Calendar

Private Calendars

Met je Google account maak je zoveel kalenders als je wil:

• Een kalender mbt schoolactiviteiten van de kinderen

• Een kalender voor ballet, de voetbal, de muziekschool

• Een kalender voor je werkafspraken

• Een kalender voor je persoonlijke activiteiten

• Of: slechts één kalender waar je dat allemaal in zet... aan jou de keuze

Elke kalender kan je een kleurtje geven zodat je makkelijker ziet tot welke kalender een item behoort.  Je kan ook kiezen welke kalenders je ziet (je kan een kalender niet ‘tonen’ zodat je minder info tegelijkertijd ziet).

Je kan overigens ook kiezen op welke manier je de agenda wil bekijken: per dag, week, maand...

Public Calendars

Er bestaan voor Google Calendar een hele serie Public Calendars met info die door anderen gegenereerd en onderhouden worden :

• Nationale en religieuze feestdagen

• Verjaardagen van contactpersonen

• ...

Je voegt ze toe via de ‘Andere kalenders’

Shared Calendars

Een zeer interessante functionaliteit is het delen van kalenders: je kan op deze manier op een efficiënte wijze evenementen inplannen én tegelijkertijd het overzicht behouden.

Van elke private kalender die je hebt, kan je bepalen:

• Wie je kalender kan zien (je kan die zelfs ‘Publiek’ zetten)

• Wat men van je kalender kan zien

• En zelfs of ze al dan niet wijzigingen in je kalender mogen aanbrengen

Uiteraard is ook deze functionaliteit zowel op desktop als op smartphone/tablet via de Google Calendar app beschikbaar.

Toepassingen hiervan zijn talloos:

• Kalenders binnen een gezin

• Vergaderingen voor vrijwilligerswerk

• Afspraken met vrienden/collega's plannen

• ...

Enige voorwaarde voor een goed functioneren hiervan is dat men de discipline blijft opbrengen om consequent de agenda up-to-date te houden.

Inplannen

Je kan kalenderitems aanmaken voor een hele dag of met een begin- en startuur, voor verschillende dagen of zelfs met een herhalend patroon (elke dinsdag- en donderdagavond tot het einde van het schooljaar bijv.)

Voor een kalenderitem kan je ook mensen uitnodigen: zij krijgen dan een mail en de mogelijkheid om aan te duiden of ze al dan niet aanwezig zullen zijn.  Het evenement wordt bovendien ook automatisch aan hun kalender toegevoegd (zeker voor wie een Google account heeft, maar ook andere systemen ondersteunen dit vaak).

Als genodigden een kalender met jou delen, zal je zelfs kunnen kijken wat het meest geschikte moment is om een evenement te plannen: je hoeft dan geen eindeloze reeks van mails te sturen om te weten te komen wanneer een bepaalde activiteit het beste kan doorgaan.

Ook de plaats waar het evenement zal doorgaan en eventueel extra informatie (bijlagen) kunnen toegevoegd worden.  Het toevoegen van een plaats resulteert ook onmiddellijk in het tonen van de plaats op Google Maps: interessant dus om snel te weten te komen hoe je ernaar toe gaat én hoeveel tijd je ervoor nodig hebt.

En - het is niet voor niets een ecosysteem - ook het koppelen van een video gesprek (Meet) en/of een Google Drive bestand (tekst, spreadsheet, presentatie...) aan een kalender item is mogelijk: je organiseert dan een virtuele meeting die genodigden vanop gelijk welke plek via video chat met elkaar uitvoeren (dat bespaart je misschien een aantal uren file of maakt het mogelijk om intercontinentale contacten te onderhouden).

Tasks 

In je agenda kan je ook Taken toevoegen; deze hebben een:

• titel

• beschrijving

• datum/uur (optioneel)

• een al dan niet herhalend karakter

• een lijst

• een ster

In je Google Calendar kan je je Taken zien (als er een datum/uur werd toegekend), maar je kan er ook een taak overzicht openen: voor elke takenlijst zal je de taken dan kunnen beheren (dit biedt een beter overzicht dan het beheer van taken in de rechter zijbalk).

Taken zullen een melding genereren; negeer je de melding en voer je de taak niet uit, dan komt de taak de volgende dag in je kalender terecht in een overzicht van 'nog uit te voeren taken'.