Drive

Storage

Elke Google account heeft sowieso 15GB aan ‘storage’ - ruimte in de cloud - gratis ter beschikking.

Waarvoor wordt deze 15 GB gebruikt?

• Opslagruimte voor je mails

• Opslagruimte voor je bestanden (Google formaat of andere: .pdf, .png, .jpg, .docx, .xlsx, ...)

• Opslagruimte voor je foto’s (zie ook Google Photos: er bestaat een mogelijkheid om de kwaliteit van de foto's optimaal te reduceren)

In Google Drive heb je een zicht op het gebruik van je storage.  

Voor een beperkt bedrag per maand kan je ook structureel storage bij kopen mocht dat nodig zijn via Google One; het is zelfs mogelijk deze ruimte te delen met anderen (familieleden bijvoorbeeld).

My Drive

Bestanden die je in Google Drive maakt (via Google Docs/Sheets/Slides...) of die je in Google Drive uploadt en bewaart, krijgen een webadres.

Via de mobiele app kan je zelfs documenten scannen (via de camera) en uploaden: ze worden als een .pdf bestand in Google Drive bewaard.

Al die documenten worden verzameld in ‘My Drive’: de collectie van bestanden waarvan jij eigenaar bent.

My Drive biedt de mogelijkheid om bestanden te organiseren in ‘Mappen’ of ‘Folders’.  

Je kan voor mappen ook submappen maken en kleurtjes toekennen om een makkelijke herkenning mogelijk te maken.  Bestanden kan je dan organiseren in die mappen: 

• Je kan de plaats wijzigen (verplaatsen)

• Of je kan ze in verschillende mappen tegelijkertijd visualiseren (via shortcuts)

• Uiteraard kan je een bestand ook verwijderen

• Je kan een bestand ook een ster geven (je kan alle bestanden of mappen met een ster ook gegroepeerd weergeven; ik gebruik dit om een beperkte set van prioritaire documenten te verzamelen)

Recente bestanden kan je overigens ook snel terugvinden via ‘Recent’.

Je kan per bestand nauwkeurig zien in welke map(pen) het zich bevindt, welke activiteiten er hebben plaats gevonden, enz. (klik voor een geselecteerd bestand op het informatie icon).

Naast het organiseren van je bestanden, kan je bestanden en mappen ook ‘delen’ of ‘sharen’: je bestanden staan immers ergens in de cloud en zijn dus in principe voor iedereen waar ook ter wereld met een internetverbinding toegankelijk.

Standaard zijn alle bestanden die je maakt of uploadt ontoegankelijk en onvindbaar voor anderen: het webadres waar je bestand geplaatst wordt, is met andere woorden niet vindbaar en toegankelijk voor anderen.

Je hebt via Google Drive wel de mogelijkheid om individuele bestanden of groepen van bestanden (mappen) toegankelijk en/of vindbaar te maken.

De mogelijkheden zijn grenzeloos (letterlijk en figuurlijk):

• Het maakt niet uit waar of wanneer anderen het bestand kunnen benaderen: het is altijd beschikbaar in de cloud

• Dit laat toe om op een zeer eenvoudige en efficiënte manier informatie te delen en met elkaar samen te werken

• Aangezien het bestand op één en dezelfde plaats blijft staan (dat webadres in de cloud, weet je nog wel) bestaat er slechts één versie van het bestand en is er geen verwarring mogelijk betreffende allerlei verschillende versies

Google Drive ondersteunt volgende ‘sharing’ opties:

• Publiek: het bestand is toegankelijk én vindbaar voor de hele wereld

• Aan iedereen met de link: het bestand is enkel toegankelijk voor wie de link (webadres) van het bestand heeft (toegestuurd via mail, gepubliceerd op een website, ...); het bestand is niet vindbaar voor de hele wereld

• Aan specifieke personen: enkel mensen die persoonlijk (via mail/Google account) uitgenodigd zijn, hebben toegang tot het bestand; ze moeten zich dan ook met die mail/Google account aanmelden om toegang te krijgen tot het bestand

Daarenboven bestaat de mogelijkheid om verschillende rechten te definiëren:

• Owner: eigenaar van het document/de map behoudt steeds alle rechten

• Editor: kan het document/de map aanpassen

• Comment: kan het document/de map niet aanpassen maar wel becommentariëren

• View: kan het document/de map enkel bekijken

En om het plaatje volledig te maken, zijn er nog bijkomende opties: 

• Je kan de rechten beperken in de tijd

• Je kan vermijden dat het document gedownload of geprint wordt

• Je kan vermijden dat het document verder gedeeld wordt

Als je voor een Google Drive map of folder bepaalde sharing opties instelt, dan zullen alle bestanden die in de map geplaatst worden automatisch dezelfde opties krijgen (zo vermijd je dat je per document alles apart moet gaan configureren); je kan voor een bepaald document in de map wel afwijkende instellingen bepalen.

