Olá, estudante do Ensino Médio. Seja bem-vindo a mais uma lição do curso Técnico em Administração, da disciplina de Controladoria e Finanças II. Já relembramos alguns dos temas na aula passada e, para que seja possível você resgatar alguns conceitos que serão utilizados nesta e nas demais lições que virão a seguir, continuaremos ainda nesta lição.

Na lição anterior estudamos sobre a importância da gestão dos estoques. Na lição de hoje, estudaremos o Inventário de estoques, sua importância e principais tipos existentes. Você talvez já tenha se deparado com esta matéria, porém sob outra nomenclatura. Portanto, convido você a mergulhar comigo e desvendar as curiosidades a respeito deste tema que será muito importante em sua jornada profissional. Está preparado para essa imersão?

Vamos considerar uma situação hipotética para que você comece a compreender o quanto o tema desta lição é importante. Imagine que você trabalha em uma empresa e, ao procurar um determinado produto nas prateleiras, percebe que ele não está no local indicado pelo sistema de gestão de estoque da empresa. Diante disso, o primeiro pensamento que vem à cabeça possivelmente seria: deve ter ocorrido alguma falha! Por isso, geralmente a primeira ação nesse caso seria começar a tentar solucionar o problema.

Vamos continuar imaginando. Considere que quando você perguntou para o funcionário responsável por aquele setor, ele informou que os produtos não são lançados quando entram no setor, pois os lançamentos ocorriam em eventuais momentos, de forma que alguns produtos acabavam entrando e saindo do setor sem serem registrados no sistema. Você conseguiu identificar o primeiro problema nessa situação?

Provavelmente sim, mas de qualquer forma vou te dizer! O problema foi a periodicidade dos registros, uma vez que, a falta de registros regulares pode ter levado a desatualização do sistema e, portanto, um produto que já havia saído do setor ainda poderia constar no sistema da empresa. 

Agora pense comigo. E se você tivesse realizado a venda ao consumidor final e o prazo de entrega fosse curto e não desse tempo para produzir um novo produto. Isso poderia trazer transtornos, não é mesmo? O consumidor poderia ficar sem o produto no período esperado, da mesma maneira, os lucros da empresa poderiam ser apurados de maneira errada. Diante desse cenário, a necessidade de correção é clara. No entanto, como enfrentar esse desafio?

A resposta para essa pergunta é: aprofundando os conhecimentos em relação aos processos de levantamento de inventários de estoques, que é justamente o que vamos explorar nesta lição. Ao adquirir esse conhecimento, você estará mais bem preparado para evitar descompassos entre a realidade física do estoque e as informações registradas, evitando prejuízos e garantindo a satisfação dos clientes. Vamos mergulhar nesse aprendizado?

Na lição de hoje retomamos o estudo de caso tratado na última lição. No entanto, desta vez, com intenção não de garantir um estoque mínimo, mas, sim, de analisar como foram registradas as entradas e saídas de materiais nessa empresa. Primeiramente, para relembrar, repito aqui as movimentações ocorridas no local:

• 08/01 - Compra de 1.000 toneladas.

• 10/02 - Utilização de 750 toneladas.

• 15/03 - Compra de 1.200 toneladas.

• 10/04 - Compra de 500 toneladas.

• 02/05 - Utilização de 1.000 toneladas.

• 08/06 - Utilização de 400 toneladas.

• 08/07 - Compra de 1.000 toneladas.

• 10/08 - Utilização de 750 toneladas.

• 15/09 - Utilização de 200 toneladas.

• 10/10 - Compra de 1.500 toneladas.

• 02/11 - Utilização de 1.000 toneladas.

• 08/12 - Utilização de 400 toneladas.

Neste momento, realizando o levantamento de inventários ao final do ano, seria possível perceber que no sistema constam 700 toneladas de mercadoria. Acontece que, nesse caso, uma venda não registrada de 300 toneladas ocorrida no dia 10/11 provocou uma alteração entre os estoques registrados no sistema de recebimento e utilização de mercadorias da empresa e o estoque real encontrado no inventário.

Isso poderia, inclusive, impactar a decisão de obtenção de estoque mínimo prevista na lição anterior – que era de 500 toneladas –, pois, como vimos pelos dados do inventário, havia 700 toneladas quando foi realizado o levantamento do inventário no mês 12, entretanto, levando em consideração a venda não registrada de 300 toneladas, o número real de material em estoque era de 400 toneladas no mês 12. Isso demonstra que, embora seja importante e extremamente útil a utilização de sistemas de gestão, torna-se indispensável a realização de levantamentos periódicos em relação ao inventário de estoque das empresas.

Dessa maneira, ao identificar uma venda ou compra que não foi registrada, a mesma deveria ser corrigida no sistema da empresa e elaborado um novo plano de ação para o próximo ano, com o intuito de garantir o estoque mínimo necessário de acordo com as demandas ajustadas e atualizadas da empresa, e também pensar em algumas ações necessárias para reduzir eventuais desalinhamentos dos estoques com os sistemas para o próximo ano.

Iniciando nossa discussão conceitual, é importante relembrar alguns dos principais problemas que podem acontecer caso a gestão de estoques não seja eficaz ou caso não haja um levantamento periódico para verificação da eficiência dessa gestão de estoques – que veremos na lição de hoje que pode ser denominado como inventário.

Primeiramente, é crucial alinhar a quantidade de produtos com as projeções de vendas (vendas previstas), o que deve ser indicado por uma análise de previsão de demanda como você aprendeu anteriormente, ou seja, os estoques não podem estar nem muito vazios e nem muitos cheios, mas, sim, adequados às reais necessidades dos potenciais clientes levantados em estudos, sendo necessária, portanto, a identificação dos fluxos de produtos e sua rentabilidade marginal.

Outro problema que torna importantíssima a realização de levantamentos periódicos é a ocorrência de erros de monitoramento. É essencial que os recursos utilizados estejam alinhados com as previsões realizadas, para garantir que as decisões tomadas estejam alinhadas com as reais necessidades da empresa. Com isso, é possível prevenir mais um problema, este, relacionado a falhas administrativas, como registros incorretos realizados por algum setor, um registro duplicado ou informações ausentes no sistema de monitoramento.  

Além disso, a questão da validade dos produtos também é uma preocupação, especialmente, quando se trata de produtos perecíveis, em que uma eventual falha na gestão pode resultar em perdas devido a ação do tempo (vencimento/validade). Sendo assim, torna-se de extrema importância a realização de levantamentos periódicos ou inventários. 

Após a conclusão do levantamento, é necessário realizar uma análise comparativa, em termos de porcentagem, das quantidades de itens – ou seus valores –, que estavam registrados de maneira correta em relação ao valor total dos itens que estavam em estoque. Esse processo recebe o nome de Acurácia dos Controles, que se caracteriza como uma ferramenta que complementa o inventário, permitindo que as empresas avancem o patamar de qualidade e integridade das informações de seus estoques, possibilitando a seus gestores tomadas de decisões mais assertivas, em tempo oportuno, e com o mínimo de erro possível.

A principal função de um sistema de informação de inventário é coletar e manter os dados da empresa, permitindo decisões de nível operacional e estratégico dentro de uma empresa. Para Castiglione (2009), o inventário é de extrema importância para as empresas, pois permite identificar eventuais desvios e garante a quantidade suficiente de bens de acordo com as necessidades apresentadas pelos clientes.

Segundo Paoleschi (2014), os sistemas de inventário são importantes para manter a contabilização dos produtos e o local que estão armazenados. São eles que dão confiabilidade aos números informados pelos setores de suprimentos, vendas, programação e contabilidade. Podem ser realizados a qualquer mesmo, se for necessário.

Sua utilização é de extrema importância aos gestores de estoques, pois trata-se de apurar a eficiência operacional das empresas. Quanto maior a adequação do estoque desejado com o estoque real, melhor é o controle e a confiabilidade dos dados de uma empresa. Isso também ajuda a prevenir a falta de materiais, o que poderia prejudicar as vendas e afetar a competitividade da empresa, especialmente em um mundo globalizado e com grande concorrência.

Apesar de existirem diferentes sistemas de contagens nas empresas, eles podem falhar. Sendo assim, é necessário realizar verificações periódicas nos estoques, fazendo levantamentos físicos dos itens disponíveis em cada setor. Existem vários tipos de levantamentos – ou como são chamados: inventários. Sendo assim, é necessário que a empresa, conhecendo as suas características individuais, analise cada caso e escolha o modelo ideal para sua situação.

Contudo, apesar de vários tipos de levantamentos/inventários, algumas regras gerais devem ser seguidas nesse processo como apresentado por Accioly et al. (2019). Vejamos a seguir:

A seguir, mostrarei os principais tipos de inventários, seguindo as indicações da literatura disponível, como Accioly et al. (2019).

Considerando novamente o exemplo apresentado no nosso case da lição, vamos imaginar que o levantamento do inventário de estoques fosse registrado no dia 20/03 e apresentasse o valor de 1500 toneladas. O que provavelmente poderia ter acontecido? Estaria em desacordo com nosso sistema ou listagem? Se sim, como você deveria proceder?

Bom, para calcular os valores neste cenário, devemos obter as informações de quantas mercadorias existiam no sistema da empresa a cada período. Assim utilizaremos os dados calculados em nossa tarefa da lição passada:

• 08/01 - Compra de 1.000 toneladas.

• 10/02 - Utilização de 750 toneladas, portanto restariam 250 toneladas.

• 15/03 - Compra de 1.200 toneladas, ficando 1.450 toneladas.

• 10/04 - Compra de 500 toneladas, ficando 1.950 toneladas.

• 02/05 - Utilização de 1.000 toneladas, restando 950 toneladas.

• 08/06 - Utilização de 400 toneladas, restando 550 toneladas.

• 08/07 - Compra de 1.000 toneladas, ficando 1.550 toneladas.

• 10/08 - Utilização de 750 toneladas, restando 800 toneladas.

• 15/09 - Utilização de 200 toneladas, restando 600 toneladas.

• 10/10 - Compra de 1.500 toneladas, ficando 2.100 toneladas.

• 02/11 - Utilização de 1.000 toneladas, restando 1.100 toneladas.

• 08/12 - Utilização de 400 toneladas, restando 700 toneladas.

Considerando que essas são as únicas informações disponíveis, teríamos que a última contagem realizada das movimentações de compras e utilização de mercadorias antes de 20/03 ocorreu no dia 15/03, onde ficou registrado no sistema um estoque de 1450 toneladas. No entanto, como apresentado no início dessa etapa, um levantamento físico – ou inventário de estoques – apresentou o valor de 1.500 toneladas em 20/03. Sendo assim, estavam no estoque 50 toneladas a mais do que as registradas no sistema. 

O intuito com esse exemplo é que você compreenda que há diversas razões para essa divergência, e entenda a importância de um Técnico(a) em Administração que atua com estoque – ou que depende dele – acompanhe de perto se os levantamentos estão sendo realizados regularmente, pois caso isso não seja feito, os levantamentos e averiguação de irregularidades podem tornar o processo complexo. Espero que você tenha entendido a importância dos inventários e os problemas/consequências que a falta de gestão de estoques pode causar às empresas. Aguardo você na próxima lição para continuarmos explorando sobre esse assunto e aprendermos sobre as ferramentas que podem nos auxiliar nesse processo!