Gmail

Het principe

Het principe is eenvoudig: mail komt binnen in de Inbox.  Je kan mails ‘labelen’ om ze gestructureerd te bewaren.

Gmail bewaart alle mails in één grote ‘bak’ en hangt aan elke mail een label of tag waardoor je ze op een gegroepeerde manier kan bekijken.  Een nieuwe mail krijgt zo het label ‘inbox’ (waardoor je de mail in de verzameling ‘inbox’ kan bekijken).  Bij het toekennen van andere labels (één of zelfs meerdere) zal de mail bekeken kunnen worden in de verzameling waarvoor je dat label toepast.

Als je een mail archiveert, dan wordt in feite het 'inbox' label weg gehaald en zit de mail dus - eventueel nog met andere labels - in de grote ‘bak’.

Mails die je weggooit (verwijdert) blijven 30 dagen in de vuilbak beschikbaar en worden daarna automatisch en definitief verwijderd.

En als je je contacten goed organiseert (mailadressen, telefoonnummers, adressen) dan zijn deze altijd en overal op dezelfde wijze toegankelijk.

Maar er zijn nog heel wat meer ‘weetjes’ die het gebruik van Gmail kunnen optimaliseren: zo kan je een ontvangen mail bijv. 'snoozen' (uitstellen tot een nader te bepalen moment) en het moment van verzending van een mail in de toekomst plannen. Of je kan een mail toewijzen aan een taak (die in je takenlijst en je agenda beschikbaar is)

Communicatie cock-pit

In de linker zijbalk vind je naast Gmail ook Chat / Spaces (ruimten) en Meet: je hebt dus eigenlijk een eenvoudig overzicht op al je communicatie gerichte applicaties.

Labels vs. Search

Wat dat gestructureerd organiseren betreft: we hebben vaak geleerd onze informatie (en dus ook mails) netjes te bewaren in een overzichtelijk en gestructureerd geheel.

Mijn ervaring leert dat dat vooral een tijdrovende bezigheid is: per mail moet je gaan beslissen welk(e) label(s) er van toepassing zijn. Mijn ervaring leert ook dat die structuur vaak veranderlijk is en al snel niet meer geactualiseerd is.

Mijn advies: probeer de drang om te organiseren wat in te perken en beperk je tot een minimum aan labels. Of: wijzig je 'archiveer' strategie naar een 'organiseer' strategie en gebruik actie-gerelateerde labels ipv archief gerelateerde labels (bijv. Prio1, Prio2, ...)

De kans dat je een mail maanden na datum nog nodig hebt, is redelijk beperkt en ook in een gestructureerde organisatie zal je tijd verliezen als je een bepaalde mail moet gaan zoeken.

Vaak is het efficiënter om gebruik te maken van de ‘Zoek’ functionaliteit (laten we niet vergeten dat Google begonnen is als zoek-motor voor het hele internet...).

Gmail maakt het mogelijk om via een hele set aan parameters de zoekcriteria gedetailleerd op te geven (klik maar eens op het pijltje in de zoekbalk binnen Gmail).  In Google Workspace is die zoek functionaliteit in Gmail zelfs ondersteund met zoek suggesties en zoek filters (en ook beschikbaar in Cloudsearch).

Gespreksweergave en inbox instellingen

Google verzamelt alle mails die ‘bij elkaar horen’ (verschillende antwoorden op een mail) en geeft ze weer als één ‘thread’.  Wat mij betreft, is dat een intelligente manier om met mail om te gaan: alles wat bij elkaar hoort wordt ook bij elkaar weergegeven.

Sommigen blijven echter vasthouden aan het ‘1 mail = 1 lijn’ principe: voor hen bestaat de mogelijkheid om (via instellingen) de gespreksweergave af te zetten.

Daarmee gepaard: je kan ook zelf bepalen hoe je inbox eruit ziet: sommigen vinden het makkelijk als Google een preselectie uitvoert en mails gaat ordenen volgens enkele pre-gedefinieerde tabbladen.  Je kan Gmail ook bijsturen als de software een ‘foute’ preselectie uitvoert door een foutief geordende mail naar het geprefereerde tabblad te verslepen.

Bekijk de mogelijke instellingen en experimenteer zelf met de verschillende mogelijkheden: zo kan je een gefundeerd oordeel vellen en de voor jou meest passende keuze maken.

Handtekening

Gmail biedt de mogelijkheid om via de instellingen een ‘handtekening’ te configureren: alle mails worden dan op dezelfde manier beëindigd.  Zo kan je je contactgegevens steeds meegeven of je favoriete quote en websites.  Zelfs beeldbestanden kan je hier gebruiken: maak een onpersoonlijke tool persoonlijker door je eigen ‘touch’ toe te voegen aan mails.

Contacts

contacts.google.com

In Gmail zitten de contacten wat verstopt, je kan er ook rechtstreeks naar toe via de 'grid' (rechtsboven) of via contacts.google.com.

Voor mobiele apparaten (smartphones en tablets) bestaat een aparte app.

Heel wat contacten staan er automatisch in omdat je ermee gemaild hebt.  Sommige contacten staan er misschien dubbel in: je kan via de webapplicatie de dubbels detecteren en samenvoegen of aanpassen.

Google Contacts laat toe om alle gegevens van je contacten gecentraliseerd in de cloud te bewaren: het maakt dan niet meer uit of een telefoontoestel of tablet gestolen is of een SIM-kaart veranderd is.

Wat is zoal nuttig om te bewaren:

• Naam, eventueel met een foto

• Telefoonnummers (vast nummer, mobiel nummer)

• Geboortedatum

• Adres (woonplaats, werkplaats)

• Andere interessante info (bankrekeningnummer, ...)

Je kan een contactpersoon ‘Favoriet’ maken: zo komt die op de ‘snelle lijst’ in je smartphone te staan. 

Het concept van 'labels' bestaat ook in deze applicatie: hier kan je contacten groeperen door er een label aan toe te wijzen.  Die labels kan je dan in andere applicaties (Gmail, Agenda, Drive) gebruiken om groepen van mensen in één keer toe te voegen aan een mail bericht, een kalender evenement of een document in Drive.

Out of Office

Deze functionaliteit wordt niet zoveel privé gebruikt, maar wel in zakelijke of werkomgevingen: je kan iemand die je mailt automatisch laten weten dat je niet (onmiddellijk) op zijn/haar mail kan antwoorden omdat je op vakantie bent of gedurende een bepaalde tijd moeilijk toegang hebt tot je mail.

Je kan ook aanduiden of dit automatisch bericht aan iedereen verstuurd wordt of enkel aan diegenen die zich reeds in je contactenlijst bevinden.

In het algemeen - niet enkel voor Gmail - is het aangeraden omzichtig om te springen met publieke communicatie over vakantieplannen: inbrekers zijn in deze informatie immers ook geïnteresseerd.

Tasks

In de zijbalk (rechts) bestaat ook een Tasks (taken) functionaliteit:

• je kan takenlijsten maken

• je kan een ster toewijzen aan een taak

• taken kunnen ook in je agenda getoond worden

De herwerkte functionaliteit is best wel handig gezien de integratie met Google Calendar.

In Google Keep bestaat een mogelijkheid om een 'reminder' (of herinnering) toe te voegen aan een nota: deze wordt niet meer in je agenda getoond, maar je krijgt er wel een notificatie van (zie meer bij 'Google Keep' hierover)