De ‘editor’ en ‘comment’ rechten zijn voornamelijk zinvol bij de Google bestanden (Google Docs/Sheets/Slides/Forms/Drawings): zij hebben immers een ingebouwde functionaliteit om dit maximaal te benutten.  Meer hierover bij de info over Google Docs/Sheets/Slides...

Een laatste interessante feature: Google Drive ondersteunt versiebeheer van bestanden: je kan van een bestand steeds een nieuwe versie uploaden; de ‘oude’ versie blijft nog beschikbaar als historiek.

Voor alle Google Docs/Sheets/Slides/Forms/Drawings is dit versiebeheer zelfs volledig ingebouwd in het document: je kan steeds een vorige versie van het bestand bekijken en eventueel ‘herstellen’.

Shared with me

Net zoals je zelf documenten of mappen kan delen met anderen, kunnen documenten of mappen met jou gedeeld worden: je wordt dan uitgenodigd om bestanden te lezen, te becommentariëren of zelfs te bewerken.

Al deze bestanden vind je steeds terug in het overzicht ‘Shared with me’.  Je kan deze bestanden ook visualiseren in je eigen folder structuur (My Drive) maar aangezien je zelf niet de eigenaar bent van het bestand, blijft het steeds beschikbaar in ‘Shared with me’.

Bij gedeelde documenten is het belangrijk van goed af te spreken: als editor heb je de mogelijkheid om bestanden te gaan verplaatsen; wees je ervan bewust dat je handeling ook impact heeft voor anderen die toegang zouden gekregen hebben tot die map of dat bestand.  Zo kan je bijvoorbeeld een bestand uit een map halen en in een andere map zetten waarop andere ‘sharing options’ ingesteld zijn.

De applicatie waarschuwt je als je een handeling zou uitvoeren die impact heeft voor anderen.  Bovendien kan de eigenaar van het document eventuele vergissingen steeds ongedaan maken en herstellen.

Kantoorsoftware

De software pakketten voor administratieve software zijn toegankelijke via Drive; info over die toepassingen vind je op volgende pagina's:

• Google Docs

• Google Sheets 

• Google Slides 

• Google Forms 

• Google Drawings 

Add-ons

Voor Google Docs/Sheets/Slides/Forms bestaan interessante aanvullingen op de reeds bestaande functionaliteiten van de applicaties.

Via zogenaamde Add-ons kan je extra functionaliteit toevoegen.  Deze worden ontwikkeld en ter beschikking gesteld door externe derde partijen die deze extra features al dan niet gratis ter beschikking stellen via de Add-ons ‘marketplace’.

Voorbeelden van praktische Add-ons:

• Automatische aanpassing van nummering en Inhoudstafel op basis van stijlen (Docs)

• Mailmerge functionaliteiten 

• ...

Hou er rekening mee dat het gebruik van dergelijke Add-ons ook impliceert dat je derde partijen beperkte toegang geeft tot (delen van) je Google account; op zich niet fout of verkeerd, maar je moet je ervan bewust zijn.  Beperk je ook tot ontwikkelaars die zich via de ‘marketplace’ aanbieden (daar voert Google ook controle uit op de kwaliteit en betrouwbaarheid van de partners).

Andere formaten

Uiteraard zijn ook andere formaten dan de Google formaten welkom in Google Drive: je kan eender welk bestand met gelijk welke extensie in Google Drive bewaren.

Sommige Apps (zie hiervoor ook het hoofdstuk over apps) kunnen ook toegang tot Google Drive vragen: indien je dit toestaat zal de applicatie jouw online opslag kunnen gebruiken om data en bestanden te bewaren en te editeren.  

Ook hier geldt hetzelfde als bij Add-ons: wees je ervan bewust dat je een derde partij toegang geeft tot een deel van je account, wat op zich niet problematisch hoeft te zijn zolang je dat beseft.

Interessante toepassingen:

• MindMup (online mindmap)

• Draw.io (on-line diagrammen)

• Polarr (foto bewerking)

• Pixlr (foto bewerking)

• Converteer applicaties (.pdf to .jpg, ...)

Voor Microsoft bestanden (.docx, .xlsx, .pptx): weet dat het bewerken van een Microsoft bestand het best opnieuw in Microsoft gebeurt: je moet hiervoor het document dan eerst downloaden naar je PC, bewerken en nadien terug uploaden (als nieuwe versie) in Google Drive.

Er bestaat een plug-in voor Microsoft software om het downloaden en uploaden beter te integreren met programma’s als Word, Excel en Powerpoint (Drive for Desktop).

Google ondersteunt het online bekijken en bewerken van Microsoft formaten waardoor je de Microsoft applicaties niet altijd meer nodig hebt. Bovendien kan je oorspronkelijke Microsoft documenten ook converteren naar de Google evenknie.  Voor niet al te complexe bestanden werkt deze conversie zeer goed; het kan echter zijn dat een aantal zaken niet meer werken of qua lay-out verschillend zijn.

In een ecosysteem is het sowieso een goede praktijk om zoveel mogelijk de bestaande functionaliteiten binnen het systeem te gebruiken: hierdoor is een maximale efficiëntie en integratie van de verschillende modules gegarandeerd.