevenção de práticas ineficientes ou errôneas, como erros, fraudes, abusos e desvios. É aí que entra a auditoria interna! Segundo as normas definidas pela Confederação de Contabilidade, a auditoria interna é uma atividade de avaliação estabelecida, ou fornecida a uma empresa como um serviço. Dentre suas principais funções, estão: o exame, a avaliação e o monitoramento da efetividade e adequação do controle interno (BRASIL, 2014).

A auditoria interna deve ser uma atividade independente e objetiva, que presta serviço de avaliação, de consultoria, e tem como objetivo melhorar as operações de uma empresa e adicionar valor a ela. Ela auxilia a empresa alcançar os seus objetivos estabelecidos, como a melhoria dos processos de gestão de risco, controle e governança corporativa. Ela, também, pode ser chamada de auditoria operacional e pode ser realizada tanto por auditores internos, que são funcionários da própria empresa, como de auditores independentes contratados, com a finalidade de atuarem como auditores internos (BRASIL, 2014).

O auditor independente segue alguns passos quando avalia o controle interno (ALMEIDA, 2019):

O maior interesse do auditor está em encontrar diferenças significativas referentes a erros ou irregularidades, que possam estar afetando as demonstrações financeiras e interferindo na interpretação de seus usuários. Segundo Almeida (2019, p. 52, grifo nosso), “um bom sistema de controle interno funciona como uma ‘peneira’ na detecção desses erros ou irregularidades”. Assim, o auditor pode decidir o número de testes que serão utilizados de acordo com o sistema de controle interno de uma empresa e sua funcionalidade. O auditor sempre executará testes, mesmo no caso de o sistema de controle interno da empresa em questão ser considerado excelente.

As instituições financeiras e demais organizações autorizadas a funcionar pelo Banco Central são obrigadas a manter, segundo a Resolução CMN n° 4.968, de 25 de novembro de 2021, a atividade de auditoria como parte integrante do sistema de controles internos. Apenas algumas organizações, como é o caso das instituições que atuam com contratação de consórcio, não precisam de tal registro (BANCO CENTRAL DO BRASIL, 2021).

Ribeiro e Coelho (2013) destacam que os resultados da auditoria interna realizada nas empresas devem ser registrados e dirigidos à administração da empresa e, para que seja possível que os auditores expressem suas opiniões de maneira livre, esses auditores internos — ou quem estiver atuando como tal — devem estar subordinados ao Conselho Fiscal da empresa e, quando esse Conselho não existir, à diretoria da organização.

Os responsáveis pela execução desse trabalho de auditoria interna são chamados de staff, representando o corpo de auditores, os quais elaboram um esboço do relatório fiscal, que, depois, passa pelo gerente de área para avaliação, antes de ser encaminhado ao diretor do departamento de auditoria. Os relatórios gerados por eles podem conter diversas informações, sendo direcionadas a diferentes propósitos ou colaboradores da empresa. Assim, não existe um padrão preestabelecido a ser seguido por todas as empresas, em qualquer situação, mas, sim, a sua adaptação de acordo com cada caso e empresa.

Chegamos na etapa de colocarmos em execução alguns dos conceitos vistos em nossa lição. Assim, quero deixar a você como sugestão de atividade que pratique o exercício de visualização dos problemas que podem existir em uma auditoria interna e como podemos solucioná-los. Para isso, peço que retome a leitura do case e escolha algumas das situações encontradas nele. 

Identifique quais seriam os procedimentos corretos para que tais situações fossem evitadas ou para que os efeitos gerados por essa prática fossem reduzidos. Deixe suas decisões e justificativas escritas de forma bem clara e objetiva, como deve ser a linguagem de um bom auditor, ou de um(a) Técnico(a) em Administração que atua como tal. Procure detalhar ao máximo suas informações para que seu parecer seja um tanto quanto profissional.

Com essa atividade, será possível que você relembre os conteúdos que já viu aqui nesta lição e na disciplina como um todo. Ficará claro a você como e por que o controle interno e a sua forma de fiscalização, a auditoria interna, têm de estar presente nas empresas, sejam elas de qual tipo for. Além disso, ficará claro que o entendimento desses conceitos que estudamos na lição de hoje é de grande relevância para que você exercite a capacidade de compreender, aplicar e avaliar práticas de auditoria interna, o que é muito importante, uma vez que a habilidade de identificar e solucionar problemas relacionados à auditoria interna é uma competência valiosa para o sucesso na administração, tornando-se uma ferramenta indispensável no arsenal do(a) Técnico(a) em Administração